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Ausschreibungsprozesse mit Wegeführung präzise gestalten

Facility Management: Wegeleitsystem » Strategie » Ausschreibung

Ausschreibung für ein Wegeleitsystem in einem großen Unternehmensstandort

Ausschreibung für ein Wegeleitsystem in einem großen Unternehmensstandort

Eine Ausschreibung für ein Wegeleitsystem beinhaltet digitale und analoge Beschilderung (Design, CI, Barrierefreiheit), Barrierefreiheit und Inklusion (DIN 1450, 32975, 32984, taktile / Braille-Lösungen, ggf. Audio am Kiosk), Pandemie- und Notfallanpassungen (Einbahnwege, Kriseninfos, Evakuierungshinweise?), Ausführungsplanung und Logistik (Koordination mit Baumaßnahmen, Montagerisiken, EHS), Abstimmung mit Sicherheits- / Fluchtkennzeichnung (DIN EN ISO 7010, ASR A1.3?), Wartungs-Option (Reinigung, Reparatur, SW-Updates), SLA/KPI (Termintreue, Ausfallquote) und Dokumentation (Layouts, CAD-Pläne, Barrierefrei-Check), Abnahme, KVP.

So wird eine professionelle, rechts- und normenkonforme, inklusive und digital-ergänzte Wegeleitlösung aufgebaut, die den hohen Anforderungen eines großen Unternehmensstandorts entspricht und langfristig effizient, nachhaltig und benutzerfreundlich betrieben werden kann.

Ausschreibung für ein innovatives Wegeleitsystem

Hintergrund

  • Ein großer Unternehmensstandort plant, sein Wegeleitsystem zu erneuern bzw. auszubauen. Dabei sollen analoge (stationäre) und optionale digitale (z. B. Display-/Kiosk-) Elemente kombiniert werden, um die Wegeführung für Mitarbeiter, Besucher und Fremdfirmen zu optimieren.

  • Unter Berücksichtigung von Barrierefreiheit, Inklusion und Design (Corporate Identity) wird eine einheitliche Beschilderung gewünscht, die Fluchtweg-, Sicherheits- und ESG-Aspekte integriert. Dabei ist kein eigenes Service Desk vorgesehen; Abstimmungen erfolgen via Portal/E-Mail/Meetings.

Ziel

  • Schaffung eines klaren, barrierefreien und corporate-gerechten Wegeleitsystems, das dem großen Standort mit mehreren Gebäuden, Einheiten und ggf. Outdoor-Bereichen (Parkplätze, Besucherwege) gerecht wird,

  • Einhaltung Recht (z. B. DIN EN ISO 7010, ASR A1.3, BetrSichV?), Normen (DIN 1450 Lesbarkeit, DIN 32975 Barrierefreiheit, DIN 32984 taktile Bodenleitsysteme?), Inklusion und evtl. Pandemiezwecken anpassbar.

Außenbereich

  • Zufahrten, Beschilderungen in Parkplätzen, Eingangsbereiche, Außengelände-Leitsystem, ggf. Stelen oder Pylone.

  • Optional LED-/ beleuchtete Wegweiser für Nachtbetrieb?

Innenbereiche

  • Gebäudehalls, Flure, Treppenhäuser, Raumwegweiser, Abteilungsbeschilderung,

  • Flucht-/Rettungswege, Sicherheitskennzeichnungen, ggf. digitale Touchkioske in Lobby oder Konferenzzonen.

Digitale Signage

  • Interaktive Displays, Kioske, Software (CMS), Schnittstelle Raumbuchung / Besuchermanagement,

  • Updates: z. B. Raumänderungen, Veranstaltungsinfos, flexible Layouts bei Umbauten?

Analoge Schilder

  • Schriftgrößen / Kontrast nach DIN 1450, ggf. DIN 32975 (barrierefreie Schriftdarstellung),

  • taktile Schilder (Braille / Relief) für wichtige Raum- oder Abteilungshinweise, Bodenleitstreifen (DIN 32984?) in stark frequentierten Bereichen?

Digitale Kioske

  • Sprachausgabe / Audio-Interface für Sehbehinderte, anpassbare Schriftgrößen,

  • Minimierung Touch-Komplexität, intuitive Piktogramme, mehrsprachige Menüs?

Arbeitsschutz

  • Flucht- und Rettungspläne, Sicherheitskennzeichnung (ASR A1.3, BetrSichV?), Minimierung Unfallrisiken,

  • Ggf. Integration Evakuierungswege in digitalen Displays (Notfallanzeige?).

DIN / ISO

  • DIN EN ISO 7010: Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnungen,

  • DIN 1450: Lesbarkeit, DIN 32975: barrierefreie Info, DIN 32984: taktile Bodenleitsysteme,

  • Brandschutz: Ggf. VdS-Richtlinien für beleuchtete Sicherheitsleitsysteme?

Inklusion

  • Berücksichtigung diverser Bedürfnisse: Seh-, Hörbehinderungen, leichte Sprache, ggf. Kinderfreundliche Icons?

  • Minimierung Diskriminierung, kein reiner “Standardpiktogramm”, stattdessen an CI / Inklusionsprinzip angepasst?

Software / CMS

  • Lokaler oder Cloud-basierter Ansatz, definierte Benutzerrollen (Admin, Redakteur?),

  • Update-Funktion: 24/7 Upload von Raumänderungen, Veranstaltungshinweisen.

Integration

  • Ggf. Schnittstelle zu Raumbuchungssystem (Outlook, Exchange?),

  • Möglichkeit, ad hoc Meldungen (z. B. “Meeting verschoben in Raum B120”), Minimierung Verirrungen.

