Betriebsführung und Instandhaltung Wegeleitsysteme

Eine zentrale Anforderung dieser Leistungsbeschreibung ist, dass der Auftragnehmer die Betreiberpflichten im Zusammenhang mit dem Wegleitsystem weitestmöglich übernimmt und im Auftrag des Anlagenbetreibers (Auftraggebers) erfüllt. In Deutschland obliegen einem Betreiber von Arbeitsstätten und technischen Einrichtungen der Sicherheits- und Gesundheitskennzeichnung umfangreiche Pflichten aus Gesetzen und Verordnungen – z. B. aus ArbSchG, ArbStättV, BetrSichV, den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (insbesondere ASR A1.3 „Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung“ und ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge, Flucht- und Rettungsplan“) sowie einschlägigen Normen (u. a. DIN EN ISO 7010, DIN 1450, DIN 32975, DIN 18040). Diese Pflichten betreffen die sichere Bereitstellung, eindeutige Kennzeichnung, regelmäßige Überprüfung, Instandhaltung, Dokumentation und organisatorische Einbindung des Wegleitsystems in das Sicherheitskonzept. Durch diesen Vertrag wird die operative Umsetzung dieser Pflichten auf den Auftragnehmer übertragen. Wichtig: Die letztendliche Verantwortung des Betreibers bleibt unberührt (der Auftraggeber wird die Auswahl und Überwachung des Auftragnehmers sorgfältig vornehmen, siehe u. a. VDI 3810 zur Delegation), jedoch übernimmt der Auftragnehmer vertraglich und faktisch die Erfüllung der delegierten Aufgaben.

• Sicherstellung der Arbeitssicherheit und Rechtskonformität: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Leistungen so auszuführen, dass die Arbeitssicherheit, Orientierungssicherheit und Barrierefreiheit stets gewahrt sind und die einschlägigen gesetzlichen und normativen Vorgaben eingehalten werden. Er übernimmt damit im Tagesgeschäft die Rolle des technischen Betreibers des Wegleitsystems. Dazu zählt, dass er das Wegleitsystem nur in einem sicheren, abgestimmten und geprüften Zustand betreibt, Mängel (z. B. fehlende oder beschädigte Schilder, unleserliche Beschriftungen, ausgefallene beleuchtete Fluchtwegschilder, widersprüchliche Wegführung) zeitnah adressiert und Gefährdungen durch unzureichende Kennzeichnung vermeidet. Er richtet seine Organisation darauf aus, Schwachstellen im Leit- und Orientierungskonzept proaktiv zu erkennen und zu beseitigen. Beispielsweise wird er im Rahmen von Begehungen und Wartungen auftretende Defizite (fehlende Piktogramme, unzureichende Kontraste, nicht barrierefreie Beschilderung, fehlende Aktualisierung nach Nutzungsänderungen) ansprechen und Lösungen vorschlagen bzw. selbst umsetzen, soweit es in seinem Aufgabenbereich liegt.

• Gefährdungsbeurteilung und Sicherheitsmanagement: Die BetrSichV und das ArbSchG fordern vom Betreiber eine Gefährdungsbeurteilung (GBU) für die Arbeitsstätte, in deren Ergebnis u. a. Maßnahmen zur sicheren Orientierung, Flucht- und Rettungswegführung sowie zur Sicherheitskennzeichnung festgelegt werden. Der Auftraggeber erstellt initial eine entsprechende GBU für seine Gebäude und Verkehrswege. Der Auftragnehmer wirkt aktiv daran mit, diese Gefährdungsbeurteilung mit Leben zu füllen und aktuell zu halten. Er kennt die Inhalte der GBU, die ausgewiesenen Flucht- und Rettungswege, Sammelstellen sowie die festgelegten Schutzmaßnahmen (z. B. Anforderungen an Piktogramme, Sichtweiten, Beleuchtung, Kontraste) und integriert sie in seine Abläufe. Beispielsweise hält der Auftragnehmer die in der GBU oder in ASR A1.3/A2.3 festgelegten Anforderungen an Anordnung, Anzahl und Ausführung von Sicherheits- und Rettungszeichen ein. Stellt der Auftragnehmer neue Gefahren oder Orientierungsprobleme fest (z. B. wiederkehrende Falschläufer, Unklarheiten bei Besuchern, neue Risiken durch bauliche Änderungen), informiert er den Auftraggeber und hilft bei der Anpassung der Gefährdungsbeurteilung und der Flucht- und Rettungspläne. Darüber hinaus implementiert der Auftragnehmer ein eigenes Sicherheits- und Qualitätsmanagement im Rahmen seiner Dienstleistung: Er schult seine Mitarbeiter in den vor Ort geltenden Sicherheits- und Beschilderungsregeln, führt eigene Gefährdungsbetrachtungen für Montage-, Wartungs- und Anpassungsarbeiten am Wegleitsystem durch (z. B. Arbeitsanweisungen für Arbeiten auf Verkehrswegen, auf Leitern oder Hubarbeitsbühnen) und stellt sicher, dass bei allen Arbeiten die Vorschriften des Arbeitsschutzes eingehalten werden. Beide Vertragspartner übernehmen gemeinsam die Wirksamkeitskontrolle.

• Organisation der Prüf- und Instandhaltungsverpflichtungen: Eine der wichtigsten Betreiberpflichten im Zusammenhang mit dem Wegleitsystem ist die Sicherstellung, dass alle Wegweisungs-, Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnungen dauerhaft funktionsfähig, gut erkennbar, aktuell und normgerecht sind (vgl. ArbStättV, ASR A1.3/A2.3, DIN EN ISO 7010, DIN 1450, DIN 32975, DIN 18040). Diese organisatorische Pflicht übernimmt der Auftragnehmer vollständig. Er tritt als „verlängerter Arm“ des Betreibers auf und organisiert eigenständig die gesamte Prüf- und Wartungsroutine des Wegleitsystems. Der Auftragnehmer plant, terminiert und führt regelmäßige Sichtkontrollen, Funktionsprüfungen (z. B. von beleuchteten oder hinterleuchteten Fluchtwegschildern), Reinigungen, Austausch beschädigter oder veralteter Schilder, Aktualisierungen nach Umbauten oder Nutzerwechsel sowie die Pflege digitaler Wegeleitsysteme (z. B. Etagen-Displays, Kiosk-Systeme) durch, ohne dass der Auftraggeber im Einzelnen eingreifen muss. Der Auftraggeber muss lediglich die nötigen Zugänge und ggf. Sperrungen von Bereichen freigeben und behält eine Kontrollfunktion. Der Auftragnehmer überwacht alle Fristen (z. B. regelmäßige Überprüfung der Fluchtwegkennzeichnung im Rahmen wiederkehrender Sicherheitsbegehungen) und erledigt die Maßnahmen fachgerecht. Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber jederzeit Einsicht in die Planerfüllung ein (z. B. kann der Auftraggeber jederzeit eine Übersicht der letzten und nächsten Prüf- und Anpassungstermine einsehen und überprüfen, ob alle Wartungen erfolgt sind).

• Fachkundige Auswahl der Prüfer und Fachkräfte: Gemäß Betreiberpflichten und Stand der Technik darf die Planung, Anpassung und Wartung von Leit- und Orientierungssystemen nur durch qualifizierte Fachkräfte durchgeführt werden. Diese Auswahl- und Bestellungspflicht übernimmt der Auftragnehmer intern nach Freigabe durch den Auftraggeber. Er stellt sicher, dass sein eingesetztes Personal den Anforderungen entspricht. So sind z. B. die Überprüfung der normgerechten Sicherheits- und Rettungskennzeichnung sowie die fachgerechte Umsetzung von Anforderungen aus ASR A1.3/A2.3, DIN EN ISO 7010, DIN 1450, DIN 32975 und DIN 18040 durch entsprechend geschulte Fachplaner, Techniker oder FM-Fachkräfte mit Kenntnissen in barrierefreier Orientierung und Sicherheitskennzeichnung durchzuführen. Prüfungen an elektrischen Komponenten des Wegleitsystems (z. B. beleuchtete Schilder, Sicherheitsbeleuchtung) werden von Elektrofachkräften bzw. zur Prüfung befähigten Personen nach TRBS 1203 – Fachrichtung Elektrotechnik – durchgeführt. Bei Spezialaufgaben (z. B. Anpassung von taktilen Leitsystemen, Braille-Beschilderung, komplexe digitale Wegeleittechnik) setzt der Auftragnehmer geeignete Spezialisten ein. Der Auftragnehmer hält die Nachweise der Qualifikation bereit und aktualisiert sie (z. B. Schulungszertifikate, Teilnahme an Fortbildungen zu Normen der Sicherheitskennzeichnung). Dadurch gewährleistet der Auftragnehmer, dass alle Arbeiten kompetent und normgerecht ausgeführt werden, wie es die Betreiberverantwortung verlangt.

• Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten: Betreiber von Gebäuden und Anlagen haben Verkehrssicherungspflichten im Umfeld der Arbeitsstätten – d. h. sie müssen dafür Sorge tragen, dass Beschäftigte, Besucher und sonstige Personen sicher geleitet werden und im Gefahrenfall das Gebäude schnell und sicher verlassen können. In Bezug auf das Wegleitsystem bedeutet dies u. a., Flucht- und Rettungswege eindeutig auszuweisen, Sammelstellen zu kennzeichnen, Laufwege logisch zu führen, Fehlleitungen zu vermeiden, Barrierefreiheit sicherzustellen und die Kennzeichnung an bauliche Änderungen anzupassen. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber hierbei, indem er im Rahmen seiner regelmäßigen Kontrollen und Wartungstätigkeiten auch diese Aspekte prüft. Unter anderem kontrollieren die Techniker bei ihren Rundgängen, ob Sicherheits- und Rettungszeichen korrekt angebracht, nicht verdeckt, ausreichend beleuchtet, gut lesbar und nicht beschädigt sind, ob die Orientierungssysteme (Übersichtspläne, Etagenbeschilderung, Raumkennzeichnung) der tatsächlichen Nutzung entsprechen und ob Gefahrenbereiche (z. B. betriebsfremde Bereiche, gesperrte Zonen) klar gekennzeichnet sind. Festgestellte Mängel oder Lücken meldet der Auftragnehmer an den Auftraggeber und bietet an, diese im Rahmen seines Auftrags zu schließen (soweit es kleinere Maßnahmen sind, z. B. Schild ersetzen, Richtungspfeil korrigieren, Reinigung durchführen, kann er dies direkt erledigen; bei größeren konzeptionellen oder baulichen Anpassungen erarbeitet er Vorschläge).

• Übernahme der Melde- und Aufbewahrungspflichten: Wie dargestellt, übernimmt der Auftragnehmer das Führen der für das Wegleitsystem relevanten Nachweise (z. B. Schilderkataster, Pläne, Fotodokumentation, Prüfprotokolle) und unterstützt bei der Aufbereitung von Informationen für gesetzlich erforderliche Meldungen im Rahmen des Arbeitsschutzes (z. B. bei meldepflichtigen Arbeitsunfällen, bei denen mangelhafte Kennzeichnung oder unklare Wegführung eine Rolle gespielt haben könnte). Der Auftragnehmer archiviert die Unterlagen im Auftrag des Betreibers für die vorgeschriebene bzw. vereinbarte Dauer und stellt sicher, dass diese im Zugriff bleiben (z. B. für Begehungen der Aufsichtsbehörden, der Feuerwehr oder der Unfallversicherungsträger). Sollte z. B. eine Behörde oder Berufsgenossenschaft die Einhaltung der ArbStättV, ASR A1.3/A2.3 oder der einschlägigen Normen zur Sicherheitskennzeichnung prüfen, steht der Auftragnehmer zur Verfügung, um dem Auftraggeber die Unterlagen (Pläne, Nachweise über regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen) bereitzulegen und fachlich Auskunft zu geben.

• Beratung in Betreiberfragen: Die Betreiberverantwortung umfasst auch, sich über Änderungen in Vorschriften und Technik auf dem Laufenden zu halten, die die Sicherheit und Orientierung beeinflussen. Der Auftragnehmer übernimmt es, Änderungen in relevanten Regelwerken (z. B. neue oder geänderte ASR, Anpassungen von DIN EN ISO 7010, DIN 1450, DIN 32975, DIN 18040 oder anderer Normen zur Sicherheits- und Orientierungskennzeichnung) zu beobachten und den Auftraggeber darauf hinzuweisen, falls sich daraus Handlungsbedarf ergibt. Beispielsweise, wenn sich Anforderungen an Piktogramme, Schrifthöhen, Kontraste oder barrierefreie Gestaltung ändern, informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber proaktiv und passt seine Wartungs- und Anpassungskonzepte für das Wegleitsystem an. Ebenso berät er den Auftraggeber bei der Einführung neuer digitaler Wegleittechnologien, bei Umbauten oder Änderungen der Gebäudenutzung aus Sicht der Betreiberpflichten (z. B. Anforderungen an Aktualisierung von Flucht- und Rettungsplänen, Anpassung der Beschilderung, Integration von mehrsprachigen Hinweisen), sofern dies relevant wird. Diese beratende Funktion ist Teil eines umfassenden Betriebsführungsverständnisses und stellt sicher, dass der Auftraggeber in allen Fragen zur Wegweisung und Sicherheitskennzeichnung regelkonform agiert.

In Summe fungiert der Auftragnehmer als verlässlicher Partner, der dem Auftraggeber den Großteil der praktischen Betreiberverantwortung für das Wegleitsystem abnimmt.

Durch diese Delegation gemäß VDI 3810 (Betreiberpflichten delegieren) muss der Auftraggeber sich nicht um das Tagesgeschäft der Instandhaltung und Aktualisierung des Wegleitsystems kümmern, sondern lediglich die Rahmenbedingungen und Kontrollen sicherstellen. Wichtig ist, dass der Auftragnehmer jederzeit transparent berichtet und der Auftraggeber ein angemessenes Kontrollrecht wahrnimmt (Stichproben, Reporting, Audits), da die Letztverantwortung rechtlich beim Betreiber verbleibt. Der Auftragnehmer akzeptiert und unterstützt diese Kontrolle aktiv, z. B. durch Teilnahme an Review-Terminen, bei denen gemeinsam geprüft wird, ob alle Pflichten erfüllt wurden und wo Optimierungsbedarf besteht.

Durch die vertragliche Fixierung aller genannten Leistungen und Pflichten ist klar geregelt, welche Aufgaben der Auftragnehmer als Delegationsempfänger übernimmt und dass er für deren ordnungsgemäße Ausführung einzustehen hat. So wird das Risiko von Pflichtverletzungen (und den damit verbundenen Haftungsfolgen) für den Auftraggeber minimiert. Der Auftragnehmer seinerseits bringt sein Fachwissen und seine Organisation uneingeschränkt ein, um ein sicheres, normgerechtes, barrierefreies und effizient funktionierendes Wegleitsystem im Sinne des Auftraggebers sicherzustellen.

Diese Leistung umfasst die fachgerechte Montage eines neuen Wegleit- und Orientierungssystems am Einsatzort. Hierbei werden gemäß Leit- und Beschilderungsplan Decken- und Wandschilder, Türschilder, Stelen/Pylone, Bodenmarkierungen, taktile Leitelemente sowie ggf. beleuchtete oder digitale Anzeigeträger montiert. Tragkonstruktionen und Befestigungssysteme werden auf den vorbereiteten Untergründen (Wände, Decken, Stützen, Boden) installiert, Kabel- und Stromzuführungen für beleuchtete bzw. digitale Komponenten verlegt und angeschlossen, und alle Elemente werden ausgerichtet sowie auf Lesbarkeit, Kontrast und Erkennbarkeit geprüft. Abschließend erfolgt ein Funktions- und Sichtprüfungsgang, um die Orientierungssicherheit, die Übereinstimmung mit dem Beschilderungskonzept sowie die Einhaltung der relevanten Normen (z. B. DIN EN ISO 7010 für Sicherheitszeichen, DIN 32975 und DIN 1450 für visuelle Gestaltung und Leserlichkeit) sicherzustellen.

Die Montage erfolgt durch qualifiziertes Fachpersonal entsprechend den Herstellerangaben, dem abgestimmten Leit- und Rettungswegekonzept sowie unter Beachtung der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und der Technischen Regeln ASR A1.3 und ASR A2.3 zur Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnung. Bauseitig müssen geeignete Befestigungsuntergründe, Tragkonstruktionen und Zuleitungen (Strom- und ggf. Datennetz) vorbereitet sein. Die Erstinbetriebnahme des Wegleitsystems sowie die Abnahme durch den Betreiber und ggf. durch fachkundige Personen (z. B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Brandschutzplaner, Elektrofachkraft) erfolgen im Anschluss an die Montage; hierbei werden insbesondere die richtige Kennzeichnung von Flucht- und Rettungswegen, die Einhaltung von Mindestsichtweiten und die barrierefreie Nutzung geprüft. Eine Montage unter erschwerten örtlichen Bedingungen (z. B. beengte Verkehrsflächen, laufender Publikumsbetrieb, große Montagehöhen) ist möglich; hierfür kann der Einsatz zusätzlichen Geräts wie Arbeitsbühnen oder temporärer Schutz- und Absperrmaßnahmen erforderlich sein, die gesondert zu vereinbaren sind.

Diese Leistung beinhaltet den fachgerechten Rückbau (Demontage) eines bestehenden Wegleit- und Orientierungssystems innerhalb einer Liegenschaft (z. B. Decken- und Wandschilder, Stelen und Pylone, Bodenmarkierungen, taktile Leitelemente, digitale Anzeigeflächen). Dabei werden sämtliche Schilderträger, Befestigungssysteme, Unterkonstruktionen, Kabel- und Stromzuführungen beleuchteter oder digitaler Elemente sowie ggf. Führungsschienen kontrolliert demontiert. Die Demontage erfolgt unter strikter Einhaltung der geltenden Arbeits- und Elektrosicherheitsvorschriften und – falls erforderlich – abschnittsweise, um eine sichere Handhabung großformatiger oder schwerer Komponenten zu gewährleisten. Auf Wunsch können die demontierten Teile für einen späteren Wiedereinbau gekennzeichnet, transportsicher verpackt oder für eine Entsorgung vorbereitet werden.

Vor Beginn der Demontage sind alle aktiven Komponenten des Wegleitsystems (z. B. beleuchtete Schilder, Monitore, Infoterminals) allpolig vom Stromnetz zu trennen, gegen Wiedereinschalten zu sichern und ggf. in die Prüf- und Instandhaltungsdokumentation aufzunehmen. Erforderliche Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnungen nach Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und ASR A1.3/ASR A2.3 sowie den einschlägigen Sicherheitszeichen nach DIN EN ISO 7010 werden nur in Abstimmung mit Brandschutzbeauftragtem und Fachkraft für Arbeitssicherheit versetzt oder provisorisch ersetzt, sodass die gesetzlich geforderte Kennzeichnung zu jeder Zeit gewährleistet ist. Die Rückbauarbeiten werden so ausgeführt, dass keine Schäden an der Bausubstanz entstehen; bei geplanter Wiederverwendung werden Schilder und Träger besonders schonend behandelt. Die fachgerechte Entsorgung oder Verwertung der ausgebauten Komponenten ist nicht Bestandteil dieser Position und kann bei Bedarf gesondert vereinbart werden. Die Demontage von Komponenten unterschiedlicher Hersteller ist möglich, da herstellerunabhängig gearbeitet wird.

Diese Leistung umfasst die Änderung oder Versetzung eines vorhandenen Wegleit- und Orientierungssystems. Dazu gehören z. B. die Anpassung von Raumnummerierungen und Funktionsbezeichnungen, der Austausch bzw. die Ergänzung von Schildern, Stelen und Deckenabhängern, die Änderung von Piktogrammen und Sprachen, die Versetzung von Elementen auf andere Standorte oder Geschosse sowie die Umrüstung auf beleuchtete oder digitale Ausführungen. Je nach Erfordernis werden bestehende Komponenten demontiert, überarbeitet oder durch neue, normgerechte Elemente ersetzt und anschließend wieder montiert. Nach Abschluss des Umbaus werden Orientierungssicherheit, Lesbarkeit (Schriftgrößen, Schriftarten), Kontraste, Montagehöhen, Pfeilrichtungen und Sichtachsen überprüft, um die Anforderungen an Sicherheit, Barrierefreiheit und Benutzerfreundlichkeit gemäß ArbStättV, ASR A1.3/ASR A2.3 sowie den einschlägigen Normen (u. a. DIN EN ISO 7010, DIN 32975, DIN 1450) zu erfüllen.

Alle Umbauarbeiten werden individuell nach den Anforderungen des Auftraggebers und dem bestehenden Leit- und Orientierungskonzept geplant; vor der Ausführung erfolgt eine Beratung zur Machbarkeit, zu notwendigen Anpassungen im Flucht- und Rettungswegkonzept, im Beschilderungsplan und Schilderverzeichnis sowie zu Schnittstellen mit Brandschutz-, Sicherheits- und Barrierefreiheitsanforderungen. Erforderlichenfalls werden Fachplaner (z. B. für Brandschutz oder Barrierefreiheit) einbezogen, insbesondere wenn Fluchtwege, Rettungswegkennzeichnung oder barrierefreie Routen betroffen sind. Wesentliche Änderungen, die die Orientierung, die Nutzung durch Menschen mit Behinderungen oder die sichere Evakuierung beeinflussen, sind im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu bewerten und zu dokumentieren. Eine ggf. bau- oder brandschutzrechtlich erforderliche behördliche Abnahme ist nicht Bestandteil dieser Position und muss gesondert beauftragt werden.

Wenn an einem Wegleit- und Orientierungssystem eine wesentliche Änderung oder Modernisierung vorgenommen wird, ist vor der Freigabe zur Nutzung eine erneute Prüfung erforderlich. Diese Leistung umfasst die Prüfung nach einer wesentlichen bzw. prüfpflichtigen Änderung, z. B. bei Einführung eines neuen Leitkonzepts für größere Gebäudebereiche, beim Austausch ganzer Schilderserien, bei der Umstellung von nicht beleuchteter auf beleuchtete oder digitale Beschilderung oder bei Änderungen der Flucht- und Rettungswegkennzeichnung. Zunächst prüft der Dienstleister, ob die geplante Maßnahme im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung und der Anforderungen nach ArbSchG und ArbStättV in Verbindung mit den Technischen Regeln ASR A1.3/ASR A2.3 als wesentlich einzustufen ist; in Abstimmung mit dem Betreiber wird festgelegt, in welchem Umfang eine Abnahme durch fachkundige bzw. befähigte Personen (z. B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Brandschutzplaner, Elektrofachkraft nach BetrSichV/TRBS 1203) erforderlich ist. Während der Montage bzw. Umrüstung können Vorprüfungen sinnvoll sein, um eine normgerechte Umsetzung frühzeitig sicherzustellen.

Nach Abschluss der Änderung wird das Wegleitsystem einer umfassenden Endprüfung unterzogen. Hierbei werden insbesondere die neu hinzugefügten oder veränderten Komponenten (z. B. neue Piktogramme, geänderte Texte, neue Standorte, beleuchtete oder digitale Anzeigen) auf Übereinstimmung mit den geltenden Normen (z. B. DIN EN ISO 7010, DIN 32975, DIN 1450) sowie auf Lesbarkeit, Kontrast, Orientierungssicherheit und barrierefreie Nutzung geprüft; zusätzlich wird die Schnittstelle zu Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnung sowie zur Not- und Sicherheitsbeleuchtung (z. B. nach DIN EN 1838) überprüft. Im Ergebnis wird ein Prüfbericht erstellt, in dem die durchgeführten Prüfungen, etwaige Abweichungen und erforderliche Maßnahmen dokumentiert werden; aktualisierte Leit- und Rettungswegpläne sowie Schilderverzeichnisse werden beigefügt. Die Freigabe zur Nutzung des geänderten Wegleitsystems erfolgt erst, wenn alle sicherheits- und barrierefreiheitsrelevanten Anforderungen erfüllt sind; die gewonnenen Erkenntnisse fließen in die Gefährdungsbeurteilung und in die zukünftige Wartungs- und Optimierungsplanung des Systems ein.

Die Erstinbetriebnahme eines neu installierten Wegleitsystems (statische Beschilderung, Boden- und Deckenleitsysteme, taktile Elemente und ggf. digitale Anzeigemedien) beinhaltet die fachkundige Prüfung und Justierung aller Funktionen und Einstellungen nach der Montage. Ziel ist es, die sichere, barrierefreie und normgerechte Betriebsbereitschaft des Systems zu gewährleisten, indem alle Komponenten gemäß Leit- und Beschilderungskonzept einwandfrei funktionieren und den Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), der ASR A1.3 „Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung“ sowie der ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge, Flucht- und Rettungsplan“ entsprechen.

• Die Inbetriebnahme erfolgt erst nach erfolgreicher Montage aller Wegleit-Elemente (z. B. Wand- und Deckenschilder, Pylone, Türschilder, Bodenmarkierungen, Flucht- und Rettungszeichen, digitale Informationsstelen) und noch vor der offiziellen Abnahme.

• Sie stellt sicher, dass das System betriebsbereit, gut sichtbar, eindeutig und technisch einwandfrei ist; etwaige letzte Anpassungen oder Korrekturen (z. B. Pfeilrichtungen, Standort, Piktogrammwahl, Kontraste, Beleuchtungsstärken) können dabei unmittelbar vorgenommen werden.

• Das Betriebspersonal (z. B. Empfang, Sicherheitsdienst, Hausmeister- und FM-Team) kann bei der Inbetriebnahme anwesend sein, um eine erste Einweisung in die Struktur, Logik und Bedienung des Wegleitsystems sowie in die Nutzung etwaiger Content-Management-Systeme für digitale Anzeigen zu erhalten.

• Voraussetzung für die Erstinbetriebnahme ist, dass alle bauseitigen Anschlüsse (z. B. Stromzufuhr, Datenleitungen, Notstromanschlüsse für Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnung) fertiggestellt, geprüft und betriebsbereit sind.

• Wichtig: Eine ggf. bauordnungs- oder arbeitsschutzrechtlich erforderliche Abnahmeprüfung durch einen Prüfsachverständigen für Brandschutz, für sicherheitstechnische Anlagen oder durch eine befähigte Person nach BetrSichV ist nicht Bestandteil dieser Leistung und wird separat durchgeführt (siehe unten).

• Teilnahme an Funktionstest und Einstellung: Überprüfung und Justierung sämtlicher Beschilderungs- und Anzeigeelemente gegenüber dem freigegebenen Leit- und Beschilderungskonzept; Kontrolle von Positionierung, Laufrichtung der Pfeile, Farbgebung, Symbolik (z. B. nach DIN EN ISO 7010) und Beleuchtung bzw. Hinterleuchtung, einschließlich Funktionsprüfung digitaler Wegleitanzeigen.

• Teilnahme an Funktionslauf mit Nutzer-Simulation: Durchführung eines Probelaufs durch repräsentative Nutzungsszenarien (z. B. Besucherführung vom Eingang zu zentralen Zielen, Wege zu Flucht- und Rettungswegen, barrierefreie Routen), inklusive Kontrolle der Verständlichkeit, Eindeutigkeit und Orientierungssicherheit des Systems; Dokumentation und Umsetzung erforderlicher Optimierungen.

• Teilnahme an Parametrierung dynamischer Wegleitung: Einstellung und Prüfung von Betriebsparametern digitaler und dynamischer Komponenten (z. B. Helligkeitsniveaus, automatische Umschaltung auf Flucht- bzw. Notfallanzeigen, Sprachversionen, Zeitprofile), sodass diese innerhalb der zulässigen Betriebsbereiche (Blendfreiheit, Mindestlesbarkeit) arbeiten.

