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Wegeleitsystem im planungs- und baubegleitenden Facility Management (FM)

Facility Management: Wegeleitsystem » Konzept » Planungsbegleitendes FM

Integrierte Nutzerführung als Bestandteil funktionaler, gestalterischer und betrieblicher Qualitätssicherung

Integrierte Nutzerführung als Bestandteil funktionaler, gestalterischer und betrieblicher Qualitätssicherung

Ein professionelles Wegeleitsystem ist ein zentrales Element zur Orientierung, Sicherheit und Identitätsbildung in Gebäuden. Im Kontext des planenden und baubegleitenden Facility Managements kommt ihm eine strategische Rolle zu: Als Schnittstelle zwischen Architektur, Nutzung, Betrieb und Kommunikation muss es frühzeitig mitgedacht, abgestimmt und funktional abgesichert werden. Ein Wegeleitsystem, das unter FM-Gesichtspunkten geplant und begleitet wird, erzielt höhere Qualität, mehr Nachhaltigkeit, bessere Nutzerführung und geringere Folgekosten. Es verbindet architektonische Qualität mit funktionaler Intelligenz und betrieblicher Tragfähigkeit – und macht Gebäude wirklich nutzbar.

Im planungs- und baubegleitenden Facility Management ist es daher sinnvoll, das Wegeleitsystem nicht als Ausstattungsdetail, sondern als betriebliches Kernelement zu begreifen – mit frühzeitiger Einflussnahme, klaren Anforderungen und lebenszyklusorientierter Umsetzung. Wegeleitsysteme, die erst nach Fertigstellung entwickelt werden, führen häufig zu Nachrüstungen, inkonsistentem Design, Funktionseinbußen oder höherem Betriebsaufwand. Im Gegensatz dazu ermöglicht das planungs- und baubegleitende FM eine integrierte Entwicklung, Ausschreibung, Umsetzung und Qualitätssicherung des Leitsystems – von der ersten Entwurfsphase bis zur Betriebsaufnahme.

Orientierungssysteme frühzeitig in Planung und Betrieb integrieren

Zielsetzung eines FM-begleiteten Wegeleitsystems

  • Funktionale Orientierung für alle Nutzergruppen sicherstellen

  • Barrierefreiheit und gesetzliche Vorgaben (z. B. DIN 32975, DIN 18040) einhalten

  • Schnittstellen zwischen Planung, Nutzung und Betrieb koordinieren

  • Kosten- und Betriebsfolgen frühzeitig antizipieren

  • Gestaltungsqualität sichern durch Integration ins CI und Innenarchitektur

  • Digitale Anforderungen (z. B. QR-Codes, E-Paper, Indoor-Navigation) technisch berücksichtigen

Das Wegeleitsystem wird dabei nicht als reines Ausstattungsmodul, sondern als betriebsstrategischer Bestandteil der Gesamtplanung verstanden.

Leistungen des Facility Managements im Planungsprozess - Bedarfsermittlung und Nutzeranalyse

  • Welche Nutzergruppen benötigen Orientierung? (Mitarbeitende, Besucher, Lieferanten, mobilitätseingeschränkte Personen etc.)

  • Welche Ziele, Wege, Schnittstellen, Übergänge sind relevant?

  • Wie sind Sicherheit, Barrierefreiheit, Markenkommunikation und Tagesbetrieb zu verbinden?

Schnittstellenklärung zur Architektur und TGA

  • Integration von Wegeleitsystemen in Raum- und Möblierungsplanung

  • Abstimmung mit Flucht- und Rettungswegplanung

  • Einbindung in Beleuchtung, Wandoberflächen, Möblierung, medientechnische Systeme

  • Berücksichtigung von Reinigung, Wartung, Ersetzbarkeit (z. B. bei Raumänderung)

Ausschreibung und Vergabe

  • FM-seitige Mitwirkung bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen und technischen Vorgaben

  • Definition von Qualitätskriterien, Typenschildern, Befestigungssystemen

  • Regelung zur Verantwortung für spätere Updates im Betrieb (z. B. bei Umzügen oder Funktionswechseln)

Dokumentation und CAFM-Integration

  • Verortung aller Leitsystemelemente im CAFM-System

  • Hinterlegung technischer Informationen, Reinigungszyklen, Zuständigkeiten

  • Optional: Verknüpfung mit digitalen Leitsystemen oder mobilen Nutzer-Apps

Wegeleitsysteme als Lebenszyklusobjekte

Wegeleitsysteme sind keine einmalige Installationsleistung – sie entwickeln sich mit dem Gebäude weiter.

Das FM muss daher Strukturen schaffen, um:

  • Änderungen in der Raumbelegung oder Funktion abzubilden

  • neue Nutzungen wie Coworking, Events oder temporäre Zonen zu integrieren

  • digitale und analoge Komponenten kontinuierlich anzupassen

  • Reparatur, Austausch und Reinigung sicherzustellen

Das Wegeleitsystem wird damit Teil der betrieblichen Bewirtschaftungskette, vergleichbar mit Möbeln, Leuchten oder Brandschutzeinrichtungen.

Planungsrelevante Aspekte aus FM-Sicht

Planungsaspekt

FM-relevante Fragestellung

Materialwahl

Ist das Material reinigungsfähig, vandalismusresistent, langlebig?

Montageorte

Sind die Schilder zugänglich, ergonomisch platziert und barrierefrei sichtbar?

CI-Konformität

Entspricht die Gestaltung dem Corporate Design und der Nutzerwahrnehmung?

Modularität

Können Räume und Texte einfach angepasst werden? (z. B. Raumwechsel)

Digitale Komponenten

Sind Stromanschlüsse, Datenschnittstellen oder Steuerungslogiken berücksichtigt?

Betriebskosten

Welche Folgeaufwände entstehen durch Wartung, Reinigung oder Updates?

Beispielhafte Phasenstruktur im planungs- und baubegleitenden FM

Phase

FM-Leistung im Wegeleitsystem

Projektstart

Bedarfsklärung, CI-Vorgaben, Grundstruktur erarbeiten

Vorplanung

Variantenprüfung, Zonenbildung, erste Entwürfe aus FM-Sicht bewerten

Entwurfsplanung

Abstimmung mit Fluchtwegplanung, Materialvorgaben, Einbindung IT

Ausführungsplanung

Leistungsverzeichnis, Wartungsvorgaben, Integrationsvorgaben CAFM

Bauphase

Abnahme Vorserienprodukte, Einweisung für FM-Team

Übergabe

Dokumentation, Bestandsverortung, Reinigungs- und Ersatzstrategie

Betriebsphase

Änderungsmanagement, Betreuung digitaler Systeme, Schulung Nutzer