Abläufe verbessern durch gezielte Steuerung von Besucherströmen
Wegeleitsysteme bieten Optimierungspotenzial – organisatorisch, technisch und gestalterisch. Die Digitalisierung, Automatisierung und Integration dieser Systeme steigert nicht nur die Betriebseffizienz, sondern verbessert auch die Nutzerzufriedenheit, Barrierefreiheit und Sicherheit. Ein modernes Wegeleitsystem ist nicht statisch, sondern ein lebendiges System, das sich anpassungsfähig, steuerbar und transparent in die Betriebs- und Kommunikationsstruktur eines Unternehmens integriert.
Im Zentrum stehen die Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen, die Standardisierung von Strukturen sowie die Sicherstellung von Nutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit und Pflegefähigkeit über den gesamten Lebenszyklus eines Wegeleitsystems.
Nutzerfreundlichkeit steigern und Betriebskosten gezielt senken
Viele bestehende Wegeleitsysteme sind über Jahre hinweg organisch gewachsen, oft nicht vollständig dokumentiert, mit unterschiedlichen Layouts, nicht barrierefrei oder nur teilweise digital unterstützt.
Typische Probleme:
Uneinheitliche Beschilderung und Gestaltung
Hoher manueller Aufwand bei Änderungen (z. B. Umzüge, Raumnamenwechsel)
Keine digitale Verortung im CAFM-System
Fehlende Schnittstellen zu Buchungssystemen oder Zutrittsmanagement
Keine klare Zuständigkeit für Pflege, Wartung, Freigabeprozesse
Die Folge sind Ineffizienz, Fehlerquellen und Frustration bei Mitarbeitenden, Gästen und Facility-Verantwortlichen.
Zielbild eines optimierten Wegeleitsystems
vollständig dokumentiert und versioniert
modular aufgebaut, pflegbar und zukunftsfähig
digital verknüpft mit Raum- und Nutzungsdaten
automatisiert aktualisierbar (z. B. bei Umzügen, Umbauten)
barrierefrei und CI-konform gestaltet
in FM- und IT-Systemlandschaft integriert
klar verantwortlich zugewiesen und steuerbar
Optimierungspotenziale im Lebenszyklus - Planungsphase
Standardisierung von Beschilderungstypen (Formate, Farbwelt, Textbausteine)
Einbindung von FM, IT, Brandschutz und Corporate Design bereits in der Entwurfsphase
Festlegung eines Pflege- und Änderungsprozesses ab Inbetriebnahme
Digitales Schilderkataster ab Projektstart mit eindeutiger ID-Logik
Implementierung
Modulare Ausschreibung für analoge und digitale Komponenten
Integration in Gebäudeleittechnik, CAFM- und Buchungssysteme
Automatisierte Datenübernahme aus der Raumdatenbank
Schulung aller relevanten Beteiligten (FM, Empfang, Sicherheit, IT)
Betrieb und Aktualisierung
Prozessgesteuerte Änderungsmeldungen über CAFM oder Intranetformular
Automatisierte Generierung von Schildern auf Basis standardisierter Vorlagen
Digitale Schnittstellen zu HR, IT, Projektmanagement für Nutzungsänderungen
Rückführung von Nutzerfeedback zur Verbesserung von Logik und Darstellung
Monitoring und Controlling
Einführung wegeleitbezogener KPIs (z. B. Aktualitätsgrad, Störungsmeldungen, Reaktionszeit bei Änderungen)
Regelmäßige Auditierung und Sichtprüfung im Rahmen der FM-Inspektionen
Dokumentation und Nachverfolgbarkeit aller Änderungen mit Versionierung
Rollen und Zuständigkeiten im optimierten Betrieb
Rolle
Verantwortung
Facility Management
Betrieb, Pflege, Koordination von Änderungen
IT
Betrieb der digitalen Komponenten, Systemintegration
Corporate Design
Text- und Layoutfreigabe, visuelle Konsistenz
Bau- und Projektteams
Integration bei Neu- und Umbauten
Sicherheit / Brandschutz
Prüfung auf Konformität mit Schutz- und Evakuierungskonzepten
Nutzervertretungen
Rückmeldung über Praxistauglichkeit und Änderungsbedarf
Erfolgsfaktoren für die Prozessoptimierung
Durchgängige Digitalisierung: Datenbankgestütztes Wegeleitsystem mit CAFM-Integration
Verbindliche Zuständigkeiten und Pflegeprozesse
Kombination aus analogen und digitalen Komponenten mit klarer Aufgabenverteilung
Nutzerzentrierte Konzeption: Leitsysteme für Erstnutzer statt für Ortskundige
Lifecycle-Denken: Planung mit Blick auf Pflege, Erweiterung und Rückbau
