Timeline zu einem Wegeleitsystem bei Standortverlagerungen
Funktion einer Timeline zu einem Wegeleitsystem bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zu einem Wegeleitsystem im Kontext einer Standortverlagerung dient der rechtzeitigen Planung, Gestaltung, Ausschreibung und Umsetzung eines funktionalen, barrierefreien und nutzerorientierten Orientierungssystems am neuen Standort. Sie stellt sicher, dass Mitarbeitende, Besucher und Dienstleister ab Betriebsstart effizient, sicher und intuitiv zu allen relevanten Bereichen geführt werden – digital wie analog.
Wegeleitsystem bei Standortverlagerungen
Zeitplan für Planung, Umsetzung und Betrieb (2025–2027)
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April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen
Verantwortlich: Facility Management, Kommunikationsabteilung, Inklusionsbeauftragte, Geschäftsleitung
-Definition strategischer Ziele: barrierefreie Orientierung, Nutzerfreundlichkeit, Markenidentität
-Abgleich mit Anforderungen aus DIN 32975 (visuelle Informationen), Barrierefreiheit, Arbeitsschutz
-Festlegung von Standards für Farben, Piktogramme, Schriftgrößen und Montagerichtlinien
-Einbindung ins architektonische Gesamtkonzept und ESG-Vorgaben (z. B. Orientierung für Besuchergruppen)
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Juni – Juli 2025: Bestandsaufnahme & Zielbildentwicklung (Neubau & Bestand)
Verantwortlich: Facility Management, externe Gestaltungsbüros, Nutzervertretungen
-Erfassung vorhandener Leitsysteme: Türbeschilderung, Lagepläne, Außenleitsysteme, Etagenübersichten
-Analyse typischer Nutzerbedarfe (z. B. Mitarbeitende, Externe, Menschen mit Einschränkungen)
-Definition eines Zielbilds für das neue Wegeleitsystem: modular, intuitiv, normgerecht
-Beteiligung von Mitarbeitenden und Besuchergruppen durch Feedback, Umfragen oder Begehungen
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Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren
Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Kommunikationsdesign, Rechtsabteilung
-Erstellung eines Designkonzepts inkl. Materialwahl, Beschriftungssystem, Befestigung
-Definition von KPIs: Wiedererkennungswert, Barrierefreiheit, Austauschbarkeit, Nutzerfeedback
-Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Design, Herstellung und Montage
-Auswahl geeigneter Partner mit Erfahrung in barrierefreien Wegeleitsystemen
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September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung
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Dezember 2025 – März 2026: Aufbau Pilotbereiche & Systemvorbereitung
Verantwortlich: Facility Management, Kommunikationsdesign, Objektleitung
-Testinstallation eines neuen Leitsystems in ausgewählten Zonen (z. B. Eingangsbereich, Hauptwege)
-Koordination mit Brandschutzwegen, Notfallbeschilderung und IT-Systemen (z. B. Besucherterminals)
-Sichtung der Materialien hinsichtlich Haltbarkeit, Reinigung, Vandalismusschutz
-Vorbereitung der Montageflächen, Lagepläne und Nutzerführung
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März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen
Verantwortlich: Facility Management, Empfang, Kommunikationsabteilung
-Bewertung der Pilotinstallationen durch Nutzende, Betriebsrat, externe Prüfer
-Schulung von Empfangspersonal, Sicherheitsdienst und Objektteams zur Orientierungshilfe
-Anpassung der Piktogramme, Wegführung, Montagesysteme
-Erstellung finaler Layouts und Freigabepläne
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Juni – Juli 2026: Rollout und Systemfreigabe
Verantwortlich: Facility Management, Kommunikationsdesign, Dienstleister
-Kompletter Einbau des Wegeleitsystems im Neubau inkl. Eingangsbereiche, Flure, Technikzonen
-Prüfung auf Konsistenz, Lesbarkeit und Positionierung
-Integration in Evakuierungs- und Notfallpläne
-Kommunikation an interne Zielgruppen und Veröffentlichung von Lageplänen
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August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation
Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Inklusionsbeauftragte
-Sammeln von Nutzerfeedback zur Orientierung, Verständlichkeit, Barrierefreiheit
-Optimierung der Inhalte, Positionierungen, Ergänzung fehlender Informationen
-Dokumentation der Lessons Learned für zukünftige Gebäude oder Modernisierungen
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September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation
-Offizielle Freigabe des neuen Wegeleitsystems zur Nutzung durch Besucher und Mitarbeitende
-Kommunikation über Gebäudepläne, digitale Schnittstellen (z. B. Intranet, Besucheranmeldung)
-Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
-Einbindung in das Corporate Design und zukünftige Ausbaustufen
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Laufender Betrieb der Wegeleitsysteme (beide Gebäude)
Der zuverlässige Betrieb von Wegeleitsystemen sorgt für eine klare Besucherführung, sichere Orientierung und barrierefreie Zugänglichkeit im Gebäude.
-Prüfung: Regelmäßige Prüfungen der Anzeige- und Beleuchtungselemente gewährleisten die Lesbarkeit, Funktionstüchtigkeit und Energieeffizienz des Systems.
-Inspektionen: Wiederkehrende Inspektionen erfassen den baulichen Zustand, die Aktualität der Inhalte sowie mögliche Beeinträchtigungen durch Verschmutzung oder Beschädigung.
-Instandsetzung: Bei festgestellten Defekten oder Veraltungen werden Beschilderungen, Displays oder Halterungen umgehend erneuert oder instandgesetzt.
-Optimierung: Durch digitale Erweiterungen, bessere Nutzerführung und visuelle Vereinheitlichung kann die Wirksamkeit und Nutzerfreundlichkeit verbessert werden.
-Ersatzteilmanagement: Ein effizientes Ersatzteilmanagement stellt die Verfügbarkeit von Schildern, Beleuchtungseinheiten und elektronischen Komponenten sicher.