• Teilnahme an Überprüfung auf Einsatzzweck: Kontrolle, ob das Wegleitsystem für den vorgesehenen Gebäudetyp und die Nutzergruppen (Mitarbeitende, Besucher, externe Dienstleister, Menschen mit eingeschränktem Sehvermögen) geeignet ist und im vorgesehenen Betriebsumfeld funktionssicher sowie barrierefrei eingesetzt werden kann, insbesondere unter Berücksichtigung von Anforderungen aus DIN 32975 zur Gestaltung visueller Informationen im öffentlichen Raum.

• Teilnahme an Feinjustierung aller Komponenten: Test und Feinabstimmung aller Komponenten wie Wand- und Deckenbeschilderung, Bodenleitlinien, taktile Elemente, Leucht- und Sicherheitszeichen, digitale Stelen, Befestigungen sowie Strom- und Datenanschlüsse, um sicherzustellen, dass sie mechanisch stabil, dauerhaft lesbar und funktional einwandfrei sind.

Für jedes Wegleitsystem bzw. für jedes Gebäude wird eine Prüfdokumentation (Prüfbuch) eingerichtet und kontinuierlich gepflegt. Das Prüfbuch kann in Papierform oder digital geführt werden und dient als zentrales Dokument zur Erfassung aller Prüfungen, Begehungen und Funktionskontrollen des Wegleitsystems. Sämtliche vorgesehenen Prüfungen – z. B. Abnahmeprüfungen, wiederkehrende Sicht- und Funktionskontrollen der Beschilderung, Prüfungen der Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, Überprüfungen der Beleuchtung und Notstromversorgung sowie außerordentliche Prüfungen nach Umbauten oder Nutzungsänderungen – werden mit Datum, Prüfer, Ergebnis und Befunden im Prüfbuch eingetragen.

Auch festgestellte Mängel (z. B. fehlende oder beschädigte Schilder, unzureichende Lesbarkeit, falsch gerichtete Pfeile, Blendungen, ausgefallene Displays) und deren Behebung werden dokumentiert und nachverfolgt. Durch die lückenlose Führung des Prüfbuches entsteht eine transparente Prüfhistorie, aus der der technische und optische Zustand des Wegleitsystems über die Zeit ersichtlich ist. Dies erleichtert es auch externen Prüfern, Brandschutz- oder Arbeitsschutzbehörden, sich ein Bild vom Wartungs- und Prüfzustand zu machen. Vor anstehenden Prüfungen kann der Prüfer anhand des Prüfbuchs wichtige Hinweise auf mögliche Schwachstellen oder Verschleißzustände (z. B. nachlassende Leuchtkraft, beschädigte taktile Elemente) erkennen.

Die systematische Führung eines Prüfbuchs unterstützt die Erfüllung der Pflichten des Arbeitgebers aus der Arbeitsstättenverordnung und den Technischen Regeln für Arbeitsstätten, insbesondere ASR A1.3 und ASR A2.3, wonach Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung sowie Fluchtwegkennzeichnung dauerhaft wirksam, ausreichend beleuchtet und in einem ordnungsgemäßen Zustand zu halten sind. Als Orientierung dienen die für Sicherheits- und Rettungswegkennzeichnung einschlägigen Normen (z. B. DIN EN ISO 7010, DIN 32975); Form und Inhalt des Prüfbuchs werden so gestaltet, dass Stammdaten des Systems (z. B. Schildertypen, Standorte, Piktogramme), die durchgeführten Prüfungen und festgestellte Mängel eindeutig nachvollziehbar sind. Mit dieser Leistung wird der Betreiber von aufwendigen administrativen Aufgaben entlastet – der Dienstleister übernimmt das fortlaufende Eintragen aller Prüfberichte, Wartungsnachweise und behördlich geforderten Dokumentationen in das Prüfbuch. Somit ist das Unternehmen jederzeit in der Lage, z. B. gegenüber Berufsgenossenschaften oder Aufsichtsbehörden die ordnungsgemäße Kennzeichnung und Prüfung der Wegleitung nachzuweisen. Zudem werden im Rahmen der Prüfbuchführung Mängelverfolgungen vorgenommen: Offene Mängel und Fristen zu deren Behebung sind ersichtlich, und der Betreiber wird an fällige Maßnahmen erinnert.

Bevor das Zutrittskontrollsystem erstmals offiziell in den produktiven Betrieb überführt werden darf, muss es einer Abnahmeprüfung unterzogen werden. Diese Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme wird gemäß den Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) für sicherheitsrelevante Anlagen, den bauordnungsrechtlichen Anforderungen (u. a. für Türen in Rettungswegen) sowie den einschlägigen Normen und Richtlinien (z. B. DIN EN 60839-11-1 für elektronische Zutrittskontrollsysteme, DIN EN 13637/EltVTR für elektrisch gesteuerte Türen in Rettungswegen, ggf. VdS-Richtlinien) von einer befähigten Person bzw. einem zugelassenen Prüfsachverständigen (z. B. TÜV, DEKRA oder bauaufsichtlich anerkannte Stelle, je nach Landesrecht) durchgeführt. Dabei werden sämtliche sicherheitsrelevanten Funktionen, die korrekte Installation, die Einbindung in das Sicherheits- und Fluchtwegkonzept sowie die technische Dokumentation der Anlage umfassend geprüft.

• Dokumenten- und Unterlagenprüfung: Überprüfung aller technischen Unterlagen (Leit- und Beschilderungskonzept, Übersichts- und Detailpläne, Legenden, Flucht- und Rettungspläne, Wartungs- und Reinigungsanweisungen, Bedienungsanleitungen für digitale Komponenten) auf Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit der Dokumentation.

• Visuelle und funktionale Inspektion: Sicht- und Funktionsprüfung des installierten Wegleitsystems, inklusive Kontrolle der korrekten Positionierung und Ausrichtung der Schilder, der Einhaltung der geforderten Kontraste und Schriftgrößen, der normgerechten Verwendung von Sicherheitszeichen, der Befestigungen und mechanischen Verbindungen sowie der Funktion der Beleuchtung und Hinterleuchtung.

• Erprobung der Wegführung: Durchführung von Begehungen und Funktionsläufen zur Überprüfung von Orientierungssicherheit, Eindeutigkeit und Verständlichkeit der Wegführung unter Normalbetrieb und – soweit möglich – unter simulierten Stör- oder Notfallsituationen (z. B. Ausfall einzelner Bereiche, Sperrung von Wegen). Dabei wird überprüft, ob Personen schnell und ohne zusätzliche Einweisung zu Zielen, Sammelstellen und Fluchtwegen geführt werden.

• Überprüfung der sicherheitsrelevanten Einrichtungen: Kontrolle aller sicherheitsrelevanten Komponenten des Wegleitsystems (z. B. Flucht- und Rettungszeichen, Notausgangsbeschilderung, Hinweise zu Sammelstellen, statische und ggf. dynamische Evakuierungsanzeigen) auf korrekte Funktion, richtige Einstellung und ausreichende Erkennbarkeit, insbesondere in Verbindung mit Sicherheits- und Ersatzbeleuchtung.

• Einhaltung von Vorschriften: Bewertung, ob das Wegleitsystem den aktuell geltenden Regeln der Technik, den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung, der Technischen Regeln für Arbeitsstätten und den maßgeblichen Normen zur Sicherheits- und Orientierungskonzeption entspricht und die im Brandschutz- bzw. Nutzungskonzept definierten Anforderungen erfüllt.

• Abschluss und Dokumentation: Formeller Abschluss der Prüfung mit Abnahme des Wegleitsystems bei erfolgreich bestandener Prüfung. Das System wird für den Betrieb freigegeben; ein Abnahmeprotokoll mit ggf. festgelegten Auflagen wird erstellt, und ein Eintrag der Prüfung erfolgt in der Prüfdokumentation des Wegleitsystems. Anschließend erfolgt die Übergabe der relevanten Unterlagen an den Betreiber.

• Der Auftragnehmer (z. B. Fachplaner bzw. Lieferant des Wegleitsystems oder die Montagefirma) organisiert die Abnahmeprüfung durch einen geeigneten Prüfsachverständigen bzw. eine befähigte Person in Abstimmung mit dem Auftraggeber und dem Brandschutzplaner.

• Die Abnahmeprüfung vor Erstinbetriebnahme ist eine zwingende Voraussetzung für den ersten produktiven Betrieb des Zutrittskontrollsystems, insbesondere für elektrisch verriegelte Türen in Rettungswegen. Sie ist außerdem nach wesentlichen Änderungen an der Anlage (z. B. Umbauten an Fluchttürsteuerungen, Änderung von Sicherheitszonen, Austausch zentraler Systemkomponenten) erneut durchzuführen, um weiterhin Sicherheit und Rechtskonformität zu gewährleisten.

• Idealerweise erfolgt die behördlich bzw. arbeitsschutzrechtlich geforderte Abnahme direkt im Anschluss an die interne Erstinbetriebnahme. Dadurch können eventuell festgestellte Mängel sofort behoben und unmittelbar nach erfolgreicher Abnahme das Wegleitsystem in den regulären Betrieb übernommen werden.

• Im Leistungsumfang dieser Position sind die Erstellung des Abnahme- und Prüfprotokolls sowie die Aushändigung aller relevanten Bescheinigungen/Zertifikate (z. B. Konformitätserklärungen der Sicherheitszeichen) an den Betreiber enthalten. Der Betreiber erhält damit alle Nachweise für die erfolgte Prüfung und die normgerechte Ausführung.

• Vom Sachverständigen während der Abnahmeprüfung gegebene Hinweise, festgestellte Mängel oder Auflagen sind vom Auftragnehmer umzusetzen. Gegebenenfalls erforderliche Nachbesserungen oder eine erneute Prüfung nach Mängelbeseitigung sind gesondert zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu vereinbaren.

Durch diese umfassende Erstprüfung wird sichergestellt, dass das Wegleitsystem allen Anforderungen entspricht und einen sicheren, effizienten und barrierefreien Personenfluss im Gebäude unterstützt.

Vor der Abnahme stellt der Auftragnehmer eine ausführliche Übergabedokumentation zum Wegleitsystem bereit. Sie umfasst das Leit- und Beschilderungskonzept, Lage- und Übersichtspläne, eine Übersicht aller Schildertypen und Piktogramme, Verzeichnisse der Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, Reinigungs- und Wartungshinweise sowie Konfigurationsprotokolle der digitalen Komponenten. Darüber hinaus führt der Auftragnehmer eine Schulung für das Facility-Management-Personal sowie weitere relevante Nutzergruppen (z. B. Empfang, Sicherheit, Hausmeisterdienst) durch. Diese beinhaltet u. a. die Logik des Wegleitsystems, die Bedienung und Aktualisierung statischer und digitaler Beschilderung (z. B. über ein Content-Management-System), die Vorgehensweise bei Störungen oder Änderungen im Gebäude (Umbauten, Umzüge, temporäre Sperrungen) sowie die Umsetzung von Anpassungen aus Brandschutz- und Nutzungskonzepten. Nutzer- und Wartungshandbücher werden übergeben, ebenso Notfallpläne für den Ausfall digitaler Komponenten (z. B. Fallback-Beschilderung, manuelle Hinweise). Damit ist das FM-Personal in der Lage, das Wegleitsystem selbstständig zu betreiben, aktuell zu halten und im Bedarfsfall erste Maßnahmen einzuleiten.

Nach der Implementierung führen Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam Abnahmetests und Begehungen durch, um die Funktion und Nutzerfreundlichkeit des Wegleitsystems zu bestätigen. Laufendes Nutzerfeedback (z. B. Rückmeldungen aus Empfang, Sicherheit oder Mieterbefragungen), Beobachtungen aus dem FM-Betrieb (z. B. wiederkehrende Nachfragen, Staus an Knotenpunkten) und Änderungen der Gebäudenutzung werden systematisch ausgewertet. Auf dieser Basis werden Beschilderung, Wegeleitlogik und ggf. digitale Anzeigen regelmäßig optimiert. Anpassungen (z. B. nach Umzügen, Flächenerweiterungen, neuen Mietern oder geänderten rechtlichen Vorgaben) erfolgen in abgestimmten Zyklen (z. B. jährlich oder anlassbezogen) und werden in der Prüfdokumentation aktualisiert. Dieser Verbesserungsprozess stellt sicher, dass das Wegleitsystem dauerhaft aktuell, normkonform, barrierefrei und auf die realen Nutzerströme im Gebäude abgestimmt bleibt.

Es gewährleistet der Auftragnehmer mit dem Management der Prüfungen, dass das Wegleit- und Orientierungssystem der Liegenschaft – einschließlich Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichen, barrierefreier Orientierungselemente sowie ggf. digitaler Leitsysteme – jederzeit den gesetzlichen und normativen Anforderungen entspricht und keine Prüftermine versäumt werden.

Dies stellt einen zentralen Beitrag zur Erfüllung der Betreiberpflichten nach Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) sowie zur sicheren Orientierung und Evakuierung der Gebäudenutzer dar.

Neben der laufenden Wartung und Aktualisierung fallen insbesondere die aus der ArbStättV, den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR A1.3 „Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung“ und ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge, Flucht- und Rettungsplan“) sowie den einschlägigen DIN- und EN-Normen (u. a. DIN EN ISO 7010, DIN 32975, DIN 1450) abgeleiteten Prüfungen des Wegleit- und Orientierungssystems in den Verantwortungsbereich des Auftragnehmers. Diese Prüfungen sind notwendig, um die Wirksamkeit des Wegleitsystems, die Erkennbarkeit der Sicherheitskennzeichnung und die Barrierefreiheit dauerhaft sicherzustellen. Der Auftragnehmer übernimmt die vollständige Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation aller hierfür erforderlichen Prüfungen.

• Erstprüfung vor Inbetriebnahme: Für jedes neue oder grundlegend geänderte Wegleit- und Orientierungssystem (z. B. nach einem größeren Umbau, einer geänderten Gebäudestruktur oder einem Standortwechsel von Funktionsbereichen) ist vor der erstmaligen Nutzung eine Abnahmeprüfung durchzuführen. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass diese Erstprüfung von einer fachkundigen bzw. befähigten Person vorgenommen wird, die die Anforderungen aus ArbStättV, ASR A1.3/ASR A2.3 und den relevanten Normen kennt und anwenden kann; soweit elektrische Betriebsmittel oder sicherheitsrelevante Anlagen im Sinne der BetrSichV betroffen sind (z. B. Not- und Sicherheitsbeleuchtung, beleuchtete Sicherheitszeichen), werden die Vorgaben der BetrSichV und TRBS 1203 berücksichtigt. Im Rahmen der Erstprüfung sind insbesondere die Vollständigkeit und Richtigkeit der Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnung, die Übereinstimmung mit dem genehmigten Flucht- und Rettungswegekonzept, die Lesbarkeit und Kontrastgestaltung sowie die Funktion von beleuchteten und digitalen Elementen zu prüfen. Die erfolgreiche Abnahme ist durch ein Prüfprotokoll bzw. Inbetriebnahmeprotokoll zu belegen, das dem Auftraggeber übergeben und in den Dokumentationsunterlagen zum Wegleitsystem (z. B. Schilderverzeichnis, Leit- und Rettungswegplan) vermerkt wird.

• Wiederkehrende Prüfungen (Regelprüfungen): Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das Wegleit- und Orientierungssystem regelmäßigen wiederkehrenden Inspektionen unterzogen wird. Die Prüffristen werden im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung durch den Betreiber festgelegt; in der Regel erfolgt mindestens einmal jährlich eine umfassende Sicht- und Funktionsprüfung aller sicherheits- und orientierungsrelevanten Elemente sowie anlassbezogene Prüfungen (z. B. nach Umbauten, Nutzungsänderungen oder Schadensereignissen). Herstellervorgaben und spezifische Anforderungen an Not- und Sicherheitsbeleuchtung, optische Leitsysteme und barrierefreie Kennzeichnung werden dabei berücksichtigt. Der Auftragnehmer führt einen Prüfplan, der sämtliche Prüftermine umfasst und rechtzeitig an bevorstehende Fälligkeiten erinnert. Die jährlichen Prüfungen werden von fachkundigen Personen durchgeführt; soweit Prüfungen an Arbeitsmitteln oder elektrischen Anlagen im Sinne der BetrSichV erforderlich sind, kommen befähigte Personen nach TRBS 1203 bzw. externe Sachverständige zum Einsatz. Der Auftragnehmer kann hierzu eigene qualifizierte Prüfer einsetzen oder im Auftrag des Auftraggebers externe Prüforganisationen bzw. Fachbüros beauftragen. Entscheidend ist, dass alle Prüfungen fristgerecht und inhaltlich vollständig durchgeführt werden.

• Sichtprüfung aller relevanten Elemente des Wegleit- und Orientierungssystems auf Beschädigungen, Verschmutzungen, Alterung, Verblassung von Farben, fehlende oder verdeckte Schilder, unzureichende Kontraste sowie falsch ausgerichtete Pfeile oder Piktogramme (inkl. Decken- und Wandschilder, Türschilder, Stelen/Pylone, Bodenmarkierungen, taktile Elemente und digitale Anzeigemedien).

• Funktionsprüfung aller beleuchteten und digitalen Komponenten (z. B. Hinterleuchtungen, LED-Schilder, Monitore, Info-Terminals) einschließlich Schaltfunktionen, Helligkeit, Umschaltzeiten, Datenanbindung sowie – soweit vorhanden – der Ansteuerung durch Gebäudeleittechnik.

• Test der sicherheitsrelevanten Einrichtungen: Kontrolle der vollständigen und korrekten Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung (Rettungswegzeichen, Erste-Hilfe-, Brandschutz- und Verbotszeichen etc.), Überprüfung der markierten Flucht- und Rettungswege auf freie Begehbarkeit, korrekte Laufrichtung und ausreichende Anzahl von Zeichen sowie Prüfung von Not-Halt- bzw. Alarmierungsfunktionen, soweit diese in das Leitsystem integriert sind.

• Überprüfung der elektrischen Ausrüstung der zum Wegleitsystem gehörenden Betriebsmittel (z. B. beleuchtete Sicherheitszeichen, optische Leitsysteme, Not- und Sicherheitsbeleuchtung) auf ordnungsgemäßen Zustand in Zusammenarbeit mit einer Elektrofachkraft; dazu zählen u. a. Sichtkontrollen der Leitungsanlagen, Prüfung der Schutzmaßnahmen, Funktionsprüfungen der Einspeisung aus dem Sicherheitsstromkreis und ggf. normgerechte Messungen nach den einschlägigen Vorschriften.

• Durchführung von Funktions- und Sichtprüfungen unter praxisnahen Bedingungen (z. B. bei reduzierter Allgemeinbeleuchtung und aus typischen Betrachtungsabständen), um die Lesbarkeit, Erkennbarkeit und Orientierungssicherheit zu bewerten; hierbei werden insbesondere Schriftgrößen, Zeichenkontraste, Beleuchtungsstärken und Blendfreiheit mit den Anforderungen aus DIN 32975, DIN 1450 und den einschlägigen Beleuchtungsnormen abgeglichen.

• Überprüfung der Dokumentation zum Wegleit- und Orientierungssystem (z. B. Prüf- und Wartungsnachweise, Schilderverzeichnis, Leit- und Rettungswegpläne) auf Vollständigkeit, Aktualität und Nachverfolgung früher festgestellter Mängel.

• Prüfung von ergänzenden Leit- und Informationsmedien: Im Rahmen der Prüfpflichten fallen auch die regelmäßig vorgesehenen Kontrollen der ergänzenden Orientierungsmittel an (z. B. Flucht- und Rettungspläne, Übersichts- und Lagepläne, Etagenverzeichnisse, Türschilder, Piktogrammtafeln, Bodenleitstreifen, tastbare Schilder, Braille- und Profilschriften, QR-/NFC-basierte Informationspunkte). Der Auftragnehmer übernimmt diese Prüfungen ebenfalls. Sämtliche zum Wegleitsystem gehörenden Medien werden in einem Verzeichnis erfasst und mit eindeutiger Kennzeichnung (z. B. Schildnummer) versehen; ihre Prüffristen werden in den Prüfplan integriert. Die Prüfung umfasst Sicht- und Funktionskontrollen auf Vollständigkeit, Aktualität der Inhalte (Raumbezeichnungen, Nutzung, Fluchtwege), Lesbarkeit, Kontrast, Beschädigungen, Verschmutzung und sichere Befestigung. Elemente, die die Anforderungen an Barrierefreiheit oder Lesbarkeit (z. B. Mindestkontraste nach DIN 32975) nicht mehr erfüllen, sind als mangelhaft zu kennzeichnen; der Auftragnehmer schlägt dem Auftraggeber geeignete Maßnahmen zur Instandsetzung oder Erneuerung vor.

• Koordination behördlicher Prüfungen: Sollte es vorgeschrieben sein oder von der zuständigen Behörde (z. B. Bauaufsichtsbehörde, Brandschutzdienststelle, Gewerbeaufsicht, Feuerwehr) verlangt werden, dass Abnahmen oder Prüfungen des Flucht- und Rettungswegkonzepts bzw. der Sicherheitskennzeichnung durchgeführt werden (z. B. im Rahmen von Baugenehmigungsverfahren, wiederkehrenden Brandschauen oder nach einem Schadens- bzw. Evakuierungsereignis), unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Terminierung und Durchführung dieser behördlichen Prüfungen. Er bereitet die notwendigen Unterlagen (Pläne, Schilderverzeichnisse, Nachweise über durchgeführte Prüfungen) vor, stellt das Wegleitsystem prüfbereit und begleitet die Prüfung fachkundig.

• Nachweisführung und Prüfbescheinigungen: Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass für jede wesentliche Prüfung des Wegleit- und Orientierungssystems eine schriftliche Prüfbescheinigung erstellt wird. Diese Bescheinigung (Prüfbericht, Abnahmeprotokoll, Prüfprotokoll) muss mindestens den Prüfumfang, das Ergebnis, festgestellte Mängel und die Bewertung des Systems (z. B. „ohne Mängel, wirksam und sicher nutzbar“ oder „Nutzung nur eingeschränkt bis zur Mängelbeseitigung“) enthalten und vom Prüfenden unterschrieben sein. Alle Prüfberichte werden dem Auftraggeber ausgehändigt und in der Dokumentation des Wegleitsystems (z. B. Leit- und Rettungswegordner, digitales CAFM-System) hinterlegt. Der Auftragnehmer weist damit nach, dass alle Prüfpflichten und -fristen eingehalten werden.

Etwaige Mängel, die bei der wiederkehrenden Prüfung festgestellt werden (z. B. fehlende oder beschädigte Schilder, unzureichende Kontraste, verdeckte Rettungswegzeichen, nicht funktionierende Beleuchtung), sind vom Auftragnehmer unverzüglich zu dokumentieren und dem Auftraggeber zu melden. Kritische Sicherheitsmängel – insbesondere solche, die die Erkennbarkeit von Flucht- und Rettungswegen, Notausgängen oder sicherheitsrelevanten Hinweisen beeinträchtigen – erfordern, dass umgehend Maßnahmen zur Gefahrenabwehr getroffen werden (z. B. provisorische Kennzeichnung, Absperrung, sofortige Instandsetzung). Der Auftragnehmer hat solche Mängel nach Abstimmung mit dem Auftraggeber prioritär zu beheben oder, falls eine direkte Behebung nicht möglich ist, geeignete Übergangsmaßnahmen einzuleiten und einen Zeit- und Maßnahmenplan für die vollständige Instandsetzung zu erstellen.

Zusätzlich zu den regelmäßigen Prüfungen übernimmt der Auftragnehmer auch die Durchführung außerordentlicher Prüfungen des Wayfinding Systems (statische und dynamische Leit- und Beschilderungssysteme einschließlich Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, taktiler Leitsysteme und digitaler Anzeigen) nach besonderen Ereignissen. Gemäß § 14 Abs. 3 BetrSichV sowie den einschlägigen DGUV-Regelwerken und Arbeitsstättenregeln (u. a. ArbStättV, ASR A1.3 „Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung“, ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge, Flucht- und Rettungsplan“) sind Arbeitsmittel und sicherheitsrelevante Einrichtungen außerplanmäßig zu prüfen, wenn Ereignisse eintreten, die die Sicherheit und Orientierung im Gebäude beeinflussen könnten.

• Unfälle oder Schadensfälle im Zusammenhang mit dem Wayfinding System (z. B. herabfallende Schilder oder Pylone, gelöste Deckenabhängungen, beschädigte Glas-/Acryltafeln, ausgefallene Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnungen oder Personenschäden durch herabstürzende Bauteile).

• Außergewöhnliche Vorkommnisse wie massive mechanische Einwirkungen (z. B. Anfahren durch Fahrzeuge, Transportmittel oder Ladung), Vandalismus, Brand- oder Rauchereignisse, extreme Witterungseinwirkungen in Außenbereichen (Sturm, Starkregen) oder sonstige Einwirkungen, die zu möglichen Beschädigungen der Leit- und Beschilderungselemente oder deren Befestigung und elektrischer Versorgung geführt haben.

• Wesentliche Änderungen an der baulichen Struktur, der Nutzung oder den Verkehrswegen des Gebäudes, etwa Umbauten, Umnutzungen von Flächen, geänderte Flucht- und Rettungswege, Austausch oder Versetzen von Beschilderungs- und Displaysystemen, Integration neuer Leitmedien (z. B. digitale Stelen, Touchscreens) oder ein Umsetzen größerer Wegweiseranlagen an einen anderen Ort.

In diesen Fällen organisiert der Auftragnehmer unverzüglich die erforderliche außerordentliche Prüfung des Wayfinding Systems.

Die Prüfung ist vor der Wiederinbetriebnahme des Systems bzw. der erneuten Freigabe der betroffenen Verkehrs- und Fluchtbereiche durchzuführen. Je nach Schwere des Ereignisses und gesetzlichen Vorgaben wird diese Prüfung durch eine zur Prüfung befähigte Person gemäß TRBS 1203 oder – bei komplexen sicherheitsrelevanten Anlagen in Verbindung mit Sicherheits- und Notbeleuchtung – zusätzlich durch einen Prüfsachverständigen/ZÜS vorgenommen; bei Unfällen mit Personenschaden wird in der Regel die zuständige Behörde bzw. ein Sachverständiger eingeschaltet. Der Umfang der außerordentlichen Prüfung richtet sich nach dem Ereignis – er kann von einer gezielten Überprüfung der betroffenen Komponenten (z. B. nach einer Kollision sämtliche betroffenen Tragschienen, Befestigungspunkte, Aufhängungen, Anzeige- und Beschilderungselemente einschließlich Sicht-, Festigkeits- und Funktionskontrolle) bis zur vollständigen Wiederholungsprüfung des gesamten Wayfinding Systems inklusive Funktionsprüfung von Beleuchtung, Notstromversorgung, digitalen Anzeigen, taktilen Leitelementen und Kontrolle der inhaltlichen Richtigkeit und Aktualität aller Hinweise reichen. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle betroffenen Bauteile und Funktionen sorgfältig begutachtet werden. Beispielsweise sind nach mechanischer Überlast oder einem Brandereignis alle tragenden Konstruktionen und Aufhängungen auf Verformungen oder Materialrisse sowie elektrische Komponenten auf Schäden zu prüfen, nach einem Ausfall von Beleuchtung oder Steuerung die Energieversorgung, Steuerung und Sicherheitssysteme (z. B. Fluchtwegkennzeichnung, Notbeleuchtung) auf einwandfreien Zustand zu testen. Alle Ergebnisse sind detailliert zu dokumentieren (Prüfbericht, Fotodokumentation, Aktualisierung des Beschilderungs- und Wegeleitkatasters). Die Wiederinbetriebnahme des Wayfinding Systems bzw. die Freigabe der betroffenen Bereiche nach einem solchen Ereignis erfolgt erst, wenn die außerordentliche Prüfung keine sicherheitsrelevanten Mängel mehr feststellt bzw. festgestellte Schäden fachgerecht instand gesetzt, erneut geprüft und dokumentiert wurden.

