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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Wegeleitsysteme im Intranet

Facility Management: Wegeleitsystem » Konzept » Intranet

Digitale Orientierung, interne Kommunikation und betriebliche Integration

Digitale Orientierung, interne Kommunikation und betriebliche Integration

Moderne Wegeleitsysteme enden nicht an der Wand – sie setzen sich digital fort, insbesondere im Intranet. Dort unterstützen sie Mitarbeitende bei der Navigation durch Gebäude, Standorte und Services, erleichtern die Raumfindung, Kontaktaufnahme und Selbstorganisation und tragen zur Effizienz, Barrierefreiheit und Nutzerbindung im Unternehmen bei.

Ein digital integriertes Wegeleitsystem im Intranet ist mehr als eine Karte oder ein Raumverzeichnis: Es wird zum interaktiven Orientierungssystem, zur Plattform für Informationen über Gebäude und Services, und zur Schnittstelle zwischen Raum, Mensch und Organisation. Ein gut integriertes Wegeleitsystem im Intranet steigert Effizienz, Orientierungssicherheit und Nutzerzufriedenheit. Es unterstützt interne Prozesse, reduziert Rückfragen und E-Mails, fördert barrierefreie Zugänglichkeit und stärkt die digitale Arbeitsumgebung. Vor allem aber macht es den Raum im digitalen Raum erlebbar – strukturiert, markenkonform und serviceorientiert.

Digitale Orientierungshilfen zentral bereitstellen und aktuell halten

Funktion eines digitalen Wegeleitsystems im Intranet

Ein Wegeleitsystem im Intranet erfüllt mehrere zentrale Funktionen:

Orientierung und Navigation

  • Suche nach Räumen, Personen, Abteilungen oder Services

  • Darstellung von Gebäudeplänen, Etagenübersichten, Standorten

  • Wegbeschreibungen („Wie komme ich vom Eingang C zum Raum 2.312?“)

  • Integration von Lageplänen, Übersichtszeichnungen, Piktogrammen

Self-Service für Mitarbeitende

  • Auffinden von Konferenzräumen, Sozialräumen, Kopierstationen

  • Raum- und Arbeitsplatzbuchung mit Anzeige der Lage

  • Check-In bei desk-sharing-Systemen mit visueller Orientierung

  • QR-Scans an Türen mit Verlinkung auf Detailinfos im Intranet

Interne Services und Verzeichnisse

  • Informationen zu Ansprechpartnern (inkl. Raum und Weg)

  • Anzeige technischer Ansprechpartner (z. B. Facility Management)

  • Verlinkung zu Helpdesk, Services, Ticketsystemen oder Umzugsmeldungen

Integration in bestehende Systeme

System

Mögliche Verknüpfung

CAFM-Systeme

Automatische Raumdaten, Standortpläne, Änderungsmanagement

Active Directory / Telefonverzeichnis

Anzeige von Bürostandort je Mitarbeitendem

Buchungssysteme

Visuelle Anzeige gebuchter Räume und deren Lage

HR- und Onboarding-Plattformen

Hilfestellung für neue Mitarbeitende, Orientierungstouren

Event- oder Besuchermanagementsysteme

Wegbeschreibung für Gäste, z. B. per E-Mail-Link

Gestaltungsprinzipien und Anforderungen

  • intuitiv, responsiv und barrierearm gestaltet sein

  • auf aktuellen Daten basieren (Schnittstelle zum CAFM, Änderungsdienst)

  • mehrsprachig und filterbar sein (z. B. nach Gebäuden, Etagen, Abteilungen)

  • CI-konform aufgebaut sein (Farben, Icons, Navigation, Sprachstil)

  • optional mobilfähig oder im Intranet-to-go nutzbar sein

Typische Module eines Wegeleitsystems im Intranet

Modul

Inhalte / Funktionen

Standortübersicht

Karte aller Gebäude/Standorte mit Filterfunktion

Gebäudepläne

Zoom- und klickbare Pläne mit Raumbezeichnungen, Nutzergruppen

Personensuche

„Wo finde ich…?“ mit Raum, Telefonnummer, Weglink

Raumfinder

Suchmaske mit Filter (z. B. barrierefrei, mit Bildschirm, in der Nähe von...)

Servicepunkte

Übersicht über FM-Services, Kantinen, Medientechnik, Technikhotline

Wegeplaner

Routing innerhalb großer Gebäude oder Campusanlagen

QR-Verknüpfung

Verbindung von Beschilderung im Gebäude mit Infos im Intranet (z. B. PDF, Video, Buchungslink)

Anwendungsbeispiele

  • Großraumbüros mit Desk Sharing: Anzeige freier Arbeitsplätze auf Planebene, Buchung mit Lageinformation und Wegbeschreibung.

  • Bildungseinrichtungen / Hochschulen: Raumfinder mit Uhrzeiten, Dozenten, Gebäuden, Lernzonen, barrierefreien Zugängen.

  • Krankenhäuser / Verwaltungseinrichtungen: Zentrale Steuerung aller Beschilderungen und Lagepläne inkl. Patient*innen- oder Besucherverwaltung.

  • Konzernintranet: Integration in Microsoft SharePoint, SAP Fiori oder eigene Portale zur standortübergreifenden Navigation.

Betrieb und Pflege

  • Zentrale Datenpflege über CAFM-/IT-/FM-Schnittstelle

  • Verantwortlichkeiten für Inhalte, Aktualisierungen, Freigaben definieren

  • Regelmäßige Prüfungen bei Umzügen, Umbauten, Reorganisationen

  • Monitoring der Nutzung (z. B. über Klickzahlen oder Heatmaps) zur Weiterentwicklung