Hardware

  • Displays in robustem Industriegehäuse? Anti-Vandalismus?

  • Eventuell Touchscreen, Gestensteuerung, barrierefreie Höhenausrichtung, Kopfhöreranschluss?

Pandemie

  • Möglichkeit digitaler Hinweise (Abstandsregeln, Einbahnwege?),

  • Temporäre Markierungen / Beschilderungen: Bodenaufkleber, Wegsperrungen?

Notfall

  • Digitale Kioske können Evakuierungshinweise zeigen, Kopplung an Brandmeldeanlage?

  • Analog fallback: Beleuchtete Fluchtwegschilder (akkubetrieben?), Minimierung Panik?

Planung

  • Erstellung Entwurf (Layout, Material, Montagemethode, Anbindung Strom/LAN?),

  • Abgrenzung: Welche Basis-Schilder existieren schon (Sicherheits- / Fluchtzeichen?), Minimierung Doppelung.

  • Vor-Ort-Aufmaß, Abstimmung mit Baufortschritt?

Montage

  • Durchbohren, Kleben, Befestigung je Material (Betonwand vs. Trockenbau?), EHS-Schutz bei Arbeiten in Höhen?

  • Zeitplan (Abends / Wochenende?), Minimierung Störung Bürobetrieb / Produktionsbereiche?

Resilienz

  • Stromausfall: Beleuchtete Schilder mit Akkupuffer oder USV?

  • Minimierung Ausfall digitaler Signage: Notmodul / Offline-Piktogramme?

Betrieb / Wartung

  • Optionale Wartungs-/Support-Vertrag: Reinigen, defekte Schilder austauschen, Displays SW-Updates.

  • SLA: Reaktionszeit < x Tage bei Störung, KPI: < y% Ausfall digitaler Kioske?

Organisation

  • Einfache Kommunikation über den Service Desk: E-Mail, Portal, Jour Fixes, Minimierung Koordinationschaos,

  • Projektleitung (Planung, Abstimmung Bau / EHS / IT?).

Interimsmanagement

  • Bei Personalausfall (Projektleiter?), Dienstleister kann Interims-PL kurzfristig stellen, Minimierung Projektverzögerung?

Mediation

  • Konflikte (Design, Zeitverzug, Kosten?), vertraglich vereinbarte Mediationsmöglichkeit → offene Schlichtung, Minimierung Rechtsstreit.

Anschreiben / Projektinfo

  • Titel: „Ausschreibung Wegeleitsystem (analoge + digitale Beschilderung) für großen Unternehmensstandort (Nutzerausbau, ohne Service Desk)“

  • Ziel: Barrierefreie, CI-konforme, ggf. digitale Wegführung, Minimierung Fehlorientierung, EHS-/Sicherheitskonform.

Projektbeschreibung

  • Standortgröße, Anzahl Gebäude / Stockwerke, Personenzahl (MA, Besucher?),

  • Sondierung: Werden bereits Sicherheits-/Fluchtpläne vom Bauhersteller installiert? → Harmonisierung?

Leistungsbeschreibung

  • Design
    -Corporate Identity-Farben, Schriften, Piktogrammsystem,
    -Barrierefrei / inklusiv (DIN 1450, 32975, 32984, Braille?),
    -Evtl. Minimal-Englisch oder mehrsprachig?

  • Produktion / Montage
    -Material (Alu, Glas, Kunststoff), Druckverfahren (Folie?), Montagesystem (Kleben, Bohren?),
    -Digitale Displays: Hardware, Software, LAN/Power-Anbindung, Prototyp-Freigabe.

  • Digitale Signage (optional)
    -Kiosk / Displays, CMS, Schnittstellen (Raumbuchung?),
    -Wartungs- / SW-Update-Konzept, Minimierung Ausfall.

  • Wartung (optional)
    -Reinigungsintervalle, Ersatz defekter Schilder, SW-Support, KPI, SLA?

Formblätter

  • Preis
    -Einzelposten oder Pauschale: X analoge Schilder, Y digitale Kioske, Designpauschale etc.,
    -Optionale Wartung.

  • Eignungsnachweise
    -Referenzen: Größere Wegeleitsysteme in Industriebetrieb / öffentlichem Campus, barrierefreie Expertise, Tariftreue, EHS?
    -Digitale Kompetenz (CMS, IT-Security?), ESG.

  • Vertragsentwurf
    -SLA (Termintreue, Störungsbehebung), Pönale, Interimsmanagement, Mediationsklausel,
    -Laufzeit: Umsetzung bis Abnahme + Wartung (z. B. 3–5 Jahre?).

Pläne / Anlagen

  • Gebäudekomplex-Pläne, CI-Handbuch, EHS-Richtlinien,

  • Eventuelle Vorgaben GU? Minimierung Redundanz.

Implementierungsphase

  • Kick-off, Abstimmung Entwürfe (Prototyp analog / digital?), Testmontage,

  • Produktion und Lieferung in Chargen, Montage pro Gebäude/Bereich, Minimierung Störung.

Betrieb

  • Evtl. optionaler Wartungsvertrag: Reinigungen, Nachlieferungen, SW-Updates für digitale Displays,

  • SLA-/KPI-Monitoring: z. B. 0 Ausfälle > x Tage, barrierefreie Feedback?

Abschluss

  • Endabnahme, Check Lesbarkeit, barrierefreie Kompatibilität, Dokumentation,

  • KVP: Evtl. Nachbesserung, Lessons Learned.