Diese Leistung umfasst die jährliche wiederkehrende Sicherheits- und Funktionsüberprüfung des Wayfinding Systems (Wegeleit- und Beschilderungssysteme, einschließlich Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, taktiler Leitsysteme, beleuchteter Schilder und digitaler Wegleitanzeigen), funktional vergleichbar mit einer UVV-Prüfung (Unfallverhütungsvorschrift-Prüfung) im Sinne der ArbStättV und des DGUV-Regelwerks. Eine zur Prüfung befähigte Person führt mindestens einmal pro Jahr eine gründliche Sicht- und Funktionsprüfung aller sicherheits- und orientierungsrelevanten Bauteile und Systeme des Wayfinding Systems durch. Im Rahmen dieser Prüfung wird das System im Normalbetrieb und – sofern vorhanden – im Testbetrieb (z. B. Notlicht-/Notstromtest) inspiziert: Tragschienen, Pylone, Wand- und Deckenhalterungen, Befestigungsmittel und Konsolen werden auf Risse, Verformungen, Lockerungen, Korrosion oder sonstige Beschädigungen kontrolliert. Schilder, Piktogramme, Etagenübersichten, Flucht- und Rettungswegkennzeichnungen sowie taktile Elemente werden auf Lesbarkeit, Kontrast, Symbolrichtigkeit und Übereinstimmung mit den einschlägigen Normen (u. a. DIN EN ISO 7010, DIN 4844, DIN 32975, DIN 18040) geprüft. Beleuchtete und hinterleuchtete Schilder sowie Leit- und Sicherheitsleuchten werden hinsichtlich Funktion, ausreichender Beleuchtungsstärke und gleichmäßiger Ausleuchtung gemäß DIN EN 1838 und ASR A2.3 kontrolliert. Steuer- und Bedieneinrichtungen digitaler Wegleitanzeigen (z. B. Touchpanels, zentrale Leitsoftware) werden auf sichere Wirksamkeit geprüft, ebenso die Funktionsfähigkeit von sicherheitsrelevanten Kennzeichnungen (z. B. Rettungswegpiktogramme, „Kein Ausgang“-Hinweise, Sammelstellenschilder). Auch die Vollständigkeit und Aktualität der Dokumentation (Betriebsanleitungen, Flucht- und Rettungspläne, Beschilderungskataster, Prüfbuch, frühere Prüfprotokolle) werden mit überprüft. Nach Abschluss der technischen Prüfung wird ein Prüfbericht erstellt, der festgestellte Mängel und Hinweise dokumentiert. Wird das Wayfinding System ohne sicherheitserhebliche Mängel befunden, dokumentiert die befähigte Person die bestandene Prüfung, z. B. durch Eintrag im Prüfbuch und – falls vorgesehen – eine Prüfkennzeichnung an zentralen Verteilern oder Schaltpunkten. Sollten Mängel festgestellt werden, werden dem Betreiber die notwendigen Instandsetzungs- und Aktualisierungsmaßnahmen benannt; kritische Mängel, die die Orientierungssicherheit oder die Wirksamkeit der Fluchtwegkennzeichnung beeinträchtigen, führen dazu, dass das System bzw. betroffene Teilbereiche bis zur Behebung nicht als voll funktionsfähig freigegeben werden dürfen.

Die jährliche Sicherheitsprüfung stellt sicher, dass der Betreiber die Pflichten aus § 3 und § 4 ArbStättV, § 3 und § 14 BetrSichV, den Arbeitsstättenregeln ASR A1.3 „Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung“ und ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge, Flucht- und Rettungsplan“ sowie den einschlägigen DIN- und DIN-EN-Normen (u. a. DIN EN ISO 7010, DIN EN 1838, DIN 32975, DIN 18040) erfüllt. Auf Basis der Gefährdungsbeurteilung gemäß TRBS 1111 und TRBS 1201 wird in der Regel ein Prüfintervall von maximal einem Jahr festgelegt, sofern Nutzung, Personenbelegung oder Umgebungsbedingungen kein kürzeres Intervall erfordern. Die Prüfung wird ausschließlich von einer befähigten Person gemäß TRBS 1203 durchgeführt, also einer Person mit der notwendigen Ausbildung, Erfahrung und zeitnahen beruflichen Tätigkeit auf dem Gebiet der Prüfung von sicherheitsrelevanten Leit-, Kennzeichnungs- und ggf. Notbeleuchtungssystemen. Dies können z. B. Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Elektrofachkräfte oder erfahrene FM-Sachkundige sein, die zusätzlich eine Qualifizierung nach BetrSichV und den relevanten Regelwerken besitzen. Durch diese qualifizierte jährliche Sicherheitsprüfung wird der sichere, rechtskonforme und normgerechte Betrieb des Wayfinding Systems gewährleistet und dokumentiert. Der Prüfbericht dient dem Betreiber als Nachweis gegenüber Behörden, Unfallversicherungsträgern, Brandschutzdienststellen und Auftraggebern, dass er seiner Prüfpflicht nachgekommen ist. Gleichzeitig liefert die Prüfung wertvolle Hinweise auf beginnende Verschleiß- oder Alterungserscheinungen (z. B. nachlassende Leuchtdichte, beschädigte Befestigungen, unplausible Wegeführung), sodass präventiv Wartungen, Anpassungen oder Erneuerungen eingeplant werden können, bevor es zu Orientierungsproblemen, Verstößen gegen ArbStättV/ASR oder sicherheitsrelevanten Vorfällen kommt.

Wenn ein außergewöhnliches Ereignis das Wayfinding System (Wegeleit- und Beschilderungssysteme einschließlich Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, taktiler Leitsysteme und digitaler Anzeigen) beeinträchtigen könnte, ist eine außerordentliche Prüfung erforderlich. Diese Leistung deckt solche anlassbezogenen Sonderprüfungen ab. Als Auslöser gelten z. B. ein Unfall oder Beinahe-Unfall im Zusammenhang mit Leit- oder Fluchtwegkennzeichnungen (z. B. herabfallende Schilder oder Pylone, beschädigte Deckenabhängungen, Personenschäden durch herabstürzende Bauteile), ein plötzlich aufgetretener Schaden durch Anfahren mit Fahrzeugen oder Transportmitteln, Vandalismus, Brand- oder Rauchereignisse, eine wesentliche bauliche Änderung oder Umnutzung von Bereichen mit Anpassung der Wegeführung sowie ein längerer Stillstand bzw. Nichtnutzung von Gebäudeteilen (z. B. mehrere Monate außer Betrieb). In all diesen Fällen muss das Wayfinding System vor Wiederinbetriebnahme bzw. erneuter Freigabe der betroffenen Bereiche von einer zur Prüfung befähigten Person gründlich untersucht werden. Der Umfang der außerordentlichen Prüfung wird an den Anlass angepasst: Bei einem Ereignis mit Strukturschaden werden z. B. Tragschienen, Befestigungspunkte, Aufhängungen, Pylone und Schilder auf Verformungen, Risse und Korrosion geprüft; bei einem Ausfall einer sicherheitsrelevanten Komponente (z. B. Notbeleuchtung, zentrale Steuerung digitaler Anzeigen) werden Energieversorgung, Steuerung und Kommunikationsstrecken intensiv getestet; nach längerer Stilllegung werden Funktion, Lesbarkeit, Kontrast, Leuchtdichte sowie korrosions- oder UV-empfindliche Teile kontrolliert. Gegebenenfalls werden zusätzliche prüftechnische Maßnahmen eingesetzt, z. B. Belastungs- und Funktionsprüfungen, Messungen der Beleuchtungsstärke oder Evakuierungssimulationen zur Überprüfung der Wegeführung. Ziel der außerordentlichen Prüfung ist es, den aktuellen Sicherheits- und Funktionszustand des Wayfinding Systems nach dem Ereignis festzustellen. Der Prüfer beurteilt, ob das System bzw. die betroffenen Bereiche wieder freigegeben werden können oder ob vor einer Freigabe erst Instandsetzungen, Anpassungen der Beschilderung oder Aktualisierungen der Flucht- und Rettungspläne erfolgen müssen. Alle Ergebnisse werden im Prüfbericht festgehalten, inklusive einer Bewertung etwaiger Restrisiken und ggf. erforderlicher organisatorischer Maßnahmen (z. B. temporäre Sperrung von Wegen, Ersatzkennzeichnungen). Falls notwendig, spricht der Prüfer Auflagen aus (z. B. erneute Nachprüfung nach kurzer Zeit, wenn ein Grenzfall vorliegt oder umfangreiche Umbauten erfolgen). Gesetzlich stützt sich diese Prüfung auf § 3 und § 14 BetrSichV in Verbindung mit der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), den Arbeitsstättenregeln ASR A1.3 „Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung“ und ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge, Flucht- und Rettungsplan“ sowie den Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS 1111, TRBS 1201), wonach Arbeitsmittel und sicherheitsrelevante Einrichtungen nach außergewöhnlichen Ereignissen unverzüglich durch eine zur Prüfung befähigte Person zu prüfen sind. Dies stellt sicher, dass kein Wayfinding System weiterbetrieben wird, das möglicherweise unsicher oder irreführend geworden ist. Mit dieser Leistung erfüllt der Betreiber genau diese Pflicht – er lässt das Wayfinding System nach einem besonderen Vorkommnis von Fachleuten begutachten. Das System bzw. die betroffenen Teilbereiche dürfen erst nach bestandener außerordentlicher Prüfung und Freigabe wieder normal genutzt werden. Selbstverständlich wird auch diese Prüfung im Prüfbuch bzw. im Beschilderungs- und Wegeleitkataster dokumentiert, sodass das Ereignis und die Reaktion hierauf nachvollziehbar sind.

Einige Wayfinding Systeme unterliegen – insbesondere in Sonderbauten mit hohen Personenströmen oder besonderen brandschutztechnischen Anforderungen (z. B. Versammlungsstätten, Krankenhäuser, Einkaufszentren, Hochhäuser, Verkehrsbauten) – zusätzlichen Prüfintervallen durch Sachverständige. Diese Leistung umfasst die Durchführung solcher besonderen wiederkehrenden Prüfungen durch einen unabhängigen Prüfsachverständigen (z. B. staatlich anerkannter Sachverständiger für die Prüfung des Brandschutzes, Prüfsachverständiger für sicherheitstechnische Anlagen oder ZÜS für Sicherheitsbeleuchtungsanlagen) gemäß bauordnungsrechtlichen, arbeitsschutzrechtlichen und brandschutztechnischen Vorgaben. Auf Basis der jeweiligen Landesbauordnung, ggf. Sonderbauverordnungen (z. B. Versammlungsstättenverordnung) sowie des genehmigten Brandschutzkonzeptes können erweiterte Prüfungen in festgelegten Abständen gefordert sein. Dies betrifft insbesondere Wayfinding Systeme, die integraler Bestandteil des Flucht- und Rettungskonzeptes, der Sicherheitsbeleuchtung und der Alarmierungs- bzw. Evakuierungsstrategie sind. Der Dienstleister organisiert einen solchen Prüfsachverständigen-Termin und bereitet das Wayfinding System entsprechend vor (Bereitstellung von Unterlagen, Plänen, Beschilderungskataster, Nachweisen der regelmäßigen Betreiberprüfungen). Die Prüfung durch den Sachverständigen ist deutlich umfassender als die reguläre jährliche Betreiberprüfung: Neben der visuellen und funktionalen Kontrolle der Beschilderung werden u. a. die Übereinstimmung mit der genehmigten Wegeführung, die Einhaltung der relevanten Normen (DIN EN ISO 7010, DIN EN 1838, DIN 32975, DIN 18040), die Integration in das Brandschutzkonzept, die Funktion von Notbeleuchtung und Notstromversorgung, die Redundanz und Störmeldekonzepte sowie – falls vorhanden – Schnittstellen zu Brandmelde- und Sprachalarmanlagen überprüft. Der Sachverständige bewertet außerdem die vorhandenen Prüfaufzeichnungen und Wartungsnachweise, um ein Urteil über den Gesamtzustand und die Betriebssicherheit zu fällen. Nach Abschluss erstellt er einen detaillierten Prüfbericht. Werden die Anforderungen erfüllt, wird das System ohne Einschränkungen weiter zum Betrieb zugelassen; bei festgestellten Mängeln können Auflagen (z. B. fristgebundene Mängelbeseitigung, ergänzende Kennzeichnungen) oder ein vorübergehendes Außerbetriebsetzen einzelner Bereiche bis zur Mängelbehebung verfügt werden.

Die Grundlage dieser Leistung liegt in den jeweils einschlägigen bauordnungsrechtlichen Bestimmungen (Landesbauordnungen, Sonderbauverordnungen), den Arbeitsschutzvorschriften (ArbStättV, BetrSichV), den technischen Regeln (TRBS 1111, TRBS 1201, TRBS 1203) sowie den DGUV-Regelwerken und Normen zum Flucht- und Rettungswesen (u. a. ASR A1.3, ASR A2.3, DIN EN ISO 7010, DIN EN 1838, DIN 32975). In genehmigten Brandschutzkonzepten werden häufig konkrete Prüffristen und der Einsatz unabhängiger Sachverständiger für sicherheitsrelevante Anlagen festgelegt. Der Dienstleister stellt sicher, dass solche Fristen eingehalten werden, indem er die Sachverständigenprüfung rechtzeitig plant, mit dem Betreiber abstimmt und alle erforderlichen Unterlagen bereitstellt. Die durchgeführte Sachverständigenprüfung wird im Prüfbuch, im Beschilderungskataster und ggf. im Brandschutzbericht dokumentiert und kann durch geeignete Kennzeichnung (z. B. Prüfvermerk im zentralen Dokumentationsordner oder CAFM-System) kenntlich gemacht werden. Für den Betreiber sind diese besonderen Prüfungen zwar mit zusätzlichem Aufwand verbunden, sie erhöhen aber wesentlich die Sicherheit und Rechtssicherheit, da sie eine tiefergehende Bewertung des Wayfinding Systems im Zusammenspiel mit Flucht- und Rettungswegen, Sicherheitsbeleuchtung und organisatorischem Brandschutz ermöglichen. Zudem sind sie häufig Voraussetzung dafür, die Nutzungs- und Betriebserlaubnis des Gebäudes langfristig aufrechtzuerhalten, da Versicherungsträger, Aufsichtsbehörden und Brandschutzdienststellen auf die Einhaltung dieser Prüfpflichten bestehen.

Neben den visuellen und mechanischen Prüfungen des Wayfinding Systems muss auch die elektrische Ausrüstung (Versorgung und Steuerung der beleuchteten Schilder, Piktogramme, Leit- und Sicherheitsleuchten, digitalen Wegleitanzeigen sowie der zugehörigen Notstrom- und Batteriemodule) in regelmäßigen Abständen geprüft werden. Diese Leistung umfasst die Wiederholungsprüfung der elektrischen Anlagen und Betriebsmittel des Wayfinding Systems gemäß DGUV Vorschrift 3 „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“ sowie den einschlägigen VDE-Bestimmungen. In festgelegten Intervallen (üblicherweise mindestens jährlich, sofern auf Basis der Gefährdungsbeurteilung kein kürzeres oder längeres Intervall festgelegt ist) führt eine Elektrofachkraft oder eine zur Prüfung befähigte Person für elektrische Prüfungen eine Kontrolle sämtlicher elektrischer Komponenten des Systems auf Sicherheit und normgerechten Zustand durch. Dazu gehört eine visuelle Prüfung der elektrischen Anlagen und Betriebsmittel auf Schäden (z. B. an Kabelisolierungen, Zuleitungen, Klemmstellen, Verteilern und Schaltkästen, LED-Treibern, Vorschaltgeräten), eine Überprüfung der Kennzeichnung und Beschriftung (z. B. ob Schaltpläne vorhanden sind, Stromkreise und Sicherungen eindeutig beschriftet sind) sowie eine Reihe von Messungen und Tests. Typischerweise werden Isolationswiderstände gemessen, Schutzleiterverbindungen geprüft, Schleifenimpedanzen und Auslösebedingungen von Schutzorganen überprüft, die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen gegen elektrischen Schlag (z. B. RCD/FI-Schutzschalter, Erdung, Potentialausgleich) kontrolliert und die Funktionen von Schalt- und Steuereinrichtungen (z. B. Dämmerungsschalter, Zeitschaltfunktionen, Notlicht-Umschaltung) elektrisch getestet. Auch die Funktionsfähigkeit der Sicherheits- und Leitkennzeichnung bei Netzausfall (Umschalten auf Notstrom, Leuchtdauer von Rettungswegbeleuchtung und Rettungszeichenleuchten) wird nach den einschlägigen Normen (u. a. DIN EN 1838, DIN VDE 0108) überprüft. Normative Grundlage für den Prüfumfang bilden insbesondere DGUV Vorschrift 3 und die relevanten DIN-VDE-/DIN-EN-Normen für elektrische Anlagen und Sicherheitsbeleuchtung. Nach Abschluss der elektrischen Wiederholungsprüfung wird ein Prüfprotokoll erstellt, in dem alle Befunde (Messwerte, festgestellte Mängel, Abweichungen von Normen oder Herstellervorgaben) festgehalten sind. Dazu gehört auch eine Bewertung, ob die elektrische Anlage des Wayfinding Systems mängelfrei ist oder ob bestimmte Komponenten instandgesetzt bzw. ausgetauscht werden müssen, um den sicheren Betrieb weiter zu gewährleisten. Die Elektrofachkraft gibt außerdem einen Vorschlag für das nächste Prüfintervall, orientiert an den betriebsspezifischen Beanspruchungen, der Art der Nutzung (z. B. hohe Personenfrequenz, Dauerbetrieb der Beleuchtung) und den Vorgaben aus DGUV V3 und der Gefährdungsbeurteilung (maximal jedoch die gesetzlich vorgegebenen Fristen). Die Prüfung wird im Prüfbuch und/oder in der technischen Dokumentation des Wayfinding Systems dokumentiert; bei bestandener Prüfung kann eine Prüfplakette oder ein entsprechender Vermerk (z. B. an zentralen Verteilern oder im CAFM-System) angebracht werden, häufig separat für die elektrische Prüfung. Mit dieser Leistung erfüllt der Betreiber die Vorschriften der DGUV V3, die regelmäßige Wiederholungsprüfungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel fordert. Die Prüfung dient dazu, elektrische Gefährdungen – wie z. B. Defekte an der Energieversorgung oder Steuerung, schadhafte Leitungen, unzureichende Schutzmaßnahmen – frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Gerade in stark frequentierten oder öffentlich zugänglichen Bereichen kann die elektrische Ausrüstung durch Vibration, Temperaturwechsel, Feuchtigkeit oder mechanische Einwirkungen leiden, sodass die regelmäßige Überprüfung ein wesentlicher Bestandteil des Instandhaltungskonzepts ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Wayfinding System nicht durch elektrische Mängel zu einer Gefahr für Menschen wird oder zu Ausfallzeiten im Betrieb führt.

Zusätzlich zu den Systemkomponenten selbst (Schilder, Piktogramme, Stelen, Pylone, Displaygehäuse) müssen auch alle Tragsysteme und Befestigungsmittel, die das Wayfinding System am Baukörper halten (z. B. Schienensysteme, Montageschienen, Wand- und Deckenhalterungen, Abhängungen, Konsolen, Dübel, Schrauben, Klemmen), regelmäßig auf ihren sicheren Zustand geprüft werden. Diese Leistung beinhaltet die jährliche Sicht- und Funktionsprüfung des gesamten Bestands an tragenden und sicherheitsrelevanten Befestigungs- und Montagemitteln, insbesondere in Flucht- und Rettungswegen, Eingangsbereichen, Verkehrszonen und öffentlich zugänglichen Bereichen. Eine sachkundige Person kontrolliert jedes relevante Trage- und Befestigungselement auf äußere Schäden, Verschleiß, Korrosion, Lockerungen und Verformungen. Es wird geprüft, ob die eingesetzten Befestigungsmittel und Systeme fachgerecht montiert, ausreichend dimensioniert und – soweit vorgesehen – dokumentiert und identifizierbar sind (z. B. Zuordnung zu Schildern/Standorten im Beschilderungskataster). Tragprofile, Stützen und Ausleger werden auf Durchbiegung, Risse oder lokale Verformungen untersucht; Abhängungen und Konsolen auf festen Sitz, ordnungsgemäße Verankerung im Baukörper und sichtbare Beschädigungen. Falls praktikabel, wird eine einfache Funktions- oder Belastungsprüfung durchgeführt (z. B. kontrolliertes Bewegen von beweglichen Elementen, leichtes Prüfen der Stabilität im Rahmen der zulässigen Beanspruchung), um sicherzustellen, dass keine übermäßigen Bewegungen oder Instabilitäten auftreten.

Alle Ergebnisse dieser Prüfung werden in einem Prüfprotokoll festgehalten. Für jedes geprüfte tragende oder befestigende Element wird dokumentiert, ob es einwandfrei ist, ob Mängel festgestellt wurden oder ob es instandgesetzt bzw. ausgetauscht werden muss. Kritische Befestigungen in Flucht- und Rettungswegen, über Verkehrsflächen oder Aufenthaltsbereichen werden besonders bewertet, um das Risiko herabfallender Bauteile zu minimieren. Fehlende oder unzureichende Dokumentationen im Beschilderungskataster werden ergänzt bzw. korrigiert, damit die Nachverfolgbarkeit der montierten Komponenten gewährleistet ist. Soweit sinnvoll, kann eine Kennzeichnung der geprüften Bereiche oder Elemente (z. B. über systemseitige Statuskennzeichnung im CAFM-System oder in der Wartungsdokumentation) vorgenommen werden, um den Prüfstatus transparent zu machen. Mit dieser regelmäßigen Prüfung erfüllt der Betreiber seine Pflichten aus § 3 BetrSichV und der ArbStättV, wonach Einrichtungen in Arbeitsstätten so zu betreiben und regelmäßig zu prüfen sind, dass von ihnen keine Gefährdung ausgeht. Sie dient dazu, mechanische Gefährdungen – wie z. B. herabfallende Schilder oder instabile Pylone – frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Der Betreiber erhält nach der Prüfung eine übersichtliche Liste aller geprüften Tragsysteme und Befestigungsmittel mit ihrem Status. So hat er einen klaren Nachweis und kann seine Instandhaltungs- und Erneuerungsplanung entsprechend aktualisieren (Instandsetzung, Austausch, Verstärkung, ggf. Anpassung an geänderte Anforderungen). Die geprüften und freigegebenen Tragsysteme gewährleisten einen dauerhaft sicheren und standsicheren Betrieb des Wayfinding Systems.

Wenn im Rahmen des Wayfinding Systems spezielle Personenleit- und Orientierungsmittel eingesetzt werden – beispielsweise taktile Bodenleitsysteme, Bodenindikatoren nach DIN 32984, Handläufe mit Braille- und Profilschrift, akustische Orientierungshilfen, kontrastreiche Tür- und Treppenmarkierungen oder elektronische Orientierungshilfen für seh- oder mobilitätseingeschränkte Personen –, ist dafür eine spezielle Prüfung erforderlich. Diese Leistung umfasst die regelmäßige Prüfung solcher barrierefreien Personenleit- und Orientierungseinrichtungen. Ein Sachkundiger mit speziellen Kenntnissen für barrierefreie Leitsysteme und die einschlägigen Regelwerke (u. a. DIN 18040, DIN 32975, DIN 32984, ASR V3a.2, ASR A1.3) prüft den technischen und funktionalen Zustand der eingesetzten Mittel. Dabei wird die Struktur auf Beschädigungen, Verformungen, Stolperkanten oder Korrosion untersucht, sämtliche Befestigungen und Verbindungselemente werden kontrolliert. Übergänge, Kreuzungsbereiche, Treppenantritte und Türzonen, in denen Personen gezielt geführt werden, werden besonders kritisch geprüft, da hier höchste Sicherheit und Eindeutigkeit erforderlich sind. Ebenfalls geprüft wird die Funktion eventueller Zusatzeinrichtungen, etwa Ruf- und Informationsstationen, akustische Signale, taktile Hinweise an Handläufen oder Schnittstellen zu digitalen Leitsystemen (z. B. Beacons, Apps). Zusätzlich werden die Rettungs- und Unterstützungsmaßnahmen für Personen mit Einschränkungen begutachtet: Der Prüfer vergewissert sich, dass ein Konzept existiert, wie diese Personen im Notfall (z. B. bei Rauchentwicklung, Stromausfall oder Evakuierung) sicher geleitet und unterstützt werden können und dass entsprechende Kennzeichnungen und Einrichtungen vorhanden sind. Je nach Herstellerangabe oder Normanforderung werden auch Funktions- und Belastungsprüfungen durchgeführt – etwa Prüfungen der Rutschhemmung von Bodenindikatoren, der Stabilität von Handläufen oder der Verständlichkeit akustischer Signale – um zu prüfen, ob die Einrichtungen dauerhaft sicher und bestimmungsgemäß genutzt werden können.

Die Prüfungsergebnisse werden in einem Prüfbericht dokumentiert. Ein besonderes Augenmerk liegt darauf, dass barrierefreie Personenleit- und Orientierungsmittel nur von speziell qualifizierten Prüfern abgenommen werden dürfen, da sie für die sichere selbstständige Orientierung von Menschen mit Behinderungen maßgeblich sind – gemäß TRBS 1203 müssen befähigte Personen für diese Prüfungen eine entsprechende Qualifikation und Fachkunde (z. B. Kenntnisse im barrierefreien Bauen und in den einschlägigen Normen) nachweisen. Mit dieser Leistung stellt der Betreiber sicher, dass die barrierefreien Komponenten des Wayfinding Systems jederzeit betriebssicher, barrierefrei und normgerecht sind. Der Einsatz solcher Einrichtungen erfordert ohnehin eine ergänzende Gefährdungsbeurteilung und besondere organisatorische Maßnahmen; die regelmäßige technische und funktionale Prüfung ist ein zentraler Baustein dieser Sicherheit. Nur geprüfte und einwandfreie barrierefreie Personenleit- und Orientierungsmittel dürfen verwendet werden, um Nutzer sicher durch das Gebäude zu führen. Der Prüfbericht dient als Nachweis für Behörden, Aufsichtsstellen, Behindertenbeauftragte oder Auftraggeber, dass derartige Einrichtungen vorschriftsgemäß überwacht werden. Bei erfolgreicher Prüfung werden die geprüften Bereiche bzw. Einrichtungen entsprechend in der Dokumentation (z. B. Beschilderungskataster, CAFM-System) gekennzeichnet; weisen sie Mängel auf, so werden sie bis zur Instandsetzung bzw. Erneuerung außer Betrieb genommen bzw. deutlich kenntlich gemacht, um jegliches Risiko für die damit orientierenden Personen zu minimieren.

Neben der großen jährlichen Hauptprüfung des Wayfinding Systems kann es sinnvoll sein, in kürzeren Abständen Zwischeninspektionen durchzuführen – insbesondere bei intensiver Nutzung, häufigen Nutzungs- oder Mieterwechseln oder in sicherheitskritischen Bereichen (z. B. Hauptfluchtwege, Eingangs- und Lobbybereiche, Verknüpfungspunkte mit sehr hoher Personenfrequenz). Diese Leistung bietet eine zusätzliche Inspektion etwa auf Halbjahres-Basis (oder nach einem anderen, im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung risikobasiert festgelegten Intervall) zwischen den formellen Jahresprüfungen. Der Fokus liegt darauf, den Zustand besonders beanspruchter oder kritischer Komponenten des Wayfinding Systems frühzeitig zu überwachen. Ein erfahrener Servicetechniker oder Prüfer begutachtet in einer solchen Inspektion zum Beispiel: die Lesbarkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Beschilderung (korrekte Raum- und Funktionsbezeichnungen, stimmige Pfeilrichtungen, Übereinstimmung mit Flucht- und Rettungsplänen), den Zustand von Pylonen, Stelen, Wand- und Deckenbeschilderung sowie Befestigungen (auf Beschädigungen, Lockerungen, Korrosion), die Funktionsfähigkeit beleuchteter und hinterleuchteter Schilder sowie digitaler Anzeigen (korrekte Inhalte, keine Pixelfehler, ausreichende Leuchtdichte), die Erkennbarkeit und Wirksamkeit der Flucht- und Rettungswegkennzeichnungen unter Normal- und – soweit möglich – Notlichtbedingungen sowie den Zustand taktiler Leitsysteme und Bodenindikatoren (fester Verbund, keine Stolperkanten, ausreichender Kontrast). Diese Inspektion ist weniger umfassend als eine Jahresprüfung, aber gezielt auf typische Verschleiß-, Änderungs- und Störungsbereiche ausgerichtet.

Nach der Inspektion erhält der Betreiber einen Kurzbericht, der die beobachteten Zustände zusammenfasst. Falls bereits Mängel ersichtlich sind – z. B. beschädigte oder verdrehte Schilder, nicht mehr aktuelle Bezeichnungen, unzureichende Leuchtdichte, gelöste Befestigungen oder beschädigte Bodenindikatoren –, werden entsprechende Empfehlungen ausgesprochen und Prioritäten benannt. So kann der Betreiber rechtzeitig reagieren, anstatt bis zur nächsten jährlichen Prüfung zu warten. Das Ergebnis der Zwischeninspektion wird außerdem im Prüfbuch, im Beschilderungskataster oder im Wartungsplan vermerkt, sodass eine lückenlose Dokumentation besteht. Durch solche Intervall-Inspektionen nach dem Grundsatz risikobasierter Prüffristen (wie in TRBS 1201 empfohlen) wird die Sicherheit erhöht: Kritische Probleme werden nicht übersehen und können im Rahmen der planmäßigen Instandhaltung behoben werden, bevor sie zu Orientierungsfehlern, Beschwerden von Nutzern oder sicherheitsrelevanten Gefährdungen führen. Besonders in Gebäuden mit hoher Belegungsdichte oder häufigen Layoutänderungen sind solche Zwischeninspektionen sinnvoll, um das Wayfinding System stets zuverlässig, aktuell und normkonform zu halten. Diese Inspektionen sind präventiv und nicht in allen Fällen gesetzlich zwingend vorgeschrieben, unterstützen den Betreiber aber maßgeblich bei der Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflicht aus § 3 BetrSichV und den Anforderungen der ArbStättV, indem sie die festgelegten Prüffristen bei Bedarf verkürzen und eine kontinuierliche Überwachung sicherstellen.

Ziel ist es, Fehlorientierungen und Funktionsstörungen des Wegleitsystems zu minimieren, die Lebensdauer aller statischen und digitalen Wegleitelemente zu verlängern und die Betriebssicherheit sowie Nutzungsqualität für Besucher und Mitarbeitende zu erhöhen – in Übereinstimmung mit allen geltenden technischen und arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften (u. a. ArbStättV, ASR A1.3, DIN EN ISO 7010, DIN 1450, DIN 32975, DIN 18040). Moderne Predictive-Maintenance-Ansätze nutzen IoT-Daten, zentrale Monitoring-Systeme und ggf. Machine-Learning-Modelle, um sich anbahnende Störungen (z. B. Ausfall einzelner Displays, Helligkeitsabfall von LED-Schildern, Netzwerkstörungen) frühzeitig zu erkennen und die Verfügbarkeit des Wegleitsystems zu maximieren. Durch diese vorausschauende Analyse lassen sich kostenintensive Notmaßnahmen vermeiden und Wartungsmaßnahmen planbar in Niedriglastzeiten legen.

• Zustandsüberwachung und Inssektionen: Der Auftragnehmer führt in regelmäßigen Abständen Inspektionsrundgänge und Zustandskontrollen des gesamten Wegleitsystems durch, die über eine reine Funktionsprüfung hinausgehen. Geschulte Servicetechniker inspizieren statische und digitale Wegweiser, Pylone, Decken- und Wandschilder, Türbeschilderungen, taktile Elemente sowie Übersichtspläne auf Beschädigungen, Verschmutzungen, Verblassung, mangelnden Kontrast, fehlerhafte Inhalte oder geänderte Wegeführungen. Beispiele: Kontrolle der Befestigungen und Tragschienen auf festen Sitz und Korrosion, Prüfung von beleuchteten Schildern auf ausreichende Helligkeit und gleichmäßige Ausleuchtung, Sichtprüfung auf Blendungen und Spiegelungen, die die Lesbarkeit beeinträchtigen, Überprüfung von Piktogrammen und Texten auf Übereinstimmung mit den aktuellen Normen (z. B. DIN EN ISO 7010, DIN 1450, DIN 32975) sowie mit der tatsächlichen Gebäudenutzung. Diese Inspektionen können je nach Nutzung des Objekts z. B. vierteljährlich oder halbjährlich erfolgen und dienen dazu, Mängel frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu Fehlorientierungen oder Sicherheitsrisiken führen.

• Condition Monitoring: Verfügt das Wegleitsystem über digitale Anzeigesysteme, Medienplayer oder zentrale Server mit Diagnosefunktionen (z. B. Zustandsdaten von Displays, Temperatur- und Helligkeitssensoren, Netzwerkausfall-Meldungen, Laufzeit- und Fehlerprotokolle), nutzt der Auftragnehmer diese technischen Möglichkeiten konsequent. Er liest die Diagnosedaten regelmäßig aus und wertet sie aus, um Trends zu erkennen (z. B. zunehmende Fehlerhäufigkeit einzelner Displays, Übertemperatur von Gehäusen, sinkende Durchschnittshelligkeit, wiederkehrende Netzwerkabbrüche). Wo sinnvoll, empfiehlt der Auftragnehmer dem Auftraggeber den Einsatz zusätzlicher Condition-Monitoring-Technologien, z. B. Nachrüstung von Sensorik zur Überwachung der Gehäusetemperaturen, Helligkeit oder der Türkontakte von Schaltschränken sowie Integration in die Gebäudeleittechnik. Solche Empfehlungen sind vom Auftraggeber zu entscheiden; die Ausführung kann optional vereinbart werden.

• Wartung nach Betriebsstunden oder Schaltzyklen: Der Auftragnehmer orientiert die vorbeugende Instandhaltung auch an den tatsächlichen Betriebsdaten der beleuchteten und digitalen Wegleitelemente. Neben festen Zeitintervallen werden Nutzungsparameter wie Betriebsstunden von LED-/LCD-Displays, Einschaltzyklen von Beleuchtungen, Anzahl von Content-Updates oder Schaltspielen von Vorschaltgeräten erfasst (sofern Zähler vorhanden oder durch das System protokolliert). Bei Komponenten, für die der Hersteller eine Wartung oder einen Austausch nach einer bestimmten Anzahl Betriebsstunden oder Schaltzyklen vorschreibt (z. B. Austausch von LED-Modulen, Treibern oder Notstrombatterien), sorgt der Auftragnehmer dafür, dass diese Maßnahmen rechtzeitig eingeplant und umgesetzt werden. Das bedeutet praktisch: Er führt Buch über die Nutzung (ggf. mittels zentralem Monitoring oder Anlagenbuch) und leitet daraus bedarfsgerechte Instandhaltungsmaßnahmen ab. Beispielsweise wird ein LED-Driver vor dem Erreichen der erwarteten Lebensdauer getauscht oder die Helligkeit von Displays neu kalibriert, wenn ein signifikanter Helligkeitsabfall festgestellt wird.

• Geplante vorbeugende Reparaturen: Die proaktive vorbeugende Instandhaltung umfasst auch das rechtzeitige Ersetzen von Verschleißteilen und das Durchführen geplanter Instandsetzungen, bevor es zu einem Ausfall oder einer Beeinträchtigung der Orientierung kommt. Der Auftragnehmer identifiziert Bauteile, die erfahrungsgemäß oder laut Herstellerangaben eine begrenzte Standzeit haben (z. B. LED-Module, Treiber, Netzteile, Notstrombatterien, Befestigungselemente im Außenbereich, Folierungen und Beschichtungen, taktile Elemente, Glasscheiben oder Abdeckungen) und schlägt dem Auftraggeber einen präventiven Austausch in definierten Abständen vor. Solche Maßnahmen werden idealerweise während ohnehin geplanter Stillstände oder in nutzungsarmen Zeiten (z. B. nachts, am Wochenende) durchgeführt, um Beeinträchtigungen für Nutzer zu minimieren. Auch größere Revisionen – etwa das systematische Erneuern einer kompletten Beschilderungslinie nach einer grundlegenden Umnutzung des Gebäudes oder nach mehreren Jahren intensiver Nutzung – können Teil der vorbeugenden Instandhaltungsstrategie sein. Der Auftragnehmer berät den Auftraggeber hierzu technisch und wirtschaftlich, insbesondere im Hinblick auf Barrierefreiheit, Normkonformität und ein einheitliches Corporate Design.

• Reinigungs- und Oberflächenpflege: Teil der proaktiven vorbeugenden Instandhaltung ist eine konsequente Reinigung und Pflege aller sichtbaren Wegleitelemente. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass Beschilderungen, Stelen, Displays, taktile Elemente, Glasflächen und Trägersysteme gemäß Wartungsplan gereinigt werden. Hierzu gehören u. a. das Entfernen von Staub, Schmutz und Aufklebern, die Beseitigung von Graffiti (nach Vereinbarung), die Pflege von Metall- und Lackoberflächen sowie die Kontrolle auf Korrosion insbesondere im Außenbereich. Bei beleuchteten Elementen werden Abdeckungen und Lichtaustrittsflächen gereinigt, um eine ausreichende Leuchtdichte und Kontrastwirkung zu gewährleisten. Bei Bedarf werden für taktile Elemente und Brailleschrift spezielle Reinigungsverfahren verwendet, damit die Funktionalität und Barrierefreiheit erhalten bleibt.

• Kalibrierung und Prüfung von sicherheitsrelevanten Wegleitelementen: Die vorbeugende Instandhaltung schließt auch die regelmäßige Überprüfung und ggf. Kalibrierung sicherheitsrelevanter Wegleitelemente ein, selbst wenn dies über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinausgeht. Dazu gehören insbesondere Fluchtweg- und Rettungswegkennzeichnungen, dynamische Fluchtwegführungen, im Wegleitsystem integrierte Sicherheits- und Warnpiktogramme sowie deren Beleuchtung. In definierten Abständen wird geprüft, ob standardisierte Piktogramme gemäß DIN EN ISO 7010 verwendet werden, ob Richtungspfeile und Fluchtwegführungen korrekt ausgeführt sind und ob die Lesbarkeit den Anforderungen aus DIN 1450, DIN 32975 und DIN 18040 entspricht. Bei beleuchteten oder hinterleuchteten Schildern wird die Funktion der Notstromversorgung (falls vorhanden) getestet. Bei dynamischen Systemen mit Anbindung an Gefahrenmelde- oder Gebäudeleittechnik wird die Umschaltung in den Evakuierungs- oder Störungsmodus testweise ausgelöst und dokumentiert.

Die regelmäßige Wartung des Wegleitsystems bildet einen Kernbestandteil der übertragenen Aufgaben. Der Auftragnehmer hat ein planmäßiges Wartungsprogramm umzusetzen, das auf den Herstellerangaben der eingesetzten Komponenten, den Einsatzerfahrungen sowie den Ergebnissen von Prüfungen, Begehungen und Gefährdungsbeurteilungen basiert. Ziel der Wartung ist es, den Soll-Zustand, die Lesbarkeit und die Barrierefreiheit des Wegleitsystems zu erhalten, vorzeitigen Verschleiß zu verhindern und die Funktions- und Betriebssicherheit kontinuierlich zu gewährleisten. Die Wartungsplanung ist vom Auftraggeber abzunehmen.

Diese Leistung umfasst die regelmäßige planmäßige Wartung und Inspektion des Wegleitsystems gemäß den Vorgaben der Hersteller, den objektspezifischen Anforderungen und den Erkenntnissen der Gefährdungsbeurteilung. Ziel ist es, durch vorbeugende Instandhaltung die Verfügbarkeit, Lesbarkeit, Barrierefreiheit und Sicherheit des Wegleitsystems sicherzustellen und Fehlorientierungen oder sicherheitsrelevante Defizite zu vermeiden. Im Rahmen einer Wartung werden zunächst alle vom Hersteller empfohlenen Wartungsschritte durchgeführt: Dazu gehört meist ein definierter Reinigungs- und Sichtprüfplan, bei dem alle relevanten Elemente (z. B. Schilderträger, Pylone, Decken- und Wandschilder, Türschilder, taktile Elemente, Displays, Netzteile, Notstrombatterien) kontrolliert und gepflegt werden. Verschleißteile werden geprüft und ggf. justiert oder ersetzt – beispielsweise lockere Befestigungen nachgezogen, beschädigte oder verblichene Schilder getauscht, LED-Module oder Treiber erneuert, Notstrombatterien ausgetauscht, Displayeinstellungen (Helligkeit, Kontrast) angepasst. Die Sicherheitseinrichtungen und sicherheitsrelevanten Wegleitelemente (z. B. Rettungswegkennzeichnungen, dynamische Fluchtwegführung, Umschaltung auf Notbetriebsanzeigen) werden im Zuge der Wartung auf Funktionsfähigkeit getestet. Außerdem erfolgt eine Inspektion des Systems, bei der der Techniker den allgemeinen Zustand und die Übereinstimmung mit der tatsächlichen Gebäudenutzung beurteilt: Er kontrolliert u. a. die Vollständigkeit der Beschilderung entlang wichtiger Besucher- und Fluchtwege, die Plausibilität von Raumnummern und Funktionsbezeichnungen, die Sichtbarkeit aus typischen Betrachtungsentfernungen, die Einhaltung der Anforderungen an Schriftgrößen und Kontraste (DIN 1450, DIN 32975) sowie die Aktualität von Übersichtsplänen und Lagekarten.

Alle festgestellten Befunde werden in einer Mängelliste festgehalten, die nach Prioritäten gegliedert ist (kritische Mängel mit unmittelbarer Relevanz für Sicherheit oder Barrierefreiheit, mittelfristig zu behebende Mängel, Hinweise/Optimierungsvorschläge). Abschließend wird ein Wartungs- und Inspektionsprotokoll erstellt, das die durchgeführten Arbeiten (Reinigungs- und Instandsetzungsarbeiten, Teilewechsel, Software-Updates etc.) und die Inspektionsfeststellungen dokumentiert.

Durch die planmäßige Wartung erfüllt der Betreiber zugleich seine Pflichten aus der Gefährdungsbeurteilung und den einschlägigen arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften. Gemäß ArbSchG und ArbStättV hat der Arbeitgeber für eine sichere Orientierung, sichere Flucht- und Rettungswege sowie eine geeignete Kennzeichnung zu sorgen; die ASR A1.3, ASR V3a.2 und die entsprechenden DGUV-Regelwerke konkretisieren diese Anforderungen. Die Wartung nach Herstellerangaben und standortbezogenen Vorgaben stellt sicher, dass das Wegleitsystem stets im vorgesehenen Soll-Zustand bleibt. Häufig sind in den Herstellerunterlagen und im Wartungskonzept Intervalle (z. B. halbjährlich, jährlich bestimmte Aufgaben) angegeben – der Dienstleister richtet sich nach diesen Plänen. Kleinere Verbrauchs- und Verschleißteile (z. B. Reinigungsmittel, Befestigungsmaterial in geringem Umfang) können in der Pauschale enthalten sein, soweit im Leistungsverzeichnis nicht anders angegeben. Größere Ersatzteile und Systemkomponenten werden separat über das Ersatzteilmanagement des Auftraggebers oder des Dienstleisters beschafft. Im Wartungsprotokoll wird auch vermerkt, welche Prüfungen ggf. im Rahmen der Wartung erledigt wurden – z. B. wenn ein Wartungstermin mit einer vorgeschriebenen Funktionsprüfung der Rettungswegkennzeichnung kombiniert wird. Insgesamt erhöht eine regelmäßige Wartung die Orientierungssicherheit erheblich: Viele potenzielle Störungen werden erkannt und behoben, bevor sie Nutzer beeinträchtigen, und die Lebensdauer der Komponenten wird durch richtige Pflege verlängert.

Einige Komponenten des Wegleitsystems – insbesondere beleuchtete Wegweiser, Rettungswegkennzeichnungen mit eigener Stromversorgung, LED-/LCD-Displays, Informationsstelen und Medienplayer – erfordern in bestimmten Intervallen einen gezielten Service (z. B. Austausch von LED-Modulen, Treibern, Notstrombatterien, Lüftern oder Kalibrierung von Helligkeit und Kontrast). Diese Leistung beinhaltet einen solchen Service, sofern er nach Herstellervorgabe, nach Normen (z. B. DIN EN ISO 7010 i. V. m. ASR A1.3) oder aufgrund von Prüfbefunden fällig ist. Der Servicetechniker schaltet die betroffenen Komponenten sicher ab, öffnet die Gehäuse, prüft den inneren Zustand (Verschmutzung, Korrosion, Kabelzustand, mechanische Befestigungen), ersetzt die vorgesehenen Verschleißteile (z. B. LED-Module, Netzteile, Batterien, Filter) und reinigt Gehäuseinnenräume sowie Lichtaustrittsflächen. Bei digitalen Anzeigen werden zusätzlich Lüfter, Luftwege und ggf. Staubfilter kontrolliert. Anschließend wird die Anlage wieder in Betrieb genommen; Helligkeit, Kontrast, Farbdarstellung sowie automatische Helligkeitsregelungen (falls vorhanden) werden überprüft und ggf. angepasst. Ebenso wird die korrekte Darstellung der Inhalte (Layouts, Sprachen, Symbole) sowie die Netzwerkanbindung und Erreichbarkeit der Geräte im Content-Management-System kontrolliert.

Der Service wird im Wartungsbericht dokumentiert – inklusive Art und Umfang der ausgeführten Arbeiten, der ausgetauschten Komponenten, relevanter Messwerte (z. B. Helligkeit, Batteriespannung, Temperatur) sowie Datum und ggf. Betriebsstunden der Komponenten. Sollte während des Services ein auffälliger Befund auftreten (z. B. wiederkehrende Überhitzung, Feuchtigkeitseintritt, ungewöhnlich hoher Ausfall einzelner LED-Module), wird der Betreiber informiert und es werden geeignete Folgemaßnahmen (z. B. konstruktive Anpassungen, zusätzliche Lüftungsöffnungen, Abdichtung, Austausch kompletter Module) empfohlen. Dieser Service trägt dazu bei, dass beleuchtete und digitale Wegleitanzeigen im optimalen Betriebszustand bleiben. Rechtlich gesehen unterstützt diese Maßnahme die Erfüllung der allgemeinen Instandhaltungspflichten des Betreibers und die Einhaltung der Anforderungen aus ArbStättV, ASR A1.3 sowie relevanten DIN- und DGUV-Regelwerken. Sofern in der Gefährdungsbeurteilung kritische Komponenten identifiziert wurden, wird dort ein solcher Service als Maßnahme verankert. Durch das Einhalten der empfohlenen Intervalle wird die Zuverlässigkeit des Wegleitsystems gesteigert und das Risiko von Orientierungsproblemen und Sicherheitsdefiziten reduziert.

Über die turnusmäßige Wartung und die vorgeschriebenen Prüfungen hinaus umfasst der Leistungsumfang auch eine umfassende proaktive vorbeugende Instandhaltung (provI) für das Wegleitsystem (statische und digitale Beschilderung, Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, optische Sicherheitsleitsysteme, taktile und akustische Orientierungselemente). Ziel der proaktiven vorbeugenden Instandhaltung ist es, die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Wegleitsystems langfristig zu maximieren, Fehlinformationen und Ausfälle der Fluchtwegkennzeichnung zu vermeiden und die Lebensdauer der eingesetzten Komponenten zu verlängern. Der Auftragnehmer entwickelt hierzu ein Konzept, das zustandsorientierte und vorausschauende Maßnahmen einschließt, z. B. regelmäßige Reinigung und Lesbarkeitskontrolle, Stichprobenmessungen von Leuchtdichten und Kontrasten nach DIN 32975, Funktions- und Batterietests von Rettungszeichenleuchten gemäß DIN EN 60598-2-22 sowie systematische Abgleiche zwischen Beschilderung, Flucht- und Rettungsplänen und der tatsächlichen Nutzung der Flächen nach ArbStättV und ASR A1.3/A2.3.

Alle vorbeugenden Tätigkeiten sind so auszurichten, dass ungeplante Beeinträchtigungen der Orientierung und Ausfälle sicherheitsrelevanter Wegleitelemente minimiert werden. Der Erfolg der vorbeugenden Instandhaltung spiegelt sich direkt in der hohen Verfügbarkeit des Wegleitsystems wider und wird durch geeignete Kennzahlen (z. B. prozentual funktionsfähige Rettungswegkennzeichnung, mittlere Reparaturzeiten, Anzahl sicherheitskritischer Störungen) gemessen. Der Auftragnehmer nutzt hierfür das gesamte Spektrum moderner Instandhaltungsstrategien (zustandsorientiert, intervallbasiert, daten- und ereignisgestützt) und passt das Maßnahmenpaket laufend an die gewonnenen Erkenntnisse an, z. B. auf Basis von Störungsstatistiken, Ergebnissen der Gefährdungsbeurteilung und Anforderungen aus dem Brandschutz- und Evakuierungskonzept des Gebäudes.

Trotz sorgfältiger Wartung kann es zu Störungen oder technischen Defekten am Wegleitsystem kommen, die einen schnellen und kompetenten Einsatz erfordern – insbesondere, wenn Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, Rettungszeichenleuchten, optische Sicherheitsleitsysteme oder zentrale Orientierungsschilder betroffen sind. Der Auftragnehmer stellt daher einen umfassenden Entstörungsdienst zur Verfügung, inklusive definierter Rufbereitschaft, um in solchen Fällen kurzfristig eingreifen zu können und die Anforderungen der ArbStättV sowie der ASR A1.3 „Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung“ und ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge“ zu erfüllen.

Die Instandsetzung des Wegleitsystems erfolgt nach Möglichkeit unmittelbar vor Ort. Der Techniker behebt den Defekt durch Instandsetzung oder Komponententausch, z. B. Austausch einer ausgefallenen Rettungszeichenleuchte, eines LED-Moduls, eines Betriebsgerätes oder Batteriemoduls einer Sicherheitsleuchte gemäß DIN EN IEC 60598-2-22, eines Controllers für digitale Anzeigesysteme oder einer beschädigten Schilderhalterung. Anschließend werden Funktion, Lesbarkeit, korrekte Richtungspfeile und – bei sicherheitsrelevanten Komponenten – die Umschaltung auf Notbetrieb bzw. Notstrom geprüft und dokumentiert, bevor der betroffene Bereich wieder freigegeben wird.

Sollte eine sofortige Reparatur nicht möglich sein (z. B. weil ein spezielles Ersatzteil fehlt oder ein größerer Schaden vorliegt, der umfangreiche Arbeiten erfordert), informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber umgehend über den voraussichtlichen Zeitraum der Beeinträchtigung und ergreift Übergangsmaßnahmen. Übergangsmaßnahmen können sein: Anbringen temporärer Schilder und Bodenmarkierungen, Einsatz mobiler Wegweiser, verstärkte personelle Einweisung durch Empfangs- oder Sicherheitspersonal oder – sofern erforderlich – die temporäre Sperrung einzelner Wege oder Zonen, bis eine normgerechte Kennzeichnung nach ASR A1.3/ASR A2.3 wiederhergestellt ist. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Planung und Umsetzung solcher Notfall- und Übergangslösungen.

• Notfälle und Sicherheit: Tritt eine Störung auf, die die Sicherheit von Personen gefährden könnte – z. B. ein großflächiger Ausfall der Rettungswegkennzeichnung, irreführende oder widersprüchliche Pfeilrichtungen, instabile oder herabstürzende Schilder oder der Ausfall dynamischer Fluchtweglenkung –, hat die Sicherheit absolute Priorität. Das Personal des Auftragnehmers wird angewiesen, zunächst den Gefahrenbereich zu sichern, das zuständige Personal des Auftraggebers (z. B. Brandschutzbeauftragte, Sicherheitsdienst) zu informieren und bei Bedarf die Nutzung kritischer Bereiche einzuschränken oder zu sperren.

• Fehlleitende oder unzutreffende Wegweiser werden vorübergehend außer Betrieb genommen oder verdeckt, während durch provisorische Beschilderung, Bodenmarkierungen, zusätzliche Beleuchtung oder personelle Einweisung eine sichere Orientierung weiter gewährleistet wird. Bei Störungen, die mit dem Brandschutz- und Evakuierungskonzept verknüpfte Funktionen betreffen (z. B. optische Sicherheitsleitsysteme als Ergänzung der Sicherheitsbeleuchtung), erfolgt das Vorgehen in enger Abstimmung mit den Alarm- und Räumungsplänen sowie den Anforderungen der ASR A2.3 zur sicheren Evakuierung. Gegebenenfalls werden Feuerwehr oder externe Fachfirmen hinzugezogen. Typische Szenarien (z. B. Störung während Zeiten mit hohem Besucheraufkommen) werden idealerweise vorab mit dem Auftraggeber definiert und als Notfallpläne hinterlegt.

• Einsatzdokumentation: Jeder Störungseinsatz am Wegleitsystem wird vom Auftragnehmer dokumentiert. Direkt nach Abschluss der Entstörungsarbeiten erstellt der Techniker einen Störungsbericht, der mindestens folgende Punkte enthält: Zeitpunkt der Meldung und des Eintreffens, betroffener Bereich/Standort, Beschreibung der Störung (z. B. Ausfall mehrerer Rettungszeichenleuchten im Treppenraum, falsche Anzeige auf einem Wegeleitmonitor), festgestellte Ursache, durchgeführte Maßnahmen (Reparaturen/Teilersatz), aufgewendete Zeit, eingesetzte Ersatzteile/Materialien, ggf. verbleibende Restarbeiten, Ergebnis der Funktionsprüfung nach Abschluss sowie Zeitpunkt der Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft. Der Bericht wird dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt und zusätzlich im Wartungs- bzw. CAFM-System digital erfasst. Dadurch sind alle Störungen, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten sowie Häufigkeiten bestimmter Fehlerarten nachvollziehbar auswertbar und können in die Gefährdungsbeurteilung und die Festlegung von Prüffristen nach ArbSchG/ArbStättV und ASR A2.3 einfließen.

• Ersatzteilmanagement: Eng verzahnt mit dem Entstörungsdienst ist das Ersatzteilmanagement für das Wegleitsystem. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, kritische Ersatzteile entweder selbst auf Lager zu halten oder deren kurzfristige Verfügbarkeit beim Hersteller/Lieferanten durch entsprechende Vereinbarungen sicherzustellen. Als kritisch gelten insbesondere Komponenten, deren Ausfall die Wirksamkeit von Fluchtwegkennzeichnung und Sicherheitsbeleuchtung wesentlich beeinträchtigt, z. B. Rettungszeichenleuchten und deren Betriebsgeräte, LED-Module, Zentralbatterie- oder USV-Baugruppen, Steuer- und Kommunikationsmodule für dynamische Leitsysteme sowie spezielle tragende oder sicherheitsrelevante Befestigungselemente. Für weniger kritische Komponenten (z. B. nicht sicherheitsrelevante Informationsschilder, Piktogrammtafeln ohne Rettungsfunktion, Abdeckungen) stellt der Auftragnehmer ebenfalls eine kurze Lieferzeit sicher. Bei Bevorratung und Beschaffung wird sichergestellt, dass ausschließlich normgerechte Komponenten verwendet werden, z. B. Sicherheitszeichen nach DIN EN ISO 7010 und ASR A1.3 sowie Leuchten für Not- und Sicherheitsbeleuchtung nach DIN EN IEC 60598-2-22.

