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Fachkonzept: Anweisende Dokumentation für Wegeleitsysteme

Facility Management: Wegeleitsystem » Konzept » Anweisende Dokumentation

Verbindliche Betriebsgrundlage für Gestaltung, Pflege und Änderungsmanagement

Verbindliche Betriebsgrundlage für Gestaltung, Pflege und Änderungsmanagement

Die anweisende Dokumentation für Wegeleitsysteme dient der standardisierten und verbindlichen Beschreibung aller betrieblich relevanten Abläufe, Vorgaben und Verantwortlichkeiten rund um Planung, Installation, Nutzung, Wartung und Weiterentwicklung eines Wegeleit- und Beschilderungssystems.

Ziel ist es, durch eine klare, nachvollziehbare und dauerhaft zugängliche Dokumentation die Betriebssicherheit und Pflegefähigkeit des Systems zu sichern, Pflichtenklarheit zwischen Betreiber, Dienstleistern und Nutzerorganisationen herzustellen, Fehlfunktionen, Widersprüche und gestalterische Verwässerung zu vermeiden, die Rechtssicherheit im Rahmen von Betreiberpflichten, Barrierefreiheit und Brandschutz zu gewährleisten und einen strukturierten Umgang mit Änderungen und Erweiterungen zu ermöglichen.

Ein Wegeleitsystem kann seine volle Wirkung – Orientierung, Klarheit, Imagepflege und Nutzerkomfort – nur entfalten, wenn es nicht nur gestaltet, sondern auch dokumentiert, gepflegt und gesteuert wird. Die anweisende Dokumentation ist das dafür notwendige Rückgrat im Betrieb, das nicht nur Richtlinien enthält, sondern Verantwortung sichert, Prozesse strukturiert und den professionellen Umgang mit Information im Raum verankert.

Dokumentierte Standards für konsistente Wegeleitsysteme schaffen

Geltungsbereich und Zielgruppen

  • alle analogen und digitalen Komponenten des Wegeleitsystems,

  • sämtliche Gebäude und Zonen, in denen das System installiert ist (Innen- und Außenbereiche),

  • sämtliche Nutzungsphasen (Normalbetrieb, Umbauphasen, Veranstaltungen, Störungen),

  • alle beteiligten Rollen: Betreiber, Facility Management, Sicherheitsdienste, Empfang, Reinigung, IT, externe Dienstleister.

Gliederung einer anweisenden Dokumentation für Wegeleitsysteme

Die Dokumentation sollte in folgende Module gegliedert werden:

Allgemeine Grundlagen

  • Zweck und Zielsetzung des Wegeleitsystems

  • Übersicht der Systemkomponenten (analog/digital)

  • Einbindung in das Corporate Design

  • Verweis auf rechtliche Grundlagen (z. B. DIN 32975, DIN 18040, ASR A1.3)

Schilder- und Komponentenverzeichnis

  • Beschreibung aller Schildertypen (z. B. Türschilder, Etagenwegweiser, Displays)

  • Positionierungskriterien (Höhe, Abstand, Sichtlinien)

  • Zuordnung zu Funktionsbereichen, Zonen und Zielsystematik

  • Materialvorgaben, Nachhaltigkeitskriterien

Verhaltensanweisungen im Normalbetrieb

  • Anleitung zur Kontrolle von Sauberkeit, Lesbarkeit, Funktion

  • Meldepflichten bei Mängeln oder Störungen

  • Umgang mit kurzfristigen Sperrungen oder Umleitungen

  • Zuständigkeiten für digitales Content-Management

Pflege- und Wartungsanweisung

  • Reinigungsintervalle je Schildertyp

  • Wartung von Displays und Netzwerktechnik (inkl. Zugriffsrechte)

  • Akkulaufzeiten bei E-Paper-Schildern, Batteriewechselprotokolle

  • Kalibrierung von Touchdisplays oder Kartendarstellungen (sofern nötig)

Änderungs- und Erweiterungsprozesse

  • Ablaufdiagramm für Namensänderungen, Umzüge, neue Räume

  • Verantwortlichkeiten für Datenpflege (Raumbezeichnung, Zonen, Belegung)

  • Genehmigungsworkflow für neue Schilder

  • Dokumentationspflicht und Versionierung

Sonder- und Störfallregelungen

  • Verhalten bei Ausfall digitaler Wegweiser (Fallback-Beschilderung)

  • Notfallkommunikation über Großdisplays (z. B. bei Evakuierung)

  • Temporäre Zusatzbeschilderung bei Veranstaltungen oder Bauarbeiten

  • Koordination mit Sicherheitsdienst, Brandschutz und Veranstaltungsleitung

Schulung und Kommunikation

  • Schulungsunterlagen für Hausmeister, Empfang, IT, Reinigung

  • Übersicht über Rollen und Berechtigungen

  • Einweisung neuer Dienstleister oder Partner in das System

  • Reportingmechanismus bei Problemen

Dokumentationsformate und Integration

  • digital im DMS/CAFM-System abgelegt sein (z. B. als PDF-Handbuch mit Suchfunktion),

  • mit Versionierung und Änderungsvermerken versehen sein,

  • mit der Gebäudeakte und dem Beschilderungskataster verknüpft werden,

  • grafische Ergänzungen enthalten (Lagepläne, Schilderbeispiele, Icons),

  • für alle Rollen niederschwellig zugänglich sein (z. B. über FM-Intranetportal).

Verbindlichkeit und Durchsetzung

Die anweisende Dokumentation ist für alle Beteiligten verbindlich. Abweichungen, Improvisationen oder nicht genehmigte Änderungen an Schildern oder digitalen Anzeigen sind untersagt. Ausnahmen erfordern schriftliche Freigabe durch das Facility Management.

Kontrollpflichten:

  • Regelmäßige Sichtprüfung (z. B. quartalsweise Begehung durch FM-Team)

  • Protokollierung und Eskalation bei Abweichungen

  • Pflege der Änderungsdokumentation inkl. Archivierung