Mit diesem Entstörungsdienst-Konzept wird gewährleistet, dass Ausfallzeiten des Wegleitsystems und daraus resultierende Sicherheitsrisiken durch fehlerhafte oder fehlende Wegweisung minimiert werden. Die einzuhaltenden Reaktions- und Wiederherstellungszeiten sowie Zielwerte zur Verfügbarkeit der sicherheitsrelevanten Komponenten werden in Service-Level-Vereinbarungen verbindlich festgelegt. Der Auftragnehmer trägt durch ausreichend qualifiziertes Personal, geeignete Ausrüstung, eine strukturierte Ersatzteillogistik und klare Prozesse dafür Sorge, diese Vorgaben jederzeit zu erfüllen und damit die Anforderungen aus ArbStättV und ASR A1.3/A2.3 dauerhaft zu unterstützen.

Eine lückenlose Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen ist integraler Bestandteil der technischen Betriebsführung des Zutrittskontrollsystems. Sie dient mehreren Zwecken: dem Nachweis der Betreiberpflichten aus BetrSichV, ArbStättV, DGUV-Vorschriften und einschlägigen Normen (gegenüber Aufsichtsbehörden, Unfallversicherung, Auditoren), der Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit von Wartung, Konfigurationsänderungen und Reparaturen, sowie der Informationsbasis für zukünftige Instandhaltungs- und Modernisierungsentscheidungen. Gleichzeitig unterstützt eine strukturierte Protokollierung die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen (DSGVO/BDSG), z. B. durch klar geregelte Aufbewahrungs- und Löschfristen für Zutrittsprotokolle.

• 24/7-Rufbereitschaft: Der Auftragnehmer richtet eine ständige Rufbereitschaft ein, die außerhalb der planmäßigen Arbeitszeiten (abends, nachts, an Wochenenden und Feiertagen) für Störungen des Wegleitsystems erreichbar ist. Über eine zentrale Störungs-Hotline, ein Ticket-/CAFM-System oder ein vergleichbares Meldesystem können Mitarbeitende des Auftraggebers, Leitstellen, Empfang oder Sicherheitsdienst Störungen jederzeit melden (z. B. Ausfall digitaler Wegweiser in Hauptverkehrszonen, fehlerhafte Fluchtwegkennzeichnung, nicht lesbare oder beschädigte Schilder). Es ist sicherzustellen, dass Anrufe oder Meldungen sofort entgegengenommen oder innerhalb kurzer Zeit (max. 30 Minuten) beantwortet werden. Die Rufbereitschaft umfasst qualifiziertes Personal, das erste Beratung/Anleitung am Telefon geben kann (z. B. zu provisorischer Beschilderung, Absicherung von Fluchtwegen, temporären Umleitungen) und bei Bedarf die Servicetechniker vor Ort alarmiert.

• Reaktionszeiten und Entstörung vor Ort: Der Auftragnehmer garantiert kurze Reaktionszeiten, um im Störungsfall die Funktionsfähigkeit und Orientierungssicherheit des Wegleitsystems schnellstmöglich wiederherzustellen. Konkrete Vorgaben zu Reaktionszeiten sind im Rahmen der Service Level Agreements festgelegt. Als Richtwert gilt: Bei kritischen Störungen, die die Orientierung oder Sicherheit wesentlich beeinträchtigen (z. B. Ausfall oder Fehlfunktion von flucht- und rettungswegrelevanten Wegweisern, großflächiger Ausfall digitaler Anzeigen in sicherheitsrelevanten Bereichen, falsche Anzeige von Fluchtrichtungen), ist ein Techniker des Auftragnehmers innerhalb weniger Stunden (max. 2 Stunden) vor Ort beim Auftraggeber. Bei nicht-kritischen Störungen (z. B. Ausfall einzelner Standardwegweiser ohne Sicherheitsrelevanz, beschädigte Piktogramme ohne unmittelbaren Einfluss auf Fluchtwege) kann eine längere Frist zulässig sein (z. B. Entstörung am nächsten Arbeitstag); der Auftragnehmer muss in jedem Fall umgehend reagieren, die Störung bewerten und dem Auftraggeber eine Einschätzung zur Dringlichkeit und zum weiteren Vorgehen geben. Die genauen Fristen werden in den SLA definiert und müssen vom Auftragnehmer eingehalten werden.

• Fehlersuche und Behebung: Vor Ort hat der qualifizierte Servicetechniker unverzüglich mit der Fehlersuche am Wegleitsystem zu beginnen. Der Auftragnehmer setzt hierfür ausschließlich qualifiziertes Fachpersonal ein, das speziell im Bereich Wegleitsysteme (statische Beschilderung, Beleuchtung/Elektrotechnik, digitale Wegführung, Steuerungs- und Netzwerktechnik) geschult ist und Erfahrung mit den im Bestand vorhandenen Systemen und Herstellern hat. Mittels geeigneter Diagnosetools (z. B. Messgeräte für Spannungsversorgung, Netzwerk-Diagnosetools für digitale Anzeigen, Zugriff auf Content-Management-Systeme, Diagnosesoftware der Display- oder Controller-Hersteller) wird der Fehler systematisch eingegrenzt. Typische Störungsursachen können von elektrischen Problemen (z. B. defekte LED- oder Netzteile, Unterbrechung der Stromversorgung, Fehler im Notstromkreis), über mechanische Defekte (gelöste oder beschädigte Befestigungen, verzogene Tragschienen, beschädigte Gehäuse), bis hin zu IT-/Steuerungsproblemen (Ausfall eines Mediaplayers, Kommunikationsfehler im Netzwerk, fehlerhafte Content-Zuweisung) reichen. Der Auftragnehmer hält gängige Ersatz- und Verschleißteile in einem sinnvollen Umfang bereit oder stellt durch ein logistisches Konzept sicher, dass diese binnen kurzer Zeit beschafft werden können. Kleinere Ersatzteile (z. B. Sicherungen, Kleinmaterial, Standard-LED-Module, Steckverbinder, Sensoren) führt der Techniker in der Regel im Servicefahrzeug mit. Größere Komponenten (z. B. komplette Displaymodule, Netzteile, Steuergeräte, Medienplayer) sind in einem Ersatzteillager des Auftragnehmers vorrätig oder können über den Hersteller/Zulieferer kurzfristig (z. B. < 24 Stunden) beschafft werden.

Wenn am Wegleitsystem eine akute Störung oder ein Notfall auftritt, stellt diese Leistung sicher, dass unverzüglich fachkundige Hilfe zur Verfügung steht. Der Dienstleister bietet einen Sofort-Einsatz (Notfalleinsatz) an: Nach Abruf macht sich ein Servicetechniker schnellstmöglich auf den Weg zum Einsatzort. Vor Ort wird zunächst eine Erstdiagnose des Problems vorgenommen. Der Techniker verschafft sich einen Überblick über die Störung – zum Beispiel Ausfall zentraler Anzeigen in Foyers oder an Knotenpunkten, nicht funktionierende dynamische Fluchtwegführung, fehlerhafte Anzeige von Fluchtrichtungen, unleserliche oder stark beschädigte Schilder in sicherheitsrelevanten Bereichen, Totalausfall eines Teilnetzes digitaler Wegweiser – und bewertet die Sicherheitslage insbesondere im Hinblick auf ArbStättV, ASR A1.3 (Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung), ASR A2.3 (Fluchtwege und Notausgänge) und Barrierefreiheit (ASR V3a.2, DIN 18040, DIN 32975).

Kleinere Störungen oder Probleme, die ohne größeren Aufwand behoben werden können, werden sofort angegangen (Erstbehebung). Das kann etwa sein: Wiederherstellung der Spannungsversorgung, Rücksetzen einer ausgelösten Schutz- oder Steuerungseinrichtung, Austausch eines kleineren defekten Bauteils (wenn vorrätig, z. B. LED-Treiber, Klein-Netzteil), Neuladen von Inhalten auf einem Display, leichte Justage von Schildern oder Korrektur von Pfeilrichtungen. Sollte die Störung komplexer sein und sich nicht sofort vollständig beheben lassen, sorgt der Techniker zumindest dafür, dass das Wegleitsystem in einen sicherheitsgerechten Zustand versetzt wird. Das bedeutet entweder, eine Art Notbetrieb einzurichten (falls möglich und zulässig), z. B. durch Ersatzkennzeichnungen mit temporären Schildern und Bodenmarkierungen, damit Flucht- und Rettungswege weiterhin eindeutig erkennbar sind, oder betroffene Bereiche/Wege zu sperren und das System bzw. einzelne Komponenten so lange außer Betrieb zu nehmen, bis die Reparatur erfolgen kann. Anschließend informiert der Techniker den Betreiber über das weitere Vorgehen (welche Teile oder Maßnahmen erforderlich sind) und unterstützt bei der Planung der Reparatur (ggf. fällt dies dann unter Position 500.002 – Instandsetzung).

Jeder Einsatz wird mit einem Einsatzbericht dokumentiert, der Uhrzeit, Befund und durchgeführte Maßnahmen sowie empfohlene Folgemaßnahmen enthält. Dieser Bericht dient auch intern als Nachweis im Rahmen der Betreiber- und Dokumentationspflichten. Durch diesen Notfall-Störungsdienst kommt der Betreiber seiner Pflicht nach, bei auftretenden sicherheitsrelevanten Mängeln an der Kennzeichnung und Wegführung unverzüglich zu reagieren. Gemäß ArbSchG, ArbStättV und den DGUV-Vorschriften (insb. DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ sowie den zugehörigen DGUV-Regelwerken) sind festgestellte Gefährdungen zu beseitigen, die sichere Nutzung von Arbeitsstätten sicherzustellen und Flucht- und Rettungswege eindeutig zu kennzeichnen. Der Notfalleinsatz minimiert Ausfallzeiten, reduziert das Risiko weiterer Schäden oder Unfälle und stellt sicher, dass die Orientierung im Gebäude auch im Störfall auf einem sicheren Mindestniveau erhalten bleibt. Dieser Service ist häufig als Pauschale für x Stunden vor Ort kalkuliert; sollte der Einsatz länger dauern oder weitere Einsätze nötig sein, wird dies separat betrachtet. Insgesamt bietet die Störungsbeseitigung schnelle Unterstützung, erhöht die Sicherheit im Störfall und dokumentiert alle Schritte, was auch für Versicherungen oder Aufsichtsbehörden im Nachhinein wichtig sein kann.

Diese Position deckt die planmäßigen Reparatur- und Instandsetzungsarbeiten am Wegleitsystem ab, die nach Bedarf durchgeführt werden. Wenn im Rahmen von Prüfungen, Begehungen oder aufgrund von Störungen Defekte entdeckt wurden – seien es mechanische Probleme an Schilderträgern, elektrische Defekte an Beleuchtungs- oder Versorgungsleitungen oder Steuerungs-/IT-Probleme an digitalen Wegleitelementen –, übernimmt der Dienstleister die fachgerechte Instandsetzung. Die Abrechnung erfolgt auf Regie*-Basis (nach Aufwand in Stunden), da Art und Umfang der Arbeiten je nach Schaden variieren. Beispiele für Instandsetzungen sind: Mechanik – Austausch beschädigter oder verbogener Schilder, Tragschienen, Wand- und Deckenhalterungen, Erneuerung von Gehäusedichtungen, Nachziehen oder Erneuern von Befestigungen; Elektrik – Tausch defekter LED-Module, Netzteile, Schaltgeräte, Leitungen oder Anschlussdosen, Reparatur von Energiezuführungen, Instandsetzung von Notstromversorgungen für sicherheitsrelevante Kennzeichnung; Steuerung/IT – Austausch von Medienplayern oder Steuergeräten, Software-Reset oder -Update, Neuparametrierung von Steuerungs- und Content-Management-Systemen, Fehlerbehebung in Netzwerkverbindungen, Instandsetzung von Schnittstellen zu Gebäudeleit- oder Gefahrenmeldeanlagen.

Die Arbeiten werden von qualifizierten Servicetechnikern mit entsprechendem Fachgebiet durchgeführt (z. B. Elektrotechniker für elektrische und digitale Komponenten, Metallbauer/Schlosser für mechanische Komponenten, IT-/Systemtechniker für Content- und Netzwerkthemen). Nach Abschluss der Reparatur wird das Wegleitsystem bzw. der betroffene Teilbereich wieder in Betrieb genommen und einer Funktions- und Sicherheitsprüfung** unterzogen, um sicherzustellen, dass die Instandsetzung erfolgreich war. Beispielsweise wird nach Austausch von sicherheitsrelevanten Schildern bzw. Komponenten die Lesbarkeit und Sichtbarkeit in den relevanten Sichtachsen geprüft, nach Reparatur digitaler Wegweiser wird ein vollständiger Probelauf aller Ansichten (Sprachen, Zielbereiche, Fluchtwegführung) durchgeführt, und bei fluchtwegrelevanten Kennzeichnungen wird kontrolliert, ob die Vorgaben aus ASR A1.3, ASR A2.3, DIN EN ISO 7010, DIN 1450 und DIN 32975 eingehalten sind.

Alle durchgeführten Arbeiten und Befunde während der Reparatur werden in einem Reparaturbericht dokumentiert. Dieser enthält auch die verwendeten Ersatzteile (die gegebenenfalls zusätzlich berechnet werden, siehe Ersatzteilmanagement) und ggf. Hinweise für die Zukunft (z. B. Ursachenanalyse, um Wiederholungen zu vermeiden oder konzeptionelle Anpassungen an der Wegführung zu empfehlen). Außerdem wird – sofern vorgesehen – ein Eintrag im Anlagen- bzw. Prüfbuch des Wegleitsystems vorgenommen, insbesondere wenn durch die Reparatur sicherheitsrelevante Teile oder fluchtwegrelevante Kennzeichnungen betroffen waren. So ist lückenlos nachvollziehbar, wann welche Komponente ersetzt oder angepasst wurde. Rechtlich leistet der Betreiber mit der umgehenden Instandsetzung einen wesentlichen Beitrag zur sicheren Nutzung der Arbeitsstätte und zur Einhaltung der Anforderungen aus ArbSchG, ArbStättV, ASR A1.3, ASR A2.3 sowie den DGUV-Vorschriften, wonach erkannte Gefährdungen unverzüglich zu beheben und sichere Flucht- und Rettungswege dauerhaft sicherzustellen sind. Die Regie-Instandsetzung stellt dies flexibel sicher: Kleine Reparaturen sind schnell erledigt, während größere Projekte ggf. im Vorfeld mit einer Aufwandsschätzung angekündigt und mit dem Auftraggeber abgestimmt werden können. Insgesamt trägt diese Leistung maßgeblich dazu bei, dass das Wegleitsystem langfristig funktionsfähig, normenkonform und sicher bleibt, da Mängel nicht liegenbleiben, sondern professionell behoben und dokumentiert werden.

Bestehende Wayfinding Systeme (statische und dynamische Beschilderung, Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, taktile Leitsysteme, digitale Wegweiser) lassen sich durch gezielte Nachrüstungen und Modernisierungen auf den aktuellen Stand der Technik und der einschlägigen Regelwerke bringen. Dies erhöht Orientierungssicherheit, Barrierefreiheit, Energieeffizienz und Betriebssicherheit deutlich, ohne dass ein vollständiger Neubau erforderlich ist. Im Folgenden werden exemplarisch drei typische Nachrüstmaßnahmen beschrieben, inklusive Leistungsumfang, Nutzen und wichtigen Hinweisen.

Beschreibung: Ein vorhandenes Wayfinding System mit konventionell geschalteten Leuchten und beleuchteten Schildern wird nachträglich mit einem zentralen Steuer- und Dimm-System (z. B. DALI-, KNX- oder BACnet-basierte Steuerung) ausgestattet, um eine bedarfsabhängige und zonenweise Helligkeitssteuerung zu ermöglichen. Bisherige starre Schaltkreise werden durch adressierbare Betriebsgeräte und Lichtsteuerkomponenten ergänzt oder ersetzt.

• Lieferung eines geeigneten Lichtsteuer- und Dimm-Systems passend zu den vorhandenen Leuchten, Betriebsgeräten und Stromkreisen (z. B. DALI-Controller, Gateways, Sensorik).

• Montage und Verkabelung der Steuer- und Dimm-Komponenten in Unterverteilungen, Schaltschränken oder Deckenzwischenräumen einschließlich Anpassung der Zuleitungen und Steuerleitungen.

• Integration in die bestehende Gebäudeautomation bzw. in ein zentrales Leit- oder Content-Management-System, einschließlich Schnittstellenparametrierung (z. B. BACnet, Modbus, IP-basierte Protokolle).

• Parametrierung der Steuerung (Programmierung von Helligkeitsniveaus, Szenen, zeit- und präsenzabhängiger Schaltungen, Tag-/Nacht- und Reinigungsbetrieb, Evakuierungsmodus).

• Inbetriebnahme und Test: Nach dem Einbau wird das System ausführlich getestet; Szenen, Dimmkurven und Umschaltzeiten werden optimiert und an die Anforderungen des Betreibers (Nutzungszeiten, Personenströme, Corporate Design) angepasst.

Durch diese Umrüstung erhält das Wayfinding System eine fein abgestufte, zonenweise Helligkeits- und Schaltsteuerung.

Bereiche können bedarfsabhängig gedimmt oder abgeschaltet werden, ohne die Mindestanforderungen an Flucht- und Rettungswegbeleuchtung gemäß DIN EN 1838 und ASR A2.3 zu unterschreiten. Dies verbessert die visuelle Wahrnehmung der Wegweisung, reduziert Blendungen, senkt den Energieverbrauch und unterstützt ein einheitliches Erscheinungsbild. Zudem können Betriebszustände (Normalbetrieb, Nachtbetrieb, Störungsfall, Evakuierung) klar definiert und automatisiert abgebildet werden.

• Einbauraum: Es muss ausreichend Platz in Verteilungen, Schaltschränken oder Deckenzwischenräumen für Steuer- und Dimm-Komponenten vorhanden sein, einschließlich thermischer Anforderungen und Zugänglichkeit für Wartung.

• Leuchten- und EVG-Tauglichkeit: Die vorhandenen Leuchten und Betriebsgeräte müssen für dimmbaren Betrieb bzw. für den gewählten Bus (z. B. DALI) geeignet sein. Bei sehr alten Leuchten kann ein Austausch von Leuchte oder Betriebsgerät erforderlich sein, um einen zuverlässigen und normgerechten Betrieb zu gewährleisten.

• Parametrierung nach Bedarf: Helligkeitsniveaus, Szenen und Schaltzeiten werden in Abstimmung mit Betreiber und Brandschutzkonzept eingestellt, sodass sowohl Orientierungssicherheit als auch Energieeffizienz den betrieblichen Erfordernissen entsprechen.

• Netzrückwirkungen/EMV: Steuer- und Dimm-Komponenten können EMV-relevante Effekte verursachen. Es werden ausschließlich normgerechte, EMV-geprüfte Geräte eingesetzt, die die einschlägigen EMV-Normen für Licht- und Steueranlagen erfüllen und mit geeigneten Filtern bzw. Schirmung ausgeführt sind.

• Sicherheitsnormen: Die Nachrüstung wird gemäß den geltenden sicherheits- und elektrotechnischen Standards durchgeführt, insbesondere DIN EN 1838 (Notbeleuchtung), DIN EN ISO 7010 und DIN 4844 (Sicherheitskennzeichnung), DIN 32975 (visuelle Kontraste), DIN VDE 0100 und DIN VDE 0108 (Sicherheitsbeleuchtung) sowie den Anforderungen aus ArbStättV, ASR A1.3 und ASR A2.3.

• Dokumentation und Prüfung: Nach erfolgreicher Installation wird die technische Dokumentation des Wayfinding Systems aktualisiert (Stromlaufpläne, Adressierungspläne, Szenenlisten, Betriebsanleitung, Wartungspläne). Gegebenenfalls ist nach der Umrüstung eine wiederkehrende Prüfung bzw. erweiterte Funktionsprüfung gemäß BetrSichV, DGUV V3 und den technischen Regeln (TRBS 1201) durchzuführen, um die ordnungsgemäße Funktion und Sicherheit der nachgerüsteten Steuerung zu bestätigen.

Beschreibung: Das Wayfinding System wird mit einem drahtlosen Bedien- und Servicezugang ausgestattet, um Inhalte, Betriebsmodi und Tests zentral, sicher und flexibel durchführen zu können. Hierfür wird ein Funk- oder WLAN-basiertes Kommunikationsmodul an der Steuerung bzw. im Serverumfeld installiert und in die bestehende Systemarchitektur integriert. Zusätzlich erhält der Betreiber eine oder mehrere mobile Bedieneinheiten (z. B. Tablet, Service-Handgerät), mit denen Konfigurationen, Tests und ggf. Schaltvorgänge vorgenommen werden können. Falls vorhanden, bleiben vorhandene kabelgebundene Bedien- oder Servicezugänge (z. B. Bedienpanel im Technikraum) erhalten und werden so adaptiert, dass wahlweise lokaler oder drahtloser Zugriff möglich ist. Nach dem Einbau des Systems werden Reichweite, Störsicherheit und die korrekte Umsetzung aller Befehle getestet.

Durch die drahtlose Bedien- und Serviceanbindung kann der Betreiber das Wayfinding System aus sicherer Distanz und mit größerer Flexibilität überwachen und anpassen. Servicepersonal ist nicht an einen festen Technikraum gebunden und kann sich im Gebäude bewegen, um Änderungen vor Ort (z. B. nach Flächenumbau) direkt zu kontrollieren. Dies erhöht die Betriebssicherheit, da Prüfungen der Fluchtwegkennzeichnung, Leuchtdichten und Inhalte mit besserer Sicht auf die realen Situationen erfolgen können. Gleichzeitig verbessern sich Ergonomie und Effizienz, da doppelte Wege, manuelles Umschalten in Verteilungen und aufwendige Vor-Ort-Konfigurationen reduziert werden.

• Lieferung und Installation des Kommunikationsmoduls (z. B. WLAN-/Funk-Gateway, VPN-Router) inklusive Anschluss an die zentrale Steuerung bzw. das Content-Management-System.

• Bereitstellung der mobilen Bedieneinheiten (z. B. Tablet, Service-Handgerät) mit geeigneter Software/Oberfläche für die Konfiguration, Statusanzeige und ggf. Betriebsumschaltung.

• Integration in die bestehende IT-/Netzwerkumgebung unter Beachtung von IT-Sicherheitsvorgaben (z. B. Trennung von Gast- und Betriebsnetzen, VPN, verschlüsselte Verbindungen).

• Prüfung und Inbetriebnahme: Nach Einbau werden Verbindungsqualität, Reichweite, Benutzerrechte, Zugriffssicherheit und die korrekte Ausführung von Konfigurationsbefehlen und Testfunktionen überprüft.

• Normen und Zulassung: Die eingesetzten Kommunikationssysteme erfüllen die einschlägigen Funk-, EMV- und Sicherheitsnormen und sind CE-konform (Funkanlagenrichtlinie, EMV-Richtlinie, Niederspannungsrichtlinie).

• Frequenz- und Netzkoordination: Vor der Nachrüstung ist zu prüfen, ob vor Ort Frequenzüberlagerungen, bauliche Abschirmungen oder IT-Richtlinien Einschränkungen verursachen. Gegebenenfalls sind Frequenzen, Kanäle und Netzsegmente mit der IT-Abteilung abzustimmen.

• Schulung der Bediener: Das zuständige FM- und IT-Personal muss in der Handhabung des drahtlosen Zugangs, der Benutzerrechte und der Sicherheitsaspekte unterwiesen werden (Konfiguration, Passwortschutz, Updates).

• Lieferumfang Zubehör: Zum System gehören ggf. Zubehörteile wie Ladegeräte, Schutzhüllen und Halterungen für mobile Endgeräte. Diese sind im Lieferumfang vorzusehen, um einen unterbrechungsfreien Betrieb sicherzustellen.

• Robuste Ausführung: Mobile Bedieneinheiten sind für den FM-Einsatz auszuführen (Stoßfestigkeit, geeignete Schutzart, ggf. Nutzung mit Handschuhen), um eine lange Lebensdauer und zuverlässige Funktion in der Gebäudepraxis zu gewährleisten.

Beschreibung: Diese Position umfasst diverse Modernisierungsmaßnahmen zur Aufrüstung bestehender Wayfinding Systeme mit zusätzlichen Komponenten oder sicherheitstechnischen Upgrades. Je nach Ausgangszustand des Systems, Brandschutzkonzept, Barrierefreiheitsanforderungen und Corporate-Design-Vorgaben können unterschiedliche Nachrüstungen sinnvoll sein.

• Endabschalter nachrüsten: Übertragung des Prinzips auf das Wayfinding System durch Installation zusätzlicher Überwachungsfunktionen und Zustandsmeldungen (z. B. Überwachung der Versorgungssicherheit von Rettungszeichenleuchten, Überwachung von Tür- oder Fluchtwegbereichen mit Meldefunktion bei Ausfall oder Abdeckung von Schildern).

• Antikollisionssystem: Übertragung auf digitale Systeme durch Aufbau einer Logik, die widersprüchliche oder irreführende Wegweisungen verhindert (z. B. Vermeidung gleichzeitiger Anzeige widersprüchlicher Routen bei dynamischen Evakuationssystemen) und zentral überwacht, ob alle Fluchtwege entsprechend dem Brandschutzkonzept korrekt gekennzeichnet sind.

• Lastmesssystem/Lastanzeige: Entspricht bei Wayfinding Systemen der Nachrüstung von Monitoring- und Reportingfunktionen, z. B. Protokollierung von Störungen, Ausfällen, Stromkreisen mit hoher Belastung sowie Nutzungsdaten digitaler Displays (Betriebsstunden, Helligkeitsprofile). Diese Daten unterstützen zustandsorientierte Wartung, Austauschplanung (z. B. LED-Lebensdauer) und die Überprüfung von SLA/Kennzahlen.

• Austausch zentraler Komponenten: Falls Kernbaugruppen veraltet, nicht normkonform oder verschlissen sind, können sie durch moderne Komponenten ersetzt werden. Beispielsweise können alte Leuchten durch energieeffiziente LED-Rettungszeichenleuchten gemäß DIN EN 1838 ersetzt werden, veraltete Piktogramme durch normkonforme Symbole nach DIN EN ISO 7010, oder eine alte, proprietäre Steuerung durch ein modernes, offenes System mit Schnittstellen zu CAFM/Gebäudeautomation. Dadurch erhöhen sich Zuverlässigkeit, Normkonformität und Zukunftsfähigkeit des Systems erheblich.

Durch solche Modernisierungen kann die Leistungsfähigkeit, Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit und Langlebigkeit älterer Wayfinding Systeme deutlich verbessert werden.

Die Nachrüstung der gewählten Komponenten wird fachgerecht durchgeführt und das System anschließend wieder in Betrieb genommen. Alle notwendigen Anpassungen an Elektrik, Steuerung, Flucht- und Rettungsplänen sowie Dokumentation (z. B. geänderte Wegeverläufe) sind inkludiert. Abschließend erfolgen ausführliche Funktionsprüfungen, Begehungen und Sichtkontrollen, um sicherzustellen, dass die neuen Komponenten einwandfrei in das Gesamtsystem integriert sind und wie vorgesehen arbeiten. Eine Dokumentation der Änderungen (z. B. Aktualisierung von Plänen, Stücklisten, Beschilderungskataster und Bedienungsanleitungen) wird ebenfalls vorgenommen.

• Individuelle Spezifikation: Diese Position dient als Sammelposten für verschiedene Nachrüst- und Modernisierungsleistungen. Die konkreten Komponenten und der Umfang der Nachrüstung sind bei Beauftragung individuell festzulegen. Der Anbieter wählt kompatible Komponenten, die in das vorhandene Wayfinding System herstellerneutral integriert werden können und die Vorgaben aus Brandschutzkonzept, ArbStättV und ASR erfüllen.

• Regelwerke und Kompatibilität: Alle Nachrüstungen erfolgen unter Beachtung der relevanten Normen und Vorschriften für Sicherheits- und Wegweisungssysteme (z. B. ArbStättV, ASR A1.3, ASR A2.3, ASR V3a.2, DIN EN ISO 7010, DIN 4844, DIN EN 1838, DIN 32975, DIN 18040, DGUV-Regelwerk). Es werden nur Komponenten eingesetzt, die mit der bestehenden Installation technisch kompatibel sind und die erforderlichen Zulassungen (z. B. CE-Kennzeichnung, Konformität mit EMV- und Niederspannungsrichtlinie) besitzen.

• Prüf- und Genehmigungspflichten: Vor Ausführung ist zu prüfen, ob die geplante Modernisierung als wesentliche Änderung des Brandschutz- und Rettungswegkonzeptes oder der Sicherheitsbeleuchtungsanlage einzustufen ist und damit eine Beteiligung von Brandschutzsachverständigen, Bauaufsicht oder anderen Behörden erforderlich macht. In solchen Fällen sind die Vorgaben der Landesbauordnungen, ggf. Sonderbauverordnungen sowie der BetrSichV zu beachten. Nach bestimmten Modernisierungen kann eine Abnahme durch einen Sachverständigen oder eine erweiterte Prüfung des Flucht- und Rettungskonzeptes erforderlich werden.

• Inbetriebnahme und Dokumentation: Nach Abschluss der Modernisierungsarbeiten wird das gesamte Wayfinding System auf korrekte Funktion, Normkonformität und Übereinstimmung mit dem Brandschutz- und Nutzungskonzept getestet. Alle Änderungen werden in die technischen Unterlagen übernommen (Planrevisionen, Aktualisierung der Flucht- und Rettungspläne, Beschilderungskataster, Betriebs- und Wartungsanleitungen, Wartungspläne). Das modernisierte System wird dem Betreiber erst übergeben, wenn sichergestellt ist, dass Betriebssicherheit, Orientierungssicherheit, Barrierefreiheit und Arbeitsschutz nach der Modernisierung uneingeschränkt gewährleistet sind.

Der Auftragnehmer stellt die Ersatzteilbeschaffung und -lieferung für alle Komponenten des Wegleitsystems (z. B. statische und digital gesteuerte Schilder, Rettungszeichenleuchten, optische Sicherheitsleitsysteme, Tragsysteme, Steuer- und Netzgeräte) nach Bedarf sicher. Zunächst identifiziert er anhand der Störungsmeldung, Fehlerbeschreibung oder einer Inspektion das erforderliche Ersatzteil – herstellerneutral und systemübergreifend. Typische Beispiele sind: geeignete Rettungszeichenleuchte oder LED-Modul, passende Piktogrammtafel nach DIN EN ISO 7010, Tragschiene oder Befestigungselemente, Netz- oder Batteriemodul einer Sicherheitsleuchte oder Steuer-/Displaymodul eines Wegeleitmonitors. Anschließend beschafft der Auftragnehmer das benötigte Teil über das eigene Ersatzteillager, direkt beim Hersteller oder über den Fachhandel. Die Lieferung des Ersatzteils an den Auftraggeber bzw. an den vereinbarten Einsatzort erfolgt im Standardversand oder das Teil wird bei Bedarf zur Abholung bereitgestellt. Dabei verwendet der Auftragnehmer eine sachgerechte Verpackung, um optische Flächen, Piktogramme und elektrische/elektronische Bauteile während des Transports zu schützen.

Die Materialkosten des Ersatzteils selbst sind in dieser Position nicht enthalten; sie werden je nach Teil separat ausgewiesen oder nach Nachweis abgerechnet. Diese Position deckt ausschließlich den Service der Beschaffung und Bereitstellung ab, nicht den Teilepreis. Es werden bevorzugt Originalteile oder gleichwertige, vom Hersteller freigegebene Ersatzteile verwendet, die die Konformität mit den einschlägigen Vorschriften (u. a. ArbStättV, ASR A1.3, ASR A2.3 und DIN EN ISO 7010 für Sicherheits- und Rettungszeichen sowie – bei Leuchten – die relevanten Produktnormen) sicherstellen. Der Einsatz nicht freigegebener oder nicht normkonformer Komponenten kann zum Erlöschen von Gewährleistungsansprüchen und zur Infragestellung der Rechtskonformität der Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung führen.

Viele gängige Verschleiß- und Ersatzteile für Wegleitsysteme hält der Auftragnehmer auf Lager, sodass sie sofort verfügbar sind (z. B. Standard-Rettungszeichenpiktogramme, LED-Module, Betriebsgeräte/Treiber, Befestigungssätze, Abdeckungen, Standardpanele). Nicht vorrätige Teile werden kurzfristig beschafft; Bestellungen, die bis zu einer vereinbarten Uhrzeit eingehen, werden in der Regel noch am selben Werktag versandt oder auf Wunsch zur Abholung bereitgelegt. Hinweis: Express- und Kurierlieferungen sind in dieser Position nicht enthalten und können gesondert beauftragt werden.

Der Auftragnehmer bietet optional eine Express- bzw. Kurierlieferung für besonders eilige Ersatzteile des Wegleitsystems an. Wenn ein Ersatzteil umgehend benötigt wird – z. B. um eine sicherheitsrelevante Beeinträchtigung der Fluchtwegkennzeichnung oder der optischen Sicherheitsleitsysteme zu vermeiden – kann eine Expresslieferung veranlasst werden, etwa per Kurierdienst, Nacht-Express oder Direktfahrt. Dadurch wird die Zustellung des Ersatzteils innerhalb kürzester Zeit gewährleistet, je nach Dringlichkeit oft noch am selben Tag oder über Nacht.

Diese Leistung ist optional und wird nur beauftragt, wenn vom Betreiber eine beschleunigte Lieferung ausdrücklich gewünscht wird oder die Dringlichkeit der Maßnahme dies erfordert (z. B. zur schnellen Wiederherstellung der Vorgaben nach ASR A2.3 zu Fluchtwegen, Notausgängen, Sicherheitsbeleuchtung und optischen Sicherheitsleitsystemen). Die zusätzlichen Kosten für Express- bzw. Kurierlieferungen werden separat berechnet, da hier Sondertransportkosten (Kurier, Expressdienst etc.) anfallen. Der Auftragnehmer wählt das schnellstmögliche wirtschaftlich vertretbare Transportmittel (z. B. Direktkurier, Flugexpress), um die Lieferzeit zu minimieren. Die genaue Ausführung (Overnight-Express, Direktkurier usw.) und die voraussichtlichen Kosten werden vorab mit dem Kunden abgestimmt, sodass eine transparente Entscheidung zwischen Kosten und Geschwindigkeit möglich ist und gleichzeitig die schnellstmögliche Versorgung mit dem benötigten Ersatzteil sichergestellt wird.

Diese Leistung umfasst alle Tätigkeiten rund um Ersatzteile für das Wegleitsystem – von der Identifizierung bis zur Lieferung. Wenn im Zuge von Prüfungen, Wartung oder Entstörung Ersatzteile benötigt werden (z. B. eine bestimmte Elektronikbaugruppe der zentralen Versorgung für Sicherheitsbeleuchtung, ein Steuerungsmodul für digitale Wegweiser, ein LED-Modul einer Rettungszeichenleuchte, Tragschienen und Befestigungssätze, taktile Elemente oder Piktogrammtafeln), übernimmt der Dienstleister die Ersatzteilrecherche. Das bedeutet: Er ermittelt anhand der Anlagendokumentation (Ersatzteillisten, technischen Zeichnungen, Schaltplänen) und der Fehlerbeschreibung, welches konkrete Teil erforderlich ist. Dabei wird geprüft, ob das Ersatzteil beim Originalhersteller der Komponenten verfügbar ist oder ob gleichwertige Alternativen (z. B. normgerechte Standardkomponenten oder kompatible Baugruppen von Drittanbietern) eingesetzt werden können – stets unter Beachtung, dass Sicherheit, Barrierefreiheit und Gewährleistung (insbesondere Konformität mit ASR A1.3, ASR A2.3, DIN EN ISO 7010 und ggf. DIN 32975) nicht beeinträchtigt werden. Sobald das benötigte Teil identifiziert ist, kümmert sich der Dienstleister um die Beschaffung: Er holt Angebote ein, bestellt das Teil im Namen des Kunden (oder in eigenem Namen, je nach Vertragsgestaltung) und organisiert die Lieferung. Auch die Logistik wird übernommen, d. h. gegebenenfalls Zollabwicklung bei Importteilen, Terminverfolgung der Lieferung, Expressversand bei Eilbedürfnissen etc. Das Ersatzteilmanagement endet mit der Anlieferung des Teils an den vorgesehenen Ort (z. B. direkt an den Einsatzort des Wegleitsystems oder an das Lager des Kunden) und der Information an die Instandhaltungs- bzw. Serviceteams, dass das Teil verfügbar ist.

Die Kosten des Ersatzteils selbst werden in der Regel separat abgerechnet (das Leistungsverzeichnis weist sie häufig ausdrücklich als separaten Posten aus), während diese Position 700.001 die Dienstleistung rund um das Ersatzteil (Recherchen, Abstimmung, Beschaffung, Logistik) abdeckt. Zum Leistungsumfang gehört auch die Dokumentation: Es wird festgehalten, welches Teil beschafft wurde (Teilenummer, Hersteller/Lieferant, Preis), und es werden entsprechende Dokumente wie Lieferscheine, Konformitätserklärungen und Prüfzeugnisse weitergereicht. Insbesondere bei sicherheitsrelevanten Teilen (z. B. Rettungszeichenleuchten, Komponenten optischer Sicherheitsleitsysteme, tragende Befestigungselemente) sorgt der Dienstleister dafür, dass die notwendigen Herstellerbescheinigungen und normativen Nachweise zur Aufnahme in die Anlagenakte bzw. das Prüfbuch bereitgestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das Wegleitsystem auch nach Austausch von Komponenten weiterhin den Anforderungen der ArbStättV, ASR A1.3/ASR A2.3 und der einschlägigen DIN-Normen entspricht. Durch das Outsourcing des Ersatzteilmanagements an den Servicepartner wird der Betreiber erheblich entlastet. Er kann darauf vertrauen, dass im Bedarfsfall schnell das richtige Teil gefunden und bereitgestellt wird – funktionale Beeinträchtigungen der Orientierung und sicherheitsrelevante Ausfallzeiten werden verkürzt. Indirekt unterstützt diese Leistung den Betreiber dabei, seiner Pflicht zur Instandhaltung des Wegleitsystems nachzukommen: Nur mit passenden, normgerechten Ersatzteilen lässt sich das System dauerhaft sicher betreiben. Die lückenlose Dokumentation im Anlagenlogbuch, welche Teile wann ersetzt wurden, trägt zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei – ein Aspekt, der auch in Prüfungen oder bei Audits (z. B. Arbeitsschutz-, Brandschutz- oder Qualitätsaudits) von Bedeutung ist.

Energieeffizienz-Upgrades stellen einen zentralen Mehrwert im modernen Management von Wegleitsystemen und sicherheitsrelevanter Kennzeichnung dar. Durch gezielte technische Nachrüstungen, den Einsatz energieeffizienter Beleuchtungs- und Versorgungstechnik sowie die Integration intelligenter Steuerungs- und Überwachungssysteme wird der Energieverbrauch des Wegleitsystems deutlich reduziert und die Nachhaltigkeit der Betriebsprozesse gesteigert. Solche Maßnahmen tragen nicht nur zur Kostensenkung und CO₂-Reduktion bei, sondern fördern auch die Einhaltung von Umweltstandards und ESG-Zielen sowie die Integration in Energie- und Klimastrategien (z. B. gemäß ISO 50001 und betrieblichen Dekarbonisierungszielen).

• Optimierung des Energieeinsatzes pro versorgter Fläche bzw. pro Betriebsstunde des Wegleitsystems (z. B. kWh/m²·a)

• Verbesserung der Systemleistung und Verfügbarkeit durch intelligente Steuerungen (z. B. zeit-, präsenz- oder tageslichtabhängige Regelung, soweit mit den Anforderungen an Flucht- und Rettungswege vereinbar)

• Verlängerung der Lebensdauer von Leuchten, Displays, Netzgeräten und Tragsystemen durch energieeffiziente Betriebsweisen und reduzierten thermischen Stress

• Reduzierung der Treibhausgasemissionen gemäß ISO 14064 und im Rahmen des EU Green Deal

Der Auftragnehmer erstellt Modernisierungskonzepte, die nachweislich Energieeinsparungen und Emissionsminderungen aufzeigen und gleichzeitig die Anforderungen der ArbStättV, der einschlägigen ASR sowie relevanter DIN-Normen einhalten.

• Austausch veralteter Leuchten- und Beschilderungssysteme (z. B. Leuchtstoff-Rettungszeichenleuchten, konventionelle Lichtquellen) durch hocheffiziente LED-Systeme mit geeignetem Betriebsgerät

• Integration dimmbarer Betriebsgeräte und intelligenter Steuerungen (z. B. DALI/KNX-Anbindung, Szenen- oder Zeitsteuerung) für einen bedarfsgerechten, energieoptimierten Betrieb von Informations- und Orientierungselementen, soweit normativ zulässig

• Einsatz energieeffizienter Zentralbatterie-, USV- und Netzteilkonzepte mit hohem Wirkungsgrad und optimierten Lade- und Standby-Strategien

• Installation von LED-Beleuchtungssystemen mit hoher Energieeffizienz in Bereichen mit erhöhtem Informations- und Orientierungsbedarf (z. B. Foyers, Flure, Knotenpunkte, Wartungsbereiche)

• Verwendung ressourcenschonender, langlebiger und recyclingfähiger Materialien sowie optimierter Tragsysteme zur Reduzierung von Materialeinsatz, Transportaufwand und Wartungsbedarf

• Einsatz daten- oder KI-basierter Regelungsalgorithmen zur Optimierung von Betriebszeiten, Helligkeitsniveaus und Anzeigeprofilen (insbesondere bei digitalen Wegweiser- und Informationssystemen)

• Jedes Modernisierungskonzept muss technische Spezifikationen, erwartete Einsparungen (kWh/Jahr und CO₂-Reduktion in Tonnen/Jahr) sowie die voraussichtliche Amortisationszeit enthalten.

Vor jeglichen Nachrüstungen muss der Auftragnehmer ein Energieaudit durchführen, um den aktuellen Energieverbrauch aller relevanten Komponenten des Wegleitsystems zu ermitteln.

• Messung bzw. Erfassung der typischen Betriebs-, Bereitschafts- und Standby-Zeiten der Systemkomponenten

• Leistungsaufnahmeprofile der Leuchten, Displays, Netzteile, Zentralbatterie-/USV-Anlagen und Steuerungssysteme

• Identifizierung verlustbehafteter Komponenten oder ineffizienter Betriebszustände (z. B. überdimensionierte Leistungen, unnötiger Dauerbetrieb, fehlende Abschaltkonzepte in nicht sicherheitsrelevanten Bereichen)

• Bewertung der Steuerungsstrategien und der verwendeten Software (z. B. Schaltprogramme, Helligkeitsregelung, Content-Steuerung digitaler Anzeigen) im Hinblick auf Energieeffizienz und Normkonformität

Die Ergebnisse der Ausgangsbewertung bilden die Grundlage zur Ermittlung des Energieeinsparpotenzials und der Investitionsrentabilität (ROI) für Modernisierungen am Wegleitsystem.

• Detaillierter Modernisierungszeitplan, einschließlich Koordination von Arbeiten und eventuellen Abschaltungen mit dem laufenden Gebäudebetrieb und den Anforderungen an Flucht- und Rettungswege

• Spezifikation der benötigten Materialien, Ausrüstungen und Lieferanten (z. B. Leuchten, Steuerungskomponenten, Tragsysteme, Beschilderung)

• Integration von Sicherheitsprüfungen während der Modernisierungsphasen (z. B. Zwischenprüfungen zur Einhaltung von ASR A1.3, ASR A2.3, DIN EN ISO 7010 und DIN EN 1838)

• Abnahmeprüfungen und Inbetriebnahmeprotokolle nach Abschluss der Installation (Funktionstests, Notstrom-/Batterietests, Sicht- und Lesbarkeitsprüfungen)

• Dokumentation gemäß VDI 6026-1 (Zeichnungen, Datenblätter und Prüfberichte)Dokumentation gemäß VDI 6026-1 (Zeichnungen, Datenblätter, Prüfberichte, aktualisierte Tür- und Leserlisten, Parametrierungsprotokolle und Energiebilanzen)

Alle Maßnahmen müssen durchgeführt werden, ohne die Verfügbarkeit, Sicherheit oder Wirksamkeit der Fluchtwegkennzeichnung, Sicherheitsbeleuchtung und Wegleitsysteme zu beeinträchtigen.

Die erzielten Energieeffizienzgewinne sind nach der Umsetzung zu überwachen und zu verifizieren.

• Echtzeit-Energieverbrauch bzw. Lastprofile der wesentlichen Systemkomponenten

• Wirkungsgrad des Systems (z. B. Verhältnis von bereitgestellter Licht- und Informationsleistung zu eingesetzter Energie)

• Auslastungsgrad und energiebezogene Kennzahlen pro versorgter Fläche bzw. pro Betriebsstunde (z. B. kWh/m²·a für das Wegleitsystem)

• Erreichte CO₂-Einsparungen im Vergleich zum Ausgangszustand

Vierteljährliche Leistungsberichte müssen eingereicht werden, einschließlich grafischer Energieverbrauchstrends, wesentlicher Effizienzkennzahlen (z. B. spezifischer Energieverbrauch des Wegleitsystems, Verfügbarkeit der Sicherheitsbeleuchtung) und Empfehlungen zur weiteren Optimierung.

• Reduktion des Energieverbrauchs (Prozent und kWh/Jahr)

• Verringerung der CO₂-Emissionen (Tonnen/Jahr)

• Systemverfügbarkeit und Wirkungsgrad, insbesondere der sicherheitsrelevanten Komponenten (Rettungszeichenleuchten, optische Sicherheitsleitsysteme, digitale Orientierungssysteme)

• Amortisationsdauer (ROI)

• Erfüllung der Energieziele gemäß ISO 50001 und den energie- und klimapolitischen Zielen des Auftraggebers

Der Auftraggeber kann unabhängige Prüfungen oder eine Zertifizierung durch Dritte (z. B. im Rahmen von ISO 50001-Audits oder ESG-Reporting) verlangen, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu überprüfen.

Der Auftraggeber kann unabhängige Prüfungen oder eine Zertifizierung durch Dritte (z. B. ISO-Audits, Green-Building-Zertifizierungen) verlangen, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu überprüfen.

• Regelmäßige Review-Termine zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zur Bewertung der Systemleistung und Energieeffizienz des Wegleitsystems

• Diskussion weiterer Optimierungsoptionen (z. B. zusätzliche Steuerungsfunktionen, Anpassung von Betriebszeiten, weitere Umrüstung auf effizientere Komponenten)

• Aktualisierung der langfristigen Nachhaltigkeitspläne im Einklang mit den ESG- und Klimaneutralitätszielen des Auftraggebers sowie mit dessen Energie- und Klimastrategie

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, kontinuierliche technische Schulungen, Unterweisungen zur Sicherheits- und Gesundheitskennzeichnung sowie Sensibilisierungsworkshops durchzuführen, um ein hohes Niveau an Systemverfügbarkeit, Orientierungssicherheit und Einhaltung einschlägiger gesetzlicher sowie fachlicher Vorgaben (u. a. ArbSchG, ArbStättV, ASR A1.3, ASR V3a.2, DIN EN ISO 7010, DIN 1450, DIN 32975) sicherzustellen. Diese Programme gewährleisten, dass alle mit dem Wegleitsystem befassten Mitarbeitenden (z. B. Facility Management, Empfang, Sicherheitsdienst, Betreiber-IT, externe Servicepartner) die notwendigen Fähigkeiten, Kenntnisse und das Bewusstsein besitzen, um das System normgerecht zu betreiben, zu pflegen und weiterzuentwickeln.

• Einführungsschulung: Für neue Mitarbeitende vor ihrem Einsatz im Umgang mit dem Wegleitsystem; behandelt Aufbau und Funktionsweise des Wegleitsystems (statische Beschilderung, Übersichtspläne, Tür- und Raumkennzeichnung, digitale Infoterminals), Grundprinzipien der Wegeführung, Bedeutung von Piktogrammen und Farbcodes, barrierefreie Orientierung sowie grundlegende Abläufe zur Meldung und Behebung von Mängeln.

• Technische Weiterbildung: Regelmäßige Fortbildungen zu erweiterten Themen wie Systemarchitektur und Komponenten (Schilder, Pylone, Deckenabhänger, Bodenmarkierungen, digitale Stelen), Administration von Content-Management-Systemen für digitale Wegleitsysteme, Daten- und Planpflege, Schnittstellen zum Besuchermanagement und Sicherheits-/Evakuierungskonzepten sowie Bewertung und Optimierung der Wegeführung bei Umbauten oder Nutzungsänderungen.

• Sicherheits- und Sensibilisierungsworkshops: Regelmäßig stattfindende Schulungen und Seminare zur Betonung der sicheren Orientierung im Gebäude, der eindeutigen Kennzeichnung von Flucht- und Rettungswegen, der Vermeidung von Irrwegen und Staupunkten, der barrierefreien Gestaltung nach ASR V3a.2 sowie der Förderung einer sicherheits- und serviceorientierten Unternehmenskultur gegenüber Besuchenden, Mitarbeitenden und Personen mit Einschränkungen.

• Auffrischungsschulungen: Mindestens jährlich durchgeführte Wiederholungskurse, um die Fachkompetenz aufrechtzuerhalten und über neue Normen, Piktogramme, Kontrast- oder Schriftanforderungen (z. B. nach DIN 1450/DIN 32975), neue digitale Funktionen, geänderte Flächennutzungen oder Anpassungen des Brandschutz- und Evakuierungskonzepts zu informieren.

• Notfallübungen: Praktische Übungen im Rahmen von Evakuierungs- und Räumungsübungen zur Simulation realer Zwischenfälle (z. B. Sperrung von Fluren, Ausfall einzelner Zugänge, Ausfall digitaler Anzeigen) zur Überprüfung der Wirksamkeit der Wegeführung, der Lesbarkeit und Auffindbarkeit der Beschilderung sowie der Reaktionsfähigkeit des Personals bei der Unterstützung orientierungsschwacher Personen.

• Dokumentation und Zertifizierung: Alle Schulungen sind schriftlich zu dokumentieren, hinsichtlich Wirksamkeit auszuwerten und den Teilnehmern durch anerkannte Teilnahme- bzw. Kompetenznachweise zu bescheinigen. Die Nachweise dienen gegenüber Aufsichtsbehörden, Auditoren und der Unternehmensleitung als Beleg für ein qualifiziert betriebenes Wegleitsystem.

• Sicherstellung, dass alle für Planung, Betrieb, Pflege und Kontrolle des Wegleitsystems verantwortlichen Mitarbeitenden fachlich qualifiziert sind und die gesetzlichen sowie normativen Anforderungen an Orientierung, Sicherheit und Barrierefreiheit erfüllen.

• Förderung einer proaktiven Sicherheits- und Servicekultur, Reduzierung von Orientierungsverlusten, Fehlwegen, unnötigen Personenströmen und daraus resultierenden Gefährdungen oder Zeitverlusten.

• Steigerung der Effizienz durch verbessertes Verständnis der Systemlogik, der Wegeführung und der technischen Komponenten des Wegleitsystems (einschließlich digitaler Medien), wodurch Anpassungen schneller, konsistenter und fehlerarm umgesetzt werden.

• Nachvollziehbare Dokumentation der Kompetenzen, Qualifikationen und Schulungsabschlüsse des Personals zur Erfüllung von Betreiberpflichten, Audit- und Zertifizierungsanforderungen (z. B. im Rahmen von Qualitäts-, Umwelt- oder Energiemanagementsystemen).

• Langfristige Wissenssicherung und Implementierung von Mechanismen zur kontinuierlichen Verbesserung (Lessons Learned aus Nutzerfeedback, Begehungen, Vorfällen und Evakuierungsübungen).

Die Teilnehmer müssen ihre Kompetenz sowohl durch theoretische Prüfungen (z. B. Fragen zu Normen, Planlogik, Barrierefreiheit) als auch durch praktische Übungen (z. B. Begehungen, Bewertung von Beschilderungsstandorten, Eingabe von Inhalten in das CMS) nachweisen.

• Einführungsschulungen für neue Mitarbeitende.

• Vierteljährliche technische Auffrischungen und Unterweisungen zu Wegleitsystem, Sicherheits- und Gesundheitskennzeichnung sowie barrierefreier Orientierung.

• Halbjährliche Sensibilisierungskampagnen zu neuen Normen, gestalterischen Leitlinien, Nutzerfeedback oder relevanten Vorfällen (z. B. Beschwerden über mangelnde Auffindbarkeit, Erkenntnisse aus Evakuierungsübungen).

• Jährliche Kompetenzbewertungen und ggf. Rezertifizierungen der Systemverantwortlichen und Administrierenden für digitale Wegleitsysteme.

Die Häufigkeit kann bei veränderten Unfallstatistiken, Beschwerden, Auditergebnissen, baulichen Veränderungen oder neuen gesetzlichen Vorgaben angepasst werden.

• Struktur, Komponenten und Funktionsweise des Wegleitsystems (statische Beschilderung, Übersichts- und Fluchtpläne, Raum- und Zonenkennzeichnung, Bodenmarkierungen, digitale Stelen/Displays).

• Grundprinzipien der Wegeführung (Zielhierarchien, Raum- und Zonenlogik, Nummerierungs- und Farbcodes, Nutzergruppen und typische Wegstrecken).

• Anforderungen an Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung einschließlich Flucht- und Rettungswegkennzeichnung gemäß ArbStättV, ASR A1.3 und einschlägigen DIN EN ISO-Normen (z. B. Piktogramme, Sicherheitsfarben, Rettungswegpfeile).

• Anforderungen an Barrierefreiheit und kontrastreiche Gestaltung nach ASR V3a.2, DIN 1450 und DIN 32975 (Schriftgrößen, Zeichenabstände, Luminanzkontraste, Anordnung im Sichtfeld, Berücksichtigung von Personen mit Sehbeeinträchtigungen).

• Prozesse zur Planung, Freigabe und Dokumentation von Änderungen (z. B. nach Umbauten, Umzügen, neuen Nutzungen), einschließlich Aktualisierung von Bestandsplänen, Signage-Katastern und Beschilderungslisten.

• Betrieb und Administration digitaler Wegleitsysteme (z. B. Pflege von Inhalten im CMS, Anlegen von Zielpunkten, Zeitsteuerung, Schnittstellen zu Besuchermanagement, Brandschutz- oder Zutrittskontrollsystemen, Störungsmanagement).

• Verknüpfung mit Arbeitsschutz-, Brandschutz- und Evakuierungskonzepten; Rolle des Wegleitsystems in Notfällen und bei Räumungen.

• Umweltbewusstsein (z. B. Einsatz langlebiger und energieeffizienter Komponenten wie LED-Leuchtkästen, Reduzierung von Austauschzyklen, nachhaltige Materialauswahl, Abfallvermeidung bei Austausch von Schildern).

• Methodik: Kombination aus theoretischem Unterricht, Begehungen im Gebäude, praxisnahen Fallstudien, Übungen mit Bestandsplänen, digitalen Lernmodulen und Simulationen von Nutzerwegen. Einsatz visueller Hilfsmittel (z. B. Plan-Layer, Vorher-Nachher-Darstellungen), Rollenspielen (Perspektive von Besuchern, Menschen mit Einschränkungen) und interaktiven Workshops zur Verbesserung des Wissenstransfers.

• Die Bewertung der Teilnehmer erfolgt basierend auf theoretischem Wissen (z. B. zu Normen, Erkennungsweiten, Kontrastanforderungen), praktischer Anwendung (Begehungen, Fehleranalyse im Bestand, Pflege von Datensätzen im CMS) und sichtbar sicherheits- und serviceorientiertem Verhalten im Umgang mit dem Wegleitsystem.

• Erfolgreiche Teilnehmer erhalten ein Zertifikat, das vom Projektmanagement anerkannt wird und – soweit einschlägig – den Anforderungen der DGUV-Regelwerke sowie TRBS 1203 an die Qualifikation von mit Prüf- und Kontrollaufgaben betrauten Personen entspricht.

• Alle Bewertungsergebnisse sind zu dokumentieren und im zentralen Dokumentationssystem des Auftraggebers abzulegen.

• Schulungsunterlagen, Präsentationsfolien und Handouts.

• Anwesenheitslisten und Teilnehmerdaten.

• Nachweise der Ausbilderqualifikation und ggf. externer Fachreferenten (z. B. Barrierefreiheit, Brandschutz, Informationsdesign).

• Prüfungsergebnisse und Feedbackbögen.

• Ausgestellte Zertifikate sowie deren Ablauf- bzw. Rezertifizierungsdaten.

Die Schulungsprogramme müssen die Bedeutung der Einhaltung von Arbeitsschutzvorschriften, der sicheren Orientierung und der Einhaltung von Umweltauflagen hervorheben. Der Auftragnehmer integriert Themen wie Risikobewusstsein (z. B. kritische Knotenpunkte, Bereiche mit hoher Personenfrequenz), ergonomische Wegeführung, barrierefreie Gestaltung, Abfallvermeidung bei Beschilderungswechsel sowie umweltbezogene Notfallmaßnahmen (z. B. Verhalten bei Ausfall beleuchteter Wegweiser) in alle Schulungssitzungen.

• Der Auftragnehmer erstellt halbjährlich Berichte über durchgeführte Schulungen und die Anzahl der Teilnehmer.

• Auflistung identifizierter Qualifikationslücken und ergriffener Abhilfemaßnahmen (z. B. Zusatzschulungen, Anpassung von Leitfäden).

• Geplante Schulungsaktivitäten für den kommenden Zeitraum.

• Leistungskennzahlen im Zusammenhang mit Sicherheitsbewusstsein, Orientierungssicherheit und Compliance (z. B. Teilnahmequote, Ergebnisse von Nutzerbefragungen zur Auffindbarkeit, Erkenntnisse aus Evakuierungsübungen).

• Die Berichte sind digital zu übermitteln und in das FM-Dokumentationssystem zu integrieren.

Diese Leistung bietet eine umfassende Schulung für Systemverantwortliche und Administratoren des Wegleitsystems, sei es als Grundausbildung für Mitarbeitende ohne Vorerfahrung im Bereich Wegeleitung oder als Auffrischungskurs für bereits befähigte Personen. Die Schulung gliedert sich in einen Theorieteil und einen Praxisteil. Im theoretischen Unterricht werden alle relevanten Grundlagen vermittelt: Dazu zählen die rechtlichen Vorschriften (ArbSchG, ArbStättV, ASR A1.3, ASR V3a.2, einschlägige DGUV-Regelwerke) sowie die Verantwortungsbereiche von Arbeitgeber, Betreiber, Facility Management, Sicherheitsdienst und externen Dienstleistern. Es werden Grundsätze der Orientierung und Wegeführung erläutert (Zielhierarchien, Zonierung, Nummerierungssysteme, Farbcodierung), Anforderungen an Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnung, barrierefreie Gestaltung sowie typische Fehlerquellen (z. B. Widersprüche zwischen Beschilderung und Realität, Überfrachtung mit Informationen).

Weiterhin werden die Einbindung des Wegleitsystems in Brandschutz- und Evakuierungskonzepte, die Schnittstellen zur Besucherverwaltung und zum Sicherheitsdienst sowie das Vorgehen bei Umbauten und Nutzungsänderungen behandelt. Es wird erläutert, wie eine Gefährdungsbeurteilung aus Sicht der Orientierung und Wegeführung durchgeführt wird, welche Bereiche besonders kritisch sind (z. B. große Knotenpunkte, mehrgeschossige Atrien, komplexe Übergänge) und welche Maßnahmen zur Risikominimierung zu treffen sind (z. B. zusätzliche Leitelemente, vereinfachte Darstellung, redundante Hinweise).

Im Praxisteil üben die Teilnehmer aktiv im Objekt: Zunächst erfolgen Einweisungen in das konkrete Wegleitsystem (Signage-Katalog, Leitsystemhandbuch, digitale Plattformen), dann werden Begehungen durchgeführt – beispielsweise zur Überprüfung der Lesbarkeit, Erkennbarkeit und logischen Abfolge der Beschilderung, zur Bewertung von Standorten und Blickachsen sowie zur Analyse von Nutzerwegen (z. B. vom Eingang zu kritischen Zielpunkten wie Notaufnahmen, Konferenzzentren oder Servicebereichen). Die Teilnehmer lernen, wie vor Ort Mängel erfasst, priorisiert und in das Ticketsystem oder die Wartungsplanung überführt werden.

Am Ende der Schulung erfolgt eine Prüfung bzw. praktische Übung (z. B. Planung einer Musterwegführung, Begehung mit Fehleranalyse), um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer die erforderlichen Kenntnisse und Fertigkeiten erworben hat. Erfolgreiche Absolventen erhalten einen Befähigungsnachweis, der dokumentiert, für welche Objekte bzw. Teilbereiche sie als Systemverantwortliche eingesetzt werden können. Mit dieser Schulung erfüllt der Unternehmer u. a. seine Pflichten aus ArbSchG § 12 (Unterweisung) sowie aus ArbStättV in Verbindung mit ASR A1.3 und ASR V3a.2 zur sicheren und barrierefreien Kennzeichnung und Wegeführung in Arbeitsstätten. Gerade bei neuen Wegleitsystemen, komplexen Gebäudestrukturen oder geänderten Einsatzbedingungen kann auch für erfahrene Systemverantwortliche eine Auffrischungsschulung sinnvoll sein – hierbei werden die wichtigsten Inhalte kompakt wiederholt und Neuerungen (etwa geänderte Normen oder neue technische Features) vermittelt. Insgesamt sorgt diese Schulungsleistung dafür, dass nur qualifizierte und befähigte Personen das Wegleitsystem konzipieren, pflegen und administrieren. Das reduziert Fehlleitungen und erhöht die Sicherheit und Effizienz, da ein gut gestaltetes und betreutes Wegleitsystem die Personenströme lenkt, Suchzeiten reduziert und im Notfall eine schnelle Orientierung ermöglicht. Die Schulungsdokumentation (Teilnehmerlisten, Zertifikate) wird dem Auftraggeber übergeben, sodass er jederzeit den Qualifikationsstand seines Personals nachweisen kann.

Für jedes Wegleitsystem bzw. jeden relevanten Gebäudebereich (z. B. Standort, Gebäude, Gebäudeteil) wird eine spezifische Betriebs- und Wartungsanweisung erstellt oder bei Bedarf aktualisiert. Diese Betriebsanweisung beschreibt in verständlicher Form die erforderlichen organisatorischen Abläufe, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen im Umgang mit dem Wegleitsystem. Sie enthält unter anderem eine Beschreibung des Systemaufbaus und der verwendeten Beschilderungsarten, eine Auflistung typischer Gefährdungen bei mangelnder oder fehlerhafter Beschilderung (z. B. verzögerte Evakuierung, Fehlwege zu sicherheitskritischen Bereichen), Hinweise zur regelmäßigen Sicht-, Funktions- und Lesbarkeitskontrolle, Anweisungen zu Reinigung, Instandhaltung und Austausch, klare Regelungen zur Freigabe von Änderungen sowie Vorgehensweisen bei Störungen, temporären Umleitungen (z. B. bei Baustellen) und Notfällen.

Die Betriebsanweisung wird so gestaltet, dass sie die konkreten Eigenschaften des jeweiligen Wegleitsystems (z. B. Mischsystem aus statischer und digitaler Wegweisung, mehrsprachige Beschilderung, besondere Anforderungen an Barrierefreiheit) und die betrieblichen Gegebenheiten berücksichtigt. Nach Fertigstellung wird die Anweisung den Beschäftigten zur Verfügung gestellt (z. B. im Intranet, im CAFM-System) und an geeigneter Stelle gut sichtbar ausgehängt (z. B. im Leitstand, im FM-Büro oder an Servicepoints), soweit dies sinnvoll ist. Sie dient auch als Grundlage für die Unterweisung der mit Planung, Betrieb und Kontrolle betrauten Mitarbeitenden.

Mit dieser Leistung kommt der Betreiber seiner Unterweisungs- und Informationspflicht nach. Gemäß § 12 Arbeitsschutzgesetz hat der Arbeitgeber die Beschäftigten ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu unterweisen; hierzu zählt auch die richtige Nutzung und Pflege von sicherheitsrelevanter Orientierung und Kennzeichnung. Eine schriftliche, ausgehändigte Betriebsanweisung stellt sicher, dass alle relevanten Mitarbeitenden die wichtigsten Regeln und Prozesse jederzeit nachlesen können. Inhalte und Aufbau orientieren sich an den einschlägigen Vorgaben (z. B. ArbStättV, ASR A1.3, ASR V3a.2, DIN 1450, DIN 32975), die Anforderungen an Sicherheit, Lesbarkeit und barrierefreie Gestaltung von Kennzeichnungen und visuellen Informationen definieren. Die Einbindung in das FM-Dokumentationssystem stellt sicher, dass Versionen, Freigaben und Aktualisierungen nachvollziehbar bleiben.

Diese Position beinhaltet die jährliche Sicherheits- und System-Unterweisung aller Mitarbeitenden, die mit Planung, Betrieb, Kontrolle oder Pflege des Wegleitsystems betraut sind (z. B. Facility Management, Sicherheitsdienst, Empfang, interne Hausdienste), inklusive eines Praxisteils. In einer Unterweisungssession werden den Mitarbeitenden zunächst theoretisch die wichtigsten Inhalte vermittelt: Rechtsgrundlagen und Verantwortlichkeiten, grundlegende Prinzipien der Orientierung und Wegeführung, Anforderungen an Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnung, barrierefreie Gestaltung, Kommunikation mit Nutzern und Verhalten in Notfällen (z. B. Unterstützung ortsunkundiger oder eingeschränkter Personen).

Besonderes Augenmerk liegt auf praxisrelevanten Themen, z. B. der Durchführung der regelmäßigen Sicht- und Funktionskontrollen (Kontrolle von Lesbarkeit, Kontrast, Beleuchtung, Übereinstimmung von Beschilderung und realer Nutzung), der Meldung und Priorisierung von Mängeln sowie dem Umgang mit temporären Umleitungen bei Baustellen, Veranstaltungen oder Teilsperrungen. Im praktischen Teil der Unterweisung führen die Mitarbeitenden unter Anleitung Begehungen durch, um die sichere und nutzerfreundliche Wegeführung zu überprüfen, typische Fehlerbilder zu erkennen und Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Die Unterweisung wird in der Regel als Gruppenveranstaltung durchgeführt (pro Termin können bis zu einer festgelegten Anzahl von Teilnehmern geschult werden). Am Ende wird die Teilnahme jedes Mitarbeiters dokumentiert – es werden Teilnehmerlisten geführt und bei Bedarf kurze Wissensüberprüfungen (Tests oder Übungen) durchgeführt, um den Lernerfolg sicherzustellen. Der Arbeitgeber erfüllt mit dieser jährlichen Schulung seine Pflicht zur regelmäßigen Unterweisung gemäß ArbSchG § 12, wonach Unterweisungen bei Änderungen und in regelmäßigen Abständen zu wiederholen sind. Zugleich wird sichergestellt, dass die für das Wegleitsystem verantwortlichen Mitarbeitenden über aktuelle Kenntnisse zu Normen, Systemstand und betrieblichen Abläufen verfügen. Nach Abschluss erhält jeder unterwiesene Mitarbeitende einen Unterweisungsnachweis, und der Arbeitgeber kann damit gegenüber Aufsichtsbehörden, Auditoren oder Versicherern belegen, dass die jährliche Unterweisung ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

Dieses Dokument definiert den Rahmen und die technischen Anforderungen für die Einführung eines digitalen Dashboards und eines Berichtssystems als Bestandteil der Leistungen für das Wegleitsystem (Leit- und Orientierungssystem) im Rahmen des Facility-Management-Vertrags. Der Auftragnehmer stellt eine webbasierte Plattform bereit, die Betriebs- und Zustandsdaten der statischen und dynamischen Wegleitkomponenten (z. B. Schilder, Piktogramme, Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, digitale Anzeigesysteme) konsolidiert, zentrale Leistungskennzahlen (KPIs) visualisiert und Inspektions- sowie Wartungsstände in Echtzeit abbildet. Ziel des Systems ist es, Transparenz und Effizienz zu steigern sowie datengestützte Entscheidungen im Betrieb, in der Instandhaltung und in der rechtskonformen Kennzeichnung gemäß ArbStättV, ASR A1.3, DIN EN ISO 7010, DIN 32975, DIN 1450, DIN 18040 und BetrSichV zu ermöglichen.

Das digitale Dashboard dient als zentrale Visualisierungs- und Berichtsschnittstelle für datenbasierte Informationen zum Wegleitsystem.

• Echtzeit-Überwachung: Kontinuierliche Anzeige der Systemverfügbarkeit des Wegleitsystems (z. B. Status von Leucht- und Rettungswegschildern, digitalen Anzeigen, taktilen Elementen), Stör- und Fehlerbenachrichtigungen sowie Zustände von sicherheitsrelevanten Komponenten (z. B. Ausfall von Fluchtwegkennzeichnungen).

• KPI-Visualisierung: Grafische Darstellung von Systemverfügbarkeit, Anzahl und Dauer von Störungen, Bearbeitungs- und Reaktionszeiten bei Mängeln, Anteil fristgerecht durchgeführter Kontrollen sowie Energieverbrauch der beleuchteten und digitalen Wegleitkomponenten.

• Inspektionsmanagement: Automatisches Tracking der Prüf- und Kontrollintervalle für sicherheitsrelevante Beschilderung gemäß ArbStättV, ASR A1.3, ASR A2.3, ASR A3.4/3 sowie relevanter DIN-/DIN-EN-Normen, inklusive Erinnerungsfunktionen vor dem Fälligkeitstermin und Nachweisführung für Behörden und Aufsichtsorgane.

• Wartungsverfolgung: Protokollierung geplanter, laufender und abgeschlossener Wartungs- und Instandsetzungsaufgaben am Wegleitsystem (z. B. Austausch defekter Leuchtmittel, Nachrüstung barrierefreier Kennzeichnung, Korrektur fehlerhafter Piktogramme oder Wegrichtungen).

• Benutzerverwaltung: Rollenbasierter Zugriff für Administratoren, Facility Manager, Sicherheitsfachkräfte und Auftraggeber mit definierten Berechtigungen (z. B. Lesen, Bearbeiten, Freigeben von Berichten und Maßnahmen).

• Berichterstattung: Automatisierte Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresberichten zur Verfügbarkeit, Störungsentwicklung, Erfüllung gesetzlicher Prüfpflichten sowie zu Maßnahmen im Bereich Barrierefreiheit und Nutzersicherheit.

• Datenexport: Strukturierte Ausgabe von Daten (z. B. CSV, XML, API) zur Integration in CAFM-, BMS- oder ERP-Systeme sowie in Content-Management-Systeme für digitale Beschilderung.

Die Plattform kann webbasiert oder in der Cloud gehostet werden, wobei ein sicherer, stabiler und DSGVO-konformer Betrieb gemäß den IT-Governance-Richtlinien des Auftraggebers gewährleistet sein muss.

• Webbasierte Architektur: Zugriff über moderne Webbrowser ohne zusätzliche Client-Software, optimiert für Desktop- und mobile Endgeräte.

• Datenintegration: Kompatibilität mit Sensorik und Systemen des Wegleitsystems (z. B. Zustandskontakte, Netzwerkcontroller, Besucherzählsysteme, BMS/GLT) sowie mit FM-Systemen über standardisierte Protokolle (z. B. BACnet, KNX, OPC UA, MQTT oder REST-APIs).

• Datensicherheit: Verschlüsselte Datenübertragung (mindestens TLS 1.3), rollenbasierte Zugriffskontrolle, Protokollierung von Änderungen und DSGVO-konforme Speicherung aller personen- oder belegungsbezogenen Daten.

• Verfügbarkeit: Mindestens 99,5 % Betriebszeit während der Vertragslaufzeit, mit definierten Wartungsfenstern und Notfallprozessen für kritische Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnungen.

• Skalierbarkeit: Modulares Design mit Möglichkeit zur späteren Erweiterung auf zusätzliche Gebäudeteile, neue Wegleitkomponenten oder weitere Liegenschaften des Auftraggebers.

• Benutzeroberfläche: Intuitive, barrierearme Oberfläche mit mehrsprachiger Benutzerführung (mindestens Deutsch und Englisch) sowie übersichtlicher Alarm- und Maßnahmenübersicht.

• Datensicherung: Automatische tägliche Backups an redundanten Standorten sowie Wiederherstellungsprozesse (Disaster-Recovery-Konzept) gemäß den Vorgaben des Auftraggebers.

• Systemverfügbarkeit Wegleitsystem (%): Anteil der Zeit, in der alle sicherheits- und betriebsrelevanten Wegleitkomponenten (insbesondere Flucht- und Rettungswegkennzeichnung) funktionsfähig und normkonform sind.

• Mittlere Betriebszeit zwischen Ausfällen (MTBF) der Wegleitkomponenten: Durchschnittliche Zeitspanne zwischen zwei relevanten Störungen einzelner Komponenten (z. B. Leuchtmittel, Display, Controller).

• Wartungsabschlussquote (%): Anteil der planmäßigen Inspektions- und Wartungsaufträge am Wegleitsystem, die fristgerecht abgeschlossen wurden.

• Energieverbrauch pro Betriebsstunde (kWh): Durchschnittlicher Energieaufwand der beleuchteten und digitalen Wegleitkomponenten je Betriebsstunde oder je m² Nutzfläche.

• Reaktions- und Reparaturzeiten (Minuten/Stunden): Zeit bis zur Reaktion auf Störmeldungen im Wegleitsystem und bis zur vollständigen Wiederherstellung der Funktion.

• Anzahl sicherheitsrelevanter Vorfälle: Anzahl von gemeldeten Ereignissen, bei denen unzureichende oder fehlerhafte Wegleitung sicherheitsrelevant war (z. B. nicht funktionierende Fluchtwegkennzeichnung, irreführende Beschilderung in Evakuierungssituationen).

Die Kennzahlen sind sowohl numerisch als auch grafisch darzustellen und sollen einen historischen Trendvergleich ermöglichen (z. B. nach Gebäude, Bereich, Nutzungseinheit oder Zeitraum).

Ziel ist eine durchgängige Statusüberwachung des Wegleitsystems, eine datenbasierte Optimierung von Wartung und Inspektion sowie die frühzeitige Erkennung von Fehlfunktionen, Verschleiß oder normabweichender Kennzeichnung, unter Einhaltung aller einschlägigen technischen und Sicherheitsvorgaben (u. a. ArbStättV, ASR A1.3, DIN EN ISO 7010, DIN 32975, DIN 1450, DIN 18040, BetrSichV, DGUV-Regelwerk). Dies soll die Orientierungssicherheit, die Nutzungsqualität und die Verfügbarkeit von Flucht- und Rettungswegen erhöhen und ungeplante Einschränkungen oder sicherheitskritische Situationen minimieren.

• Kontinuierliche Datenerfassung: Durchgehende digitale Erfassung und Protokollierung der Betriebs- und Zustandsdaten des Wegleitsystems (z. B. Leuchten- und Displaystatus, Schaltzyklen, Helligkeitswerte, Kommunikationsstatus, Störmeldungen).

• Echtzeit-Visualisierung: Darstellung der Betriebszustände, Alarme und Kennzahlen in Echtzeit zur Verbesserung der operativen Kontrolle und zur schnellen Identifikation kritischer Bereiche (z. B. ausgefallene Fluchtwegkennzeichnung).

• Früherkennung: Identifikation von Verschleißmustern und anomalen Betriebszuständen (z. B. sinkende Helligkeit, häufige Kommunikationsabbrüche, wiederkehrende Störungen) durch fortlaufende Datenanalyse.

• Vorausschauende Wartung: Datenbasierte, prädiktive Wartungsplanung auf Grundlage der tatsächlichen Nutzung, Umgebungsbedingungen und Störungsstatistiken, um ungeplante Ausfallzeiten des Wegleitsystems zu reduzieren und Inspektionsintervalle zu optimieren.

• Erhöhte Sicherheit: Automatische Warnmeldungen bei Ausfall oder Unterfunktion von sicherheitsrelevanten Beschilderungen und Leitsystemkomponenten (z. B. Fluchtwegpiktogramme, Rettungswegpläne, Notbeleuchtung der Rettungswege) mit klaren Handlungs- und Eskalationsregeln.

• CAFM-Integration: Einbindung der Betriebs- und Zustandsdaten in das CAFM-System des Auftraggebers für zentrale Berichterstattung, Rückverfolgbarkeit, Maßnahmenverfolgung und langfristige Trendanalyse über alle Liegenschaften.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle gesammelten Betriebsdaten vollständig, prüfbar und entsprechend den einschlägigen Vorschriften gespeichert werden.

• Betriebsstunden, Schaltzyklen und Helligkeitsverläufe.

• Status von Netzteilen, Leuchtmitteln/LED-Modulen, Controllern, Notstromversorgung und Kommunikationsschnittstellen.

• Trendanalysen relevanter Verschleiß- und Belastungskennwerte (z. B. Helligkeitsabnahme, Temperaturentwicklung, Häufigkeit von Störmeldungen).

• Alarme bei Ausfall, Unterversorgung, Kommunikationsverlust, unzureichender Helligkeit oder Fehlkonfiguration von sicherheitsrelevanter Kennzeichnung.

• KPI-basierte Leistungsübersichten und Wartungsempfehlungen (z. B. Priorisierung von Austauschmaßnahmen, Optimierung von Kontrollintervallen).

Die Berichte werden automatisch erstellt und dem Auftraggeber monatlich bzw. auf Anforderung übergeben. Die Datenaufbewahrung muss den Vorgaben aus VDI 6026 Blatt 1, BetrSichV, ArbStättV und relevanten DGUV-Regelwerken entsprechen (z. B. Dokumentation von Prüf- und Betriebsnachweisen über mindestens 10 Jahre, soweit sicherheitsrelevant).

• Datenerfassung: Kontinuierliche Messung und Aufzeichnung relevanter Betriebsdaten wie Schaltzyklen, Helligkeitsniveaus, Spannungs- und Stromwerte, Temperatur der Komponenten, Kommunikationsqualität und Störungsmeldungen. Moderne IoT-Sensorik und Systemcontroller ermöglichen dabei das Echtzeit-Monitoring dieser Parameter.

• Echtzeit-Übertragung: Sichere und verschlüsselte Datenübertragung (LAN/WLAN/IoT) zu einem zentralen Server oder Cloud-System, auf das sowohl Auftragnehmer als auch Auftraggeber gemäß definierten Rollen- und Berechtigungskonzepten Zugriff haben.

• Datenvisualisierung: Web-basierte Dashboards oder Software-Oberflächen zur Visualisierung der Live-Betriebszustände des Wegleitsystems, Alarme, Kennzahlen und Kartenansichten (z. B. grafische Darstellung ausgefallener Komponenten im Gebäudeplan).

• Datenanalyse: Automatisierte Auswertung der gesammelten Daten für Wartungsoptimierung, einschließlich prädiktiver Algorithmen, Benchmarking zwischen Gebäudebereichen sowie Vergleich mit historischen Trends und definierten Zielwerten.

• Systemkompatibilität: Vollständige Integration in das CAFM- oder ERP-System des Auftraggebers sowie in die bestehende Gebäudeautomation und das Content-Management-System für digitale Beschilderung gemäß VDI 6026 Blatt 1 unter Verwendung standardisierter Schnittstellen (API, XML/CSV) und Metadatenmodelle.

• Skalierbarkeit und Modularität: Systemarchitektur, die eine spätere Erweiterung auf weitere Gebäude, Nutzungseinheiten oder zusätzliche Wegleitkomponenten ermöglicht, ohne grundlegende Änderungen an der Basisplattform vornehmen zu müssen.

• Cybersicherheit: Umsetzung von Maßnahmen gemäß ISO/IEC 27001 und den IT-Sicherheitsrichtlinien des Auftraggebers zum Schutz der digitalen Daten, einschließlich verschlüsselter Kommunikation, rollenbasiertem Benutzerzugriff, Patchmanagement und regelmäßigen Datensicherungen.

Alle gesammelten Betriebs- und Sensordaten werden sicher gespeichert und strukturiert vorgehalten. Die Datenhaltung erfolgt in einer ISO/IEC 27001-konformen Informationssicherheitsinfrastruktur.

• Automatisierte wöchentliche und monatliche Zustandsberichte des Wegleitsystems mit Trendanalysen und Key Performance Indicators (z. B. Verfügbarkeitsentwicklung, Störungshäufigkeit, Erfüllung von Prüf- und Kontrollpflichten).

• Frühwarnmeldungen bei Überschreiten von definierten Grenzwerten (z. B. kritische Helligkeitsuntergrenzen, Häufung von Störungen, Kommunikationsverluste) oder erkannten Anomalien.

• Prognosen für erforderliche Wartungsmaßnahmen, basierend auf fortlaufender Analyse der Verlaufsdaten (z. B. vorhergesagte Restlebensdauer von Leuchtmitteln, geplante Austausch- oder Nachrüstungsmaßnahmen).

• Statistische Auswertungen zum Vergleich von Plan- und Ist-Zustand: z. B. Verringerung ungeplanter Ausfälle, Verbesserung der Orientierungssicherheit, Vorhersagegenauigkeit und Instandhaltungserfolge.

Sämtliche Daten und Berichte bleiben Eigentum des Auftraggebers. Der Auftragnehmer darf sie ausschließlich innerhalb des Projektumfangs zur Optimierung des Wegleitsystems, der Nutzerführung und der Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten auswerten und verarbeiten.

Diese Leistung bietet dem Betreiber einen Remote-Support-Service für das Wegleitsystem. Bei Fragen, Störmeldungen oder Unklarheiten im Betrieb können sich die zuständigen Mitarbeiter des Betreibers (z. B. Facility Manager, Haustechniker, Sicherheitsfachkräfte) telefonisch oder online an einen Helpdesk wenden, der von erfahrenen Fachingenieuren für Leit- und Orientierungssysteme besetzt ist. Der Ferndiagnose-Service unterstützt zum Beispiel, wenn eine Störung im Wegleitsystem auftritt: Per Telefon oder Online-Support kann der Mitarbeiter dem Support die im Dashboard angezeigten Fehlercodes, betroffenen Komponenten oder Symptome schildern. Der Experte greift auf die technische Dokumentation (z. B. Herstellerunterlagen, Fehlercode-Listen, Pläne des Wegleitsystems) zu und gibt konkrete Anweisungen zur Fehlerbehebung – etwa das Prüfen bestimmter Leitungen, das Neustarten von Controllern, das Anpassen von Konfigurationen, das Aktualisieren von Inhalten im digitalen Leitsystem oder ähnliche Maßnahmen. In vielen Fällen lassen sich kleinere Probleme so unmittelbar lösen, ohne dass ein Techniker vor Ort kommen muss. Auch Bedienungsfragen können geklärt werden (z. B. Vorgehensweise bei der Umstellung von Wegeleitführung bei Veranstaltungen, temporären Sperrungen oder geänderten Fluchtwegen). Falls das Wegleitsystem mit Fernzugriffs- oder Remote-Monitoring-Technologie ausgestattet ist, kann der Helpdesk – nach Freigabe durch den Auftraggeber und unter Einhaltung der IT- und Datenschutzrichtlinien – direkt auf das System zugreifen, um Diagnosedaten auszulesen, Konfigurationen zu prüfen oder Testfunktionen auszulösen. Jeder Support-Vorgang wird in einem Ticketsystem dokumentiert: Uhrzeit, meldende Person, Gebäude/Bereich, Problem, empfohlene Lösung, angewandte Maßnahmen und Ergebnis werden festgehalten. So entsteht eine Historie von Anfragen, die wiederum für spätere Analysen genutzt werden kann (z. B. zur Identifikation wiederkehrender Störungen, zur Priorisierung von Austauschmaßnahmen oder zur Optimierung von Schulungsinhalten). Der Ferndiagnose-Service trägt erheblich dazu bei, Einschränkungen der Orientierungssicherheit zu reduzieren – einfache Störungen (z. B. falsch dargestellte Informationen, ausgefallene Einzelschilder oder Konfigurationsfehler) können oft innerhalb weniger Minuten behoben werden, während ein Vor-Ort-Einsatz Stunden oder Tage dauern könnte. Aus Betreiberpflichten-Sicht unterstützt dieser Service die schnelle Gefahrenabwehr: Wenn ein potenziell sicherheitskritisches Problem mit der Flucht- und Rettungswegkennzeichnung gemeldet wird, kann der Experte umgehend beraten, ob Bereiche vorübergehend gesperrt, alternative Wegführungen eingerichtet oder welche Maßnahmen sofort zu ergreifen sind. Alle sicherheitsrelevanten Ratschläge aus dem Telefonsupport können im Prüfbuch, in der Anlagenakte und im CAFM-System vermerkt werden, sodass die Nachweispflicht gegenüber Behörden erfüllt ist. Dieser digitale Service ist insbesondere außerhalb der normalen Arbeitszeiten wertvoll (z. B. bei Schichtbetrieb, Veranstaltungen oder Sondersituationen), wenn kurzfristig Anpassungen im Wegleitsystem erforderlich sind oder Störungen auftreten. Er ersetzt keine physischen Prüfungen oder Reparaturen vor Ort, bietet jedoch eine erste Anlaufstelle, ermöglicht eine qualifizierte Erstdiagnose und beschleunigt die Einleitung geeigneter Maßnahmen. Dadurch bleibt der Betrieb sicher, rechtskonform und effizient, und die Mitarbeiter wissen, dass sie im Zweifel sofort fachkundige Unterstützung erhalten können.

• Führen des Wegleitsystem-Prüfbuchs und Beschilderungskatasters: Für jede Liegenschaft bzw. jedes Gebäude mit Wegleitsystem ist ein Prüfbuch bzw. Anlagenbuch für das Wegleitsystem zu führen. Dieses umfasst insbesondere alle statischen und digitalen Komponenten (z. B. Richtungs- und Zielbeschilderung, Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, Übersichtspläne, Bodenmarkierungen, digitale Wegweiser und Infostelen). Der Auftragnehmer legt für jedes betreute Objekt ein solches Prüfbuch/Beschilderungskataster an (falls nicht bereits vorhanden) und führt es während der Vertragslaufzeit fort. In dieses Prüfbuch werden sämtliche Prüfungen, Wartungen, Sicht- und Funktionskontrollen, Aktualisierungen von Plänen sowie Instandsetzungen lückenlos eingetragen. Jeder Eintrag enthält mindestens Datum, Art der Maßnahme, betroffenen Bereich/Komponente, verantwortliche Person/Firma, Ergebnis bzw. festgestellte Mängel und die Bestätigung der Ausführung. Beispielsweise wird die turnusmäßige Überprüfung der Fluchtweg- und Sicherheitskennzeichnung mit Datum, Name des Prüfers, Prüfergebnis („ordnungsgemäß“ oder Liste der Abweichungen) und ggf. Angabe der ergriffenen Maßnahmen dokumentiert. Ebenso werden Wartungseinsätze (z. B. „Beschilderung im Bereich X gereinigt und ausgerichtet“, „Piktogramme nach ASR A1.3 aktualisiert“, „beleuchteter Fluchtwegweiser ersetzt“) vermerkt. Das Prüfbuch ist vom Auftragnehmer stets aktuell zu halten und bei einer behördlichen, berufsgenossenschaftlichen oder internen Auditierung bzw. auf Verlangen dem Auftraggeber jederzeit vorzulegen. Es dient als offizieller Nachweis dafür, dass die Anforderungen aus ArbStättV, den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (insbesondere ASR A1.3, ASR A2.3, ASR V3a.2) sowie den einschlägigen DGUV-Informationen zur Sicherheitskennzeichnung erfüllt wurden und ist damit ein zentrales Element des Betreiberpflichten-Nachweises.

• Digitales Berichtswesen: Zusätzlich zum physischen Prüfbuch pflegt der Auftragnehmer ein digitales Wartungs-, Prüf- und Bestandsprotokoll (z. B. in Form eines Computerized Maintenance Management Systems – CMMS –, eines CAFM-Systems oder eines vom Auftraggeber bereitgestellten FM-Systems). Darin werden alle durchgeführten Arbeiten und Prüfungen mit den relevanten Daten zum Wegleitsystem erfasst (z. B. Gebäude, Geschoss, Zonierung, Schild-ID, Komponententyp, Status). Das System ermöglicht Auswertungen zu Fälligkeiten (z. B. automatische Erinnerungen für regelmäßige Begehungen, Plan-Updates, Funktionsprüfungen von Leuchtwegweisern), zur Verfolgung von Mängeln sowie zur KPI-Berechnung (z. B. Anteil fristgerecht geprüfter Bereiche, Anzahl festgestellter und behobener Mängel). Betreibt der Auftraggeber ein eigenes Facility-Management-System, dokumentiert der Auftragnehmer alle Vorgänge in diesem System (Zugriff wird gewährt oder Meldungen/Protokolle werden zur Eingabe bereitgestellt). Alternativ stellt der Auftragnehmer ein geeignetes System oder zumindest eine standardisierte digitale Berichtsform (z. B. Excel-Berichtsdateien oder PDF-Formulare mit strukturierter Datenhaltung) zur Verfügung.

• Wartungs- und Prüfprotokolle: Für jede Wartung, Inspektion oder Begehung des Wegleitsystems erstellt der Auftragnehmer ein Protokoll oder eine Checkliste, in der alle durchgeführten Arbeiten und Feststellungen dokumentiert sind. Für routinemäßige Inspektionen kommen standardisierte Checklisten zum Einsatz, die sich an den Anforderungen aus ArbStättV, ASR A1.3, ASR A2.3, ASR V3a.2 sowie einschlägigen Normen (z. B. DIN EN ISO 7010, DIN ISO 23601, DIN 1450, DIN 32975) orientieren. Typische Prüfpunkte sind u. a. Vollständigkeit und Richtigkeit der Beschilderung gegenüber den genehmigten Plänen, Lesbarkeit (Schriftgröße, Kontrast), Erkennbarkeit und Sichtbarkeit (Montagehöhe, Blickbezug, Beleuchtung), Unversehrtheit und Sauberkeit der Schilder, Funktionsfähigkeit beleuchteter und langnachleuchtender Kennzeichen sowie Stimmigkeit zwischen statischem und digitalem Wegleitsystem. Auch festgestellte Abnutzungen oder Abweichungen werden dokumentiert, selbst wenn sie noch keine sofortige Maßnahme erfordern (z. B. „Kontrast der Beschilderung im Flur 2.OG grenzwertig – Überarbeitung bei nächster Revision einplanen“ oder „Raumbezeichnungen weichen von der aktuellen Nutzerliste ab – Planupdate erforderlich“). Diese Protokolle werden dem Auftraggeber nach jeder Wartung bzw. Begehung übergeben und im System archiviert. Sie ermöglichen dem Auftraggeber, die ordnungsgemäße Leistungserbringung zu kontrollieren und bei Audits oder im Schadensfall nachzuweisen, dass alle Pflichten im Zusammenhang mit dem Wegleitsystem erfüllt wurden.

• Entstörungs- und Instandsetzungsberichte: Für jeden Störungs- oder Instandsetzungseinsatz am Wegleitsystem erstellt der Auftragnehmer einen Störungsbericht. Dieser enthält insbesondere die Fehlerursache (z. B. beschädigtes oder entwendetes Schild, falsche Laufrichtung, ausgefallene Beleuchtung, Fehler im Content-Management-System, Anzeigenfehler an einem Infoterminal) und die getroffenen Abhilfemaßnahmen. Alle Instandsetzungs- und Austauschmaßnahmen (einschließlich der verbauten Ersatz- oder Neuteile wie Schilder, Piktogrammträger, Befestigungssysteme, Leuchten, Displays) sind zu dokumentieren. Wenn z. B. ein Fluchtweg-Leuchtzeichen ausgetauscht wird, enthält der Bericht die Identifikation des neuen Produktes (Typ, Hersteller, ggf. Zulassung, Seriennummer) und den zugehörigen Standort, um eine lückenlose Historie der Komponententausche zu gewährleisten.

• Prüfberichte und Zertifikate: Die formalen Berichte der gesetzlich oder behördlich geforderten Nachweise – etwa Abnahmeprotokolle von Brandschutz- und Evakuierungskonzepten, Freigaben von Flucht- und Rettungsplänen nach DIN ISO 23601, Prüfnachweise für Sicherheitsbeleuchtung und optische Sicherheitsleitsysteme entlang der Fluchtwege oder Gutachten von Sachverständigen zur Barrierefreiheit und Lesbarkeit der Beschilderung – sammelt der Auftragnehmer und verwahrt sie geordnet. Kopien davon werden dem Auftraggeber zeitnah digital oder in Papierform zur Verfügung gestellt. Der Auftragnehmer integriert die Kerndaten (z. B. Datum, Prüfergebnis, freigegebener Geltungsbereich, Frist bis zur nächsten Überprüfung) auch in das digitale System, damit Fristenmanagement und Nachverfolgung gewährleistet sind. Stellt eine Prüforganisation Mängellisten, Auflagen oder Empfehlungen aus (z. B. unzureichende Kennzeichnung einzelner Fluchtwege, fehlende Kontraste, unklare Wegführung), dokumentiert der Auftragnehmer die Abarbeitung dieser Punkte (z. B. „Mangel X behoben am Datum Y durch Maßnahme Z“) und fügt diese Nachweise dem Dokumentationspaket bei.

• Betreiberpflichten-Nachweis gem. VDI 3810: Die VDI-Richtlinienreihe 3810 fordert vom Betreiber eine systematische und nachweisbare Wahrnehmung seiner Betreiberpflichten für Gebäude und gebäudetechnische Anlagen, einschließlich der sicherheitsrelevanten Kennzeichnung und Wegeführung. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber hierzu alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung. Dazu gehört neben dem Prüfbuch und den genannten Protokollen auch eine Übersicht aller relevanten Rechtsvorschriften und technischen Regeln sowie deren Erfüllungsstatus für das betreute Wegleitsystem (z. B. ArbStättV, ASR A1.3, ASR A2.3, ASR V3a.2, DGUV-Information 211-041, DIN EN ISO 7010, DIN ISO 23601, DIN 1450, DIN 32975). Beispielsweise hat der Auftragnehmer halbjährlich einen Compliance-Bericht vorzulegen, der tabellarisch auflistet, welche Prüfungen, Begehungen und Plan-Updates in welchem Zeitraum fällig waren, wann sie durchgeführt wurden und ob Abweichungen vorlagen. Ebenso werden Schulungen, Unterweisungen oder sonstige Betreiberaufgaben dokumentiert, sofern sie im Leistungsumfang liegen. Diese Zusammenstellung erleichtert es dem Auftraggeber, jederzeit gegenüber Dritten (z. B. Auditoren, Behörden oder der Unternehmensleitung) nachzuweisen, dass alle Pflichten im Rahmen der Wegweisung, Fluchtwegkennzeichnung und barrierefreien Orientierung erfüllt werden.

• Aufbewahrung und Zugriff: Alle Dokumentationen müssen über den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Nach den Grundsätzen der Betreiberverantwortung und den Empfehlungen aus VDI 3810 sollten Prüf- und Wartungsnachweise für sicherheitsrelevante Einrichtungen des Wegleitsystems (insbesondere Flucht- und Rettungswegkennzeichnung, Sicherheitsbeleuchtung, Flucht- und Rettungspläne) mindestens bis zur nächsten Prüfung, in der Praxis jedoch in der Regel 5–10 Jahre verfügbar gehalten werden. Der Auftragnehmer bewahrt eine Kopie aller Berichte mindestens bis Vertragsende auf. Beim Ende des Vertrags oder auf Verlangen zwischendurch werden sämtliche Unterlagen vollständig und geordnet an den Auftraggeber übergeben. Der Auftragnehmer gewährt dem Auftraggeber jederzeit Einblick in die Dokumentation. Dies kann durch regelmäßige Übergabe (z. B. monatlicher Report der letzten Arbeiten) oder durch Einrichtung eines Online-Zugriffs auf digitale Systeme geschehen. Wichtig ist, dass der Auftraggeber jederzeit die Kontrolle und Übersicht über den Status des Wegleitsystems und seiner Nachweise behält.

• Meldewesen: Teil der Dokumentationspflicht ist auch ein strukturiertes Meldewesen bei besonderen Vorkommnissen. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung seiner Meldepflichten nach ArbSchG, ArbStättV und – soweit einschlägig – BetrSichV und DGUV-Vorschriften, wenn Mängel oder Ausfälle des Wegleitsystems zu einem Unfall oder Beinahe-Unfall beigetragen haben könnten. Insbesondere bei Ereignissen, in denen Personen sich aufgrund unklarer, fehlender oder fehlerhafter Wegweisung in Gefahr gebracht haben (z. B. falsche Laufrichtung im Brandfall, Nichterkennen eines Notausgangs), erstellt der Auftragnehmer unverzüglich einen Ereignisbericht und stellt dem Auftraggeber die relevanten Informationen zur Verfügung, damit dieser ggf. Unfallanzeigen an Behörden oder Unfallversicherungsträger fristgerecht vornehmen kann. Der Auftragnehmer selbst meldet dem Auftraggeber jeden sicherheitsrelevanten Störfall am Wegleitsystem (z. B. großflächiger Ausfall beleuchteter Kennzeichnung, erhebliche Abweichungen zwischen Plan und Realität) sofort telefonisch und schriftlich. Ebenso informiert er, wenn sicherheitsrelevante Komponenten des Wegleitsystems ausfallen oder erheblich beeinträchtigt sind, da solche Ausfälle im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen sind und zu Anpassungen des Sicherheitskonzeptes führen können. Diese Ereignisse und die eingeleiteten Maßnahmen dokumentiert der Auftragnehmer gesondert.Es sorgt der Auftragnehmer mit einem detaillierten und sorgfältigen Dokumentationsmanagement dafür, dass jede durchgeführte Tätigkeit am Zutrittskontrollsystem nachvollziehbar belegt ist. Dies schafft Transparenz, ermöglicht eine fortlaufende Qualitäts- und Sicherheitskontrolle und ist unerlässlich, um die Pflichten des Anlagenbetreibers nachweisen zu können (Stichwort Betreiberverantwortung). Im Streit-, Audit- oder Schadensfall können lückenlose Aufzeichnungen entscheidend sein, um die ordnungsgemäße Planung, Wartung, Prüfung und den sicheren Betrieb der Zutrittskontrollsysteme und der angeschlossenen Türen und Tore darzutun.

Es sorgt der Auftragnehmer mit einem detaillierten und sorgfältigen Dokumentationsmanagement dafür, dass jede durchgeführte Tätigkeit am Wegleitsystem nachvollziehbar belegt ist. Dies schafft Transparenz, ermöglicht eine fortlaufende Qualitätskontrolle und ist unerlässlich, um die Pflichten des Betreibers hinsichtlich sicherer, barrierefreier Orientierung und normgerechter Sicherheitskennzeichnung nachweisen zu können (Stichwort Betreiberverantwortung). Im Streit- oder Schadensfall können lückenlose Aufzeichnungen entscheidend sein, um die ordnungsgemäße Planung, Wartung, Aktualisierung und Prüfung des Wegleitsystems darzutun.

In Bereichen, in denen aufgrund von Bauarbeiten, Umbauten, Veranstaltungen oder geänderten Nutzungen zeitgleich mehrere Wegführungen bestehen oder das reguläre Wegleitsystem durch temporäre Zusatzbeschilderung, provisorische Absperrungen oder Umleitungen ergänzt wird, erarbeitet der Dienstleister eine spezifische Betriebsregel bzw. Verfahrensanweisung. Diese Betriebsregel legt detailliert fest, wie solche temporären Umleitungen und Parallelführungen so gestaltet und betrieben werden, dass Orientierungssicherheit, Fluchtwegführung und Barrierefreiheit erhalten bleiben. Sie beschreibt den geplanten Ablauf der Änderungen (z. B. Einrichtung, Aktivierung, Kontrolle und Rückbau temporärer Beschilderung), definiert die Verantwortlichkeiten (z. B. welche Funktion im Facility Management oder Sicherheitsdienst die Gesamtkoordination übernimmt, wer Änderungen freigibt) und regelt die Kommunikation zwischen den beteiligten Stellen (z. B. Bauleitung, Sicherheitsfachkraft, Empfang, Leitstelle). Ebenfalls werden besondere Sicherheitsmaßnahmen festgelegt, etwa Absprachen über Sperrbereiche, die Sicherstellung der durchgängigen Kennzeichnung von Fluchtwegen trotz Bauzonen sowie der Umgang mit widersprüchlichen oder veralteten Schildern (z. B. Abdeckung, Demontage). Falls erforderlich, wird ein Kommunikations- und Kennzeichnungsplan beigefügt, der u. a. die Gestaltung temporärer Schilder, verwendete Piktogramme, Farbkonzepte und Hinweise auf geänderte Wegeführungen enthält, damit alle Beteiligten einheitliche Lösungen umsetzen. Nachdem die schriftliche Betriebsanweisung für temporäre Umleitungen und Parallelführungen erstellt ist, führt der Dienstleister eine Einweisung der betroffenen Mitarbeiter durch. In dieser Schulung werden die neuen Abläufe erläutert und praktisch durchgesprochen, sodass jede beteiligte Person (z. B. Empfang, Sicherheitsdienst, interne Hausdienste) weiß, wie sie im Betrieb mit temporären Wegführungen umzugehen hat und wie Nutzer bei Bedarf aktiv geleitet werden.

Diese Betriebsregel ist notwendig, um den besonderen Gefahren aus sich ändernden Wegeführungen, temporären Sperrungen und zusätzlichen Beschilderungen gerecht zu werden und entspricht den Grundsätzen aus ArbStättV, ASR A1.3 und ASR A2.3, wonach Fluchtwege eindeutig, jederzeit erkennbar und mit normgerechten Sicherheitszeichen gekennzeichnet sein müssen. Werden reguläre und temporäre Kennzeichnungen nicht abgestimmt, können im Notfall Fehlleitungen und Verzögerungen entstehen. Die hier erstellte Betriebsanweisung legt deshalb vorab den Ablauf fest und verlangt eine klare Verantwortlichkeit für Planung, Freigabe und Überwachung der temporären Wegführung. Durch die Einweisung der Mitarbeiter wird sichergestellt, dass die Regelungen bekannt sind und im Ernstfall – also bei einer Räumung, Evakuierung oder schnellen Änderung von Verkehrsflächen – von allen zuverlässig eingehalten werden. Insgesamt erhöht diese Leistung die Sicherheit und Koordination bei komplexen Wegführungssituationen erheblich und dokumentiert zugleich gegenüber Aufsichtsbehörden, Berufsgenossenschaften und Auditoren, dass der Betreiber proaktiv entsprechende Verfahrensregeln implementiert hat.

Um den für das Wegleitsystem verantwortlichen Mitarbeitenden die Durchführung der erforderlichen regelmäßigen (in sicherheitskritischen Bereichen in der Regel täglichen bzw. schichtweisen) Kontrollen zu erleichtern und zu standardisieren, stellt der Dienstleister praxiserprobte Checklisten zur Verfügung. Diese Checklisten sind spezifisch auf das jeweilige Objekt und das konkrete Wegleitsystem zugeschnitten und listen alle sicherheits- und orientierungsrelevanten Punkte auf, die im festgelegten Intervall zu prüfen sind. Typische Prüfpunkte sind z. B.: Vollständigkeit der Beschilderung, korrekte Laufrichtung der Pfeile, Sichtbarkeit und Lesbarkeit der Schilder aus den maßgeblichen Betrachtungsabständen, ausreichender Kontrast nach DIN 1450 und DIN 32975, freie Sicht auf Fluchtwegkennzeichnungen (keine Verstellung durch Möbel, Werbeträger o. Ä.), Funktionsfähigkeit beleuchteter oder langnachleuchtender Sicherheitszeichen, stimmige Zuordnung zwischen Flucht- und Rettungsplan und tatsächlicher Wegführung, Aktualität der Raumbezeichnungen sowie Funktionsprüfung zentraler digitaler Wegweiser (z. B. Stelen, Monitore). Die bereitgestellten Checklisten sind übersichtlich, handhabbar und orientieren sich an den Vorgaben aus ArbStättV, ASR A1.3, ASR A2.3 und der DGUV-Information 211-041 zur Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung. Sie dienen den Mitarbeitenden als Leitfaden, damit keine wichtige Prüftätigkeit vergessen wird. Zusätzlich zur Aushändigung der Checklisten führt der Dienstleister ein Kurztraining bzw. eine Einweisung durch, in dem die Bedeutung der regelmäßigen Sicht- und Funktionskontrollen betont und die korrekte Vorgehensweise erläutert wird. Die Teilnehmenden lernen, wie die Checkliste auszufüllen ist, wie Abweichungen einzuordnen sind und was im Falle entdeckter Mängel zu tun ist (z. B. sofortige Meldung, Übergangsmaßnahmen, Sperrung bestimmter Wege, Anforderung einer Instandsetzung).

Regelmäßige Kontrollen der Fluchtwegkennzeichnung, der Flucht- und Rettungspläne und der optischen Sicherheitsleitsysteme sind wesentlicher Bestandteil der Anforderungen aus ArbStättV und ASR A2.3; sie müssen sicherstellen, dass Kennzeichnungen jederzeit erkennbar, verständlich, aktuell und funktionsfähig sind. Die Checkliste unterstützt die Verantwortlichen dabei systematisch. Es wird zudem vermittelt, dass bei sicherheitsrelevanten Mängeln (z. B. unklare oder fehlende Fluchtwegkennzeichnung, Ausfall von Leuchtzeichen, unzulässige Verstellung von Fluchtwegen) unverzüglich Maßnahmen einzuleiten sind und die Vorgesetzten zu informieren sind – entsprechende Hinweise sind Bestandteil der Checkliste. Durch die Einführung standardisierter Checklisten und die Schulung der Verantwortlichen wird die Nachweisführung erheblich erleichtert: Die ausgefüllten Checklisten können gesammelt und archiviert werden, sodass der Betreiber gegenüber Aufsichtspersonen und Auditoren belegen kann, dass die vorgeschriebenen regelmäßigen Kontrollen tatsächlich durchgeführt werden. Insgesamt sorgt diese Maßnahme für einen sichereren Betrieb, da Probleme im Wegleitsystem frühzeitig erkannt und behoben werden können, bevor sie zu Fehlleitungen oder Gefährdungen führen.

Diese Leistung beinhaltet ein umfassendes Management der Prüftermine und Fristen für alle prüf- und kontrollpflichtigen Komponenten des Wegleitsystems am Standort. Der Dienstleister erstellt und pflegt einen Fristenkalender bzw. Compliance-Plan, in dem alle wiederkehrenden Prüfungen und Begehungen mit ihren jeweiligen Intervallen erfasst sind. Dazu gehören z. B. regelmäßige Sicht- und Funktionskontrollen der Fluchtweg- und Sicherheitskennzeichnung, turnusmäßige Überprüfungen der Flucht- und Rettungspläne nach DIN ISO 23601, Prüfungen der Sicherheitsbeleuchtung und optischen Sicherheitsleitsysteme entlang der Fluchtwege, planmäßige Revisionen des Beschilderungs- und Wegleitsystemkonzeptes (z. B. jährlich oder anlassbezogen nach wesentlichen Umbauten) sowie Aktualisierungen von digitalen Wegleitsystemen und deren Datenbeständen. Für jede Prüfung wird der gemäß Gefährdungsbeurteilung, ArbStättV, Technischen Regeln für Arbeitsstätten und internen Vorgaben festgelegte Höchstzeitraum überwacht. Das System terminiert frühzeitig die bevorstehenden Prüfungen und erinnert den Betreiber rechtzeitig an anstehende Maßnahmen („Recall-Service“) bzw. koordiniert in Abstimmung mit den zuständigen Stellen die Durchführung. So wird verhindert, dass Prüftermine übersehen oder überschritten werden. Zusätzlich kann ein Kennzahlen-Reporting (KPI) bereitgestellt werden, welches dem Betreiber einen Überblick über den Compliance-Status gibt – z. B. die Quote fristgerecht durchgeführter Kontrollen, anstehende oder überfällige Prüfungen sowie den Abarbeitungsgrad festgestellter Mängel.

Mit diesem Prüf- und Fristenmanagement stellt der Betreiber sicher, dass alle gesetzlichen und normativen Anforderungen an die Aktualität und Funktionsfähigkeit des Wegleitsystems lückenlos erfüllt werden. Nach TRBS 1201 und den Grundsätzen aus VDI 3810 hat der Arbeitgeber bzw. Betreiber Art, Umfang und Fristen der erforderlichen Prüfungen festzulegen und deren Einhaltung zu überwachen; entsprechende Anforderungen an Fluchtwege, Notausgänge, Flucht- und Rettungspläne und optische Sicherheitsleitsysteme werden in ArbStättV und ASR A2.3 konkretisiert. Wichtig ist, dass die vom Gesetz und von den anerkannten Regeln der Technik vorgegebenen Höchstfristen nicht überschritten werden und dass nach baulichen oder organisatorischen Änderungen unverzüglich eine Überprüfung und ggf. Anpassung der Wegführung und Kennzeichnung erfolgt. Der Dienstleister achtet darauf, dass diese Vorgaben eingehalten werden, indem er einen Compliance-Plan führt, der alle relevanten Prüfungen terminiert und den Status dokumentiert. Bei Änderungen in den Vorschriften (z. B. Aktualisierung von ASR, DGUV-Informationen oder Normen) wird der Plan in Abstimmung mit dem Auftraggeber angepasst. Alle Termine und durchgeführten Prüfungen werden zusätzlich im Prüfbuch und in der Anlagenhistorie des Wegleitsystems dokumentiert, sodass ein vollständiger Nachweis der Betreiberpflichten vorliegt und Risiken aufgrund versäumter Prüfungen minimiert